Erinomaisen tehokas tiedonhallintaohjelmisto

ÄLYKKÄÄMPI TIEDONHALLINTA

Gemilo EIM -ohjelmistoperheen tuotteissa dokumentin hallinta perustuu parhaaseen mahdolliseen yhdistelmään. Tiedonhallintaratkaisu päihittää perinteisen dokumenttienhallintajärjestelmän ja jaetut levyt jo ensimmäisen käyttökuukauden aikana.

Pilvipalvelu toimii myös mobiilisti eri puhelinlaitteissa. Ohjelmisto sopii yrityksenne tarvitsemien tietojen luomiseen, päivittämiseen, seuraamiseen ja kokoamiseen.

SIIRRY TIEDOSTOJEN HALLINNASTA
AMMATTIMAISEEN TIEDOLLA JOHTAMISEEN

Gemilo EIM on uuden ajan tiedonhallintapalvelu, joka soveltuu dokumenttien hallintaan ja tiedolla johtamiseen erinomaisesti. Järjestelmä lähtee liikkeelle aivan eri suunnasta kuin perinteisesti on totuttu!

Ennen vanhaan tehtiin ensin tiedostoja (esim. word, excel) ja sitten päätettiin tiedostojen kansiorakenne. Hienointa oli, jos löysi tiedostonimellä tiedoston tai sai järjestettyä tiedostot siihen järjestykseen kuin ne oli luotu, aakkostettuna, tiedostokoon mukaan. Taulukkolaskenta-ohjelmaan suunniteltiin erilaisia tapoja yrittää seurata kokonaistilannetta ja tiedolla johtaminen edellytti hurjat määrät käsin hoidettua raportointityötä.

Gemilo EIM -ohjelmistossa tieto kerätään alusta alkaen siinä muodossa (ns. rakenteinen data), jossa se on järkevin ja tehokkain kerätä. Mahdollinen tiedosto, jota tarvitaan "dokumentiksi", ladataan vasta lopuksi erillisenä pdf-tiedostona, jos se tarvitaan esimerkiksi tulosteeksi tai liitteeksi. Tietoa käsitellään näkymissä, jotka sisältävät erilaisia osioita ja lisätietoja sekä ohjeita sen mukaan, millaiset oikeudet henkilöllä on.

Nämä kysymykset lienevät tuttuja, jos yrityksessänne on vanhanaikainen dokumenttienhallintajärjestelmä tai asiakirjahallintajärjestelmä.

  • kenellä on aikaa raportoida näiden tiedostojen sisältämistä tiedoista
  • kenellä on valmius seurata ja muistaa, että dokumenttiin liittyvät työt tulevat tehtyä
  • kuka tietää, onko tiedosto vanhenemassa käsiin ja tulisiko se uusia
  • kuka muistaa, onko dokumentissa ehtoja tai määräaikoja, joiden mukaan piti toimia
  • missä ovat kaikki voimassa olevat dokumentit
  • mikä on dokumentin lopputulos
  • onko liitteenä tuorein, viimeisin tieto vai jäikö se jonkun sähköpostiin?

Gemilo EIM -palvelun käyttäjille vastaukset kysymyksiin ovat helppoja ja tieto löytyy silloin, kun sitä tarvitsee.

Gemilo EIM -tiedonhallinta-ohjelmiston toiminnallisuudet

Fiksut lomakepohjat
- Kustomoidut valmislomakkeet dokumenttien tuottamiseen ja muokkaukseen
- Vähemmän virheitä, paremmin täytetyt dokumentit.
- Järjestelmä ilmoittaa, kun sisältö muuttuu tai sisältöä on kommentoitu.
- Ehjä master-data, rajapinta-integraatiot onnistuvat

Hälytysjärjestelmä
Hälytykset tärkeistä dokumenttien määräajoista.

Käsittely- ja päätöksentekoprosessit
- Dokumentin koko elinkaaren hallinta.
- Liittyykö asiaan monta dokumenttia tai liitettä? Onnistuu!
- Digitaalinen toimintamalli, joka suoraviivaistaa toimintaanne ja tuo johdolle näköalapaikan tietoon.
- Erinomainen oikeuksienhallinta.
- Markkinoiden kätevin tapa kutsua ulkopuolisia käyttäjiä mukaan.

Kauniit dokumentit liitteineen
Käyttövalmiit oman yritysilmeenne mukaiset pdf-tiedostot kaikista ydindokumenteista, joita yrityksessänne käytetään. Vähemmän säätöä, vahvempi yritysbrändi!

Työntekijöiden helpompi työskennellä, koska 1) dokumenttipohja varmistaa, että dokumentti sisältää tarvittavat tiedot ja 2) ladattava pdf saa tiedostonne näyttämään ammattilaisen tekemältä, 3) liitteet dokumentin yhteydessä.

Valmiit raportit
Taustalla jyrää raportointikone: Raportoinnin automaatio on tätä päivää.

Haku
Hakukone hakee kaikista sisällöistä, joihin sinulla on oikeus järjestelmässä. Voit täydentää sisältöjä avainsanoilla. Haku sisältötyyppeihin (esim. vain sopimukset, tarjoukset, suunnitelmat, tiedotteet, tapahtumat, jne) ja sisältötyypit kustomoitavissa toimialaanne sopivaksi. Hae alaosioittain (esim. hae vain yksittäisen projektin sisällöistä. Tarkastele asiakas-/toimittaja-/kumppanikohtaisesti dokumentit. Listaa vain omat dokumentit. Rajaa ajalla, mistä mihin dokumentti on voimassa tai hae sen perusteella, milloin dokumentti on lisätty tai milloin sitä on muokattu (alkaen/päättyen).

Keskustelut onnistuvat ilman erillisohjelmia.
Kommentointi sisältöön, johon käyttäjällä on vähintään lukuoikeus. Keskustelun jatkaminen. Kätevä keskusteluista ilmoittaminen henkilöille, joiden tulisi huomata käydyt keskustelut. Järjestelmä ilmoittaa, jos keskustelusta yrittää kertoa ihmiselle, jolla ei ole sisältöön oikeuksia.

Notifikaatiot
Automaattiset herätteet ihmisille, jotka eivät kirjaudu palveluun päivittäin, viikottain tai kuukausiin.

Helposti tiedoston tuonti ja vienti
- Kokoa ja lisää useita liitteitä kerralla omalta koneeltasi. Napin painalluksella!
- Tuki kaikille tiedostomuodoille.
- Ota tietokannasta tiedot laskentataulukkoon (Excel-tiedostot, CSV-tiedostot).
- Säilytä versiohistoria, kun tarvitset sitä.
- Poistaa vanhentuneen tiedoston automaattisesti samalla, kun lisäät tilalle uuden.

Sivut
Ns. saitti-ajattelu, joka perustuu sivujen rakentamiseen ja ylläpitoon (page) ei ole ykkössuositus, mutta jos tarvitsette sivuja, niin toki nekin onnistuvat Gemilo EIM -ohjelmistossa.


Gemilo EIM tekee asiat fiksusti.

Moderni kirjanpito- ja laskutusjärjestelmä antaa kokonaiskuvan yhtiön taloustilanteesta ilman, että lukuja tarvitsee laskea itse tai kerätä käsin. Gemilon tiedonhallintajärjestelmä toimii samalla tavoin laskien ja yhdistäen liiketoimintanne kannalta tärkeät tiedot. Lähde vaikka liikkeelle näistä:

  • Ehdotusten hallinta
  • Hakemusten hallinta
  • Päätösten hallinta
  • Sopimusdokumentit
  • Hankintojen hallinta: Tarjousdokumentit, tarjouspyyntödokumentit, muutosehdotukset, tilaukset
  • Tuotedokumentaatio
  • Toimialakohtaiset dokumentit, esim. kuljetusyhtiöiden sähköinen CMR-lomake (rahtikirjat)
  • Henkilöstöhallinnon dokumentit

Ps. tarvittaessa saatte siirrettyä Gemilo EIM-ohjelmistosta laskujen laskusisällöt laskutuksessa käyttämäänne järjestelmään. Syksystä 2017 rajapintatuki mm. Netvisoriin.

LUE: Mikä on tiedostonhallintaa ja mikä tiedonhallintaa?


TEKEE KEVYESTI
MUTTA TEHOKKAASTI

Gemilo EIM -ohjelmisto soveltuu teille, koska se

  • keventää työrutiineja, jotka ovat automatisoitavissa,
  • parantaa työn tuottavuutta kestävällä tavalla
  • on kustomoitavissa ja silti säästää IT-kuluissa.

Olette uuden paremman äärellä. Tämä ohjelmisto on erinomainen hankintapäätös yrityksille, joiden toiminta perustuu kumppaniverkostoihin ja toimintaan usean eri toimijan kanssa, jolloin tietoa kerätään ja tarvitaan työn eri vaiheissa muutenkin kuin oman henkilökunnan kanssa.


GEMILON TUOTEPERHE ON KATTAVA.

Gemilo EIM - CRM ja myynnin ohjaus
Gemilo EIM - projektinhallinta

Gemilo EIM - sähköiset tarjoukset
Gemilo EIM - sähköiset sopimukset

Gemilo EIM - intranet ja extranet

Gemilo EIM - sähköiset tarjouspyynnöt
Gemilo EIM - kumppanuuksien hallinta
Gemilo EIM - sähköiset hakemukset
Gemilo EIM - sovelluspankki
Gemilo EIM - kyselyt

Gemilo EIM - tuotehallinta
Gemilo EIM - ideakanava
Gemilo EIM - palautekanava

Gemilo EIM tiedonhallintaohjelmistossa voidaan hyödyntää kaikkia tuoteperheen tuotteita. Esimerkiksi Gemilo EDU -ohjelmisto on erityisen hyvä kouluille ja oppilaitoksille, mutta soveltuu myös yritysten henkilöstöhallinnolle ja henkilöstökoulutukseen. Oppimisalusta tukee oppimista ja opetusta sekä varsinaista koulutusten järjestämistä (hallinnollisen työn digitalisaatio). Kun asennukseen yhdistetään myös Gemilo EIM -sähköiset kyselyt, saadaan koulutuspalaute kerättyä samassa järjestelmässä vaivatta.

Valitse oma combosi valikoimasta tai tutustu ideoihin yritysblogissa: esim. huoltoneuvonnan tiedonhallinta. Kysy meiltä lisätietoja:

Gemilo EDU
Gemilo ELS
- oppimisalustat

Lue Gemilo ELS -ratkaisusta.


MENESTYS

Gemilo tiedonhallintaohjelmistossa kirit kilpailijoiden edelle kevyesti tai pysyt ykkösenä, koska olette jo markkinoiden parhaita.

Sano kyllä! Tilaajana saatte meiltä mittatilaustyönä toimitetun ohjelmiston tiedonhallintaan. Toteutamme myös tarvitsemanne uutuudet ja rajapinnat. Ylläpito sisältyy hintaan. Käytä kännykällä? Kyllä. Käytä tabletilla? Sopii. Entä Apple? Kyllä sekin, niin kuin Windows ja Linux tai kaikki selaimet (Chrome, Edge, IE, Firefox).


KAIKKI TARVITTAVA

Tehty isolla sydämellä, tehokkaalla määrällä Python-koodia, jota muuten Googlekin käyttää. Pakettiin sisältyy avointa lähdekoodia ja suomalaisjärkeä, koska olemme Tampereelta. Sähköinen taloushallintaohjelmisto, sähköpostiohjelma ja varastonhallintajärjestelmä kannattaa säilyttää. Näitä Gemilo EIM ei tarjoa. Jos haluatte säilyttää myös SharePointin, se sopii. Ota Gemilo EIM kylkeen kiinni ratkaisemaan ne kohdat, joissa Sharepoint ei palvele tai maksaisi liikaa.

Rahasi jää Suomeen. Tilauksellasi on suurin mahdollinen työllistävä vaikutus, joka kumuloituu takaisin. Palvelun käyttöliittymä on tarvittaessa monikielinen.



ASIAKKAAT

Onnistuuko tilaus ilman omaa tietohallintoa ja palvelinta, jopa ilman teknologia-osaamista? Kyllä onnistuu - ja kannattaakin! Sinulle toimitetaan käyttövalmis palvelu, jossa on huomioitu toiveenne. Palvelun tiedot on varmuuskopioitu automaattisesti. Keskitytte omaan liiketoimintaan.

Palvelemme asiakkaita, joilla on Y-tunnus. Hoidamme tiedonhallintaa usean tuhannen ihmisen organisaatioille samalla tavalla kuin palvelemme teitä pieniäkin. Niin hyvin kuin osaamme ja Gemilo EIM -tiedonhallintaohjelmiston palvelusopimuksessa mainituin ehdoin. Käytämme erinomaisia yhteistyökumppaneita koulutuksissa: Vahva tuki käyttöönottoon onnistuu isoillekin konserneille.

Entä te, joilla on oma tietohallinto valmiina? Oletko tietohallinnon johtaja, tietohallinnon asiantuntija tai atk-päällikkö? Olemme osaava ja ystävällinen toimittaja. Tiesitkö, että Gemilolla on tiedonhallintaan IT-ratkaisuja myös pelkästään tietohallinnon käyttöön! Käytätte Gemiloa samoilla käyttäjätunnuksilla, jotka teillä jo on.

ISOT ASIAKKAAT
- Aloita oman yksikön sisäisestä pilotista ja laajennetaan siitä koko organisaatioon.
- Tee kokeilu. Valtio kannustaa nykyisin jo kuntiakin kokeiluihin.
- Tilaa oma digitaalinen toimintamalli-selvitys. Asiantuntijapalvelumme jälkeen on helppo edetä ohjelmisto-toimitukseen, kun tavoitteet on käyty ensin läpi ja selvitetty nykytilanne. Olette tunnistaneet pimeän datan omassa organisaatiossanne?

PIENET JA KESKISUURET ASIAKKAAT
- Työn johtaminen ja tiedonhallinta kerralla kuntoon.
- Yhteyshenkilönne antaa taustatiedot ja me jatkamme siitä. Lopputuloksena valmis palvelu käyttäjähallinnalla, joka toimii myös mobiilisti.
- Tutustu myös näihin sosiaalinen intranet , projektisalkut ja projektinhallintajärjestelmä, extranet, CRM. Kaikki ohjelmistot sovitetaan yhtiöllenne testausjaksolla antamanne käyttäjäpalautteen perusteella. Nappaa kaksi hirveä yhdellä laukauksella ja yhdistä Gemilo CMS nettisivunne uudistukseen, jolloin hoidat yksillä tunnuksilla kaiken tarvittavan talousohjelmistoa ja varastonhallintaa lukuunottamatta.



THE PERFECT FIT

Teimme korkean teknologian tiedonhallinta-ohjelmistosta pilvipalvelun, joka on kustannustehokas, kannattava ja helposti käyttöönotettava IT-ratkaisu. Sovellumme asiakkaille, jotka etsivät markkinoiden älykkäintä tiedonhallintaohjelmistoa omaan liiketoimintaansa sovitettuna.

Laajennusmahdollisuudet ovat pökerryttävän hyvät. Mikä parasta, ratkaisusta saa myös yksinkertaisen version, josta on karsittu teille kaikki turha pois, jotta käyttäjäkokemus on paras mahdollinen.

The Perfect Fit, kuten tavaramerkkimme kertoo.


TOIVELISTA: Haluatko kehittää näitä asioita organisaatiossanne?

Tiedon saatavuus

Gemilo EIM -tiedonhallintaohjelmisto kerää, yhdistelee ja näyttää tiedot, joita tarvitsette. Kaikki tarvittava tieto yhdessä paikassa. Ihme? Kyllä, Tampereen oma ihmeidentekijä Gemilo EIM. Avoin rajapinta mahdollistaa tiedon yhdistämisen ulkopuolisiin järjestelmiin ja muista järjestelmistä Gemilo EIM-tiedonhallintajärjestelmään.

Työn mielekkyys ja kustannussäästöt

Gemilo EIM poistaa turhat käsin tehtävät rutiinit. Olemme tiedonhallinnan automaation kuningas. Tervetuloa tiedon valtakuntaan, jossa ei hukata työaikaa täyttämällä useaan kertaan samaa tietoa moneen eri paikkaan. Jos haluat säästää työresursseja, lue myös, miten voit vähentää sähköpostin määrää Gemilo EIM -järjestelmän avulla.

Vähemmän tiedostojen hallintaa, enemmän tiedonhallintaa.

Työssä tarvitaan paljon tietoa. Liitteillä tietojen hallinta on hidasta ja vie paljon työaikaa myös tietojen raportointi- ja yhdistelyvaiheessa. Lue blogista, miksi liitetiedostot eivät ole enää tätä päivää.

VALMIS? NIIN MEKIN. SOITA 040 7499072.


Yhteydenottopyyntö