Älykäs tiedonhallinnan ohjelmisto tukee kumppanuuksia. Lienee syytä tarkentaa, mitä se konkreettisesti tarkoittaa esimerkiksi yhteisiin projekteihin perustuvissa kumppanuuksissa tai kumppanuuksissa, joissa myydään, kehitetään tuotteita tai toimitetaan palveluja asiakkaille yhdessä.

1. Kumppanit on tunnettava.

Kumppanuudessa helpottaa kummasti, kun tietää kumppanistaan enemmän kuin pelkät osoitetiedot. Gemilon kehittämässä ohjelmistossa toteutettiin aikoinaan sähköiset käyntikortit ja organisaatioprofiilit tätä varten. Sähköinen käyntikortti toimii, kuten oikea ihmiskontakti. Se yhdistelee asioita eikä vain näytä yhteystietoja oikeissa asiayhteyksissä, kuten projektin tai yksittäisen tapaamisen osallistujissa.

Organisaatioprofiili kokoaa tiedot organisaatiosta. Profilointiin hyödynnetään tarvittaessa useammasta eri ohjelmistosta koottuja tietoja.

2. On tiedettävä, missä mennään, mihin suuntaan, millaisin ehdoin ja tuloksin, kenenkin kanssa.

Onnistunut tiedonhallinta-ohjelmisto kokoaa automaattisesti, mitä kaikkea kumppanin kanssa on jo tehty, tekeillä tai tulossa. Jos kumppanuus perustuu yhteistyöhön projekteissa, tiedetään, missä projekteissa kumppani on mukana (jäsenyys) ja mitä kumppani on saanut projektissa aikaan (tehtävät ja niiden valmistuminen).

Jos kumppanin kuuluu tehdä tietyt tehtävät, on helpompi seurata tehtävät tehtävinä, joista saa tarkistettua tehtävän valmistumisen kuin seurata monipolvista sähköpostikeskustelua, jossa jonnekin tekstin väliin saatetaan ehkä kuitata tieto, tuliko asia hoidettua vai ei. Jos kumppanin tarkoitus on tuoda uusia maksavia asiakkaita, on järkevää seurata tietona tilauksia, niiden lukumäärää ja rahallista arvoa.

Jos kumppanuus päättyy tiettynä ajankohtana, mutta kumppanuussopimus halutaan ajoissa muistaa uusia, on tehokkainta seurata sopimuksen päättymisajankohtaa ja hälyttää siitä ennakkoon. Jne.

Tiedon hallinnan perusjuju lienee nyt selvillä?

3. Huomioi erilaiset kumppanuudet.

Joskus kumppaniyritykset kasvavat hyvin vahvan välittäjä-roolissa (engl. broker) olevan kumppaniverkoston vetäjän ansiosta. Kumppanit eivät olekaan tasaveroisia, vaan yhdellä verkoston yrityksistä on isompi rooli kuin muilla (esim. toimittajaketjun hallinta, alihankintaverkostot). Se sallitaan, koska yhteistyöstä seuraa hyvää. Tiedonhallintaohjelmiston omistaa yleensä välittäjä tällaisessa kumppanuudessa.

Passiivinen kumppanuus voi aiheuttaa projekteissa, että niissä on kumppaneita, jotka tietävät projektin vaiheista, materiaaleista ja sisällöistä, vaikka he eivät varsinaisesti tee mitään projektissa. Tietoa jaetaan kumppanille enemmän kuin muille, jotta opitaan tuntemaan toinen paremmin. Kumppanilta odotetaan vastineeksi jotain, mistä on lisäarvoa omalle liiketoiminnalle (ideat, rakentava palaute, liidit, pääsy johonkin kumppanin projekteista, imago-hyöty, jne.) tai ajatellaan kumppanin luottavan enemmän, koska hän saa tietoa, jota ei ole muilla.

Asiakkaat voivat olla voimakkaita, eteenpäin työntäviä kumppaneita yksin ja yhdessä. Se, mitä kaikkea asiakkaalle tiedonhallintaohjelmistossa jaetaan on kiinni oikeusasetuksista, mutta viime kädessä oikeusasetukset perustuvat tiedonhallintaohjelmiston omistajan organisaatiokulttuuriin: miten avoimia ollaan ja millaisia vaihtoehtoja asiakkaille halutaan tarjota kumppanuuteen.

4. Riittävän rakenteisesti.

Kumppanuuksista voi saada enemmän ja uutta tietoa tekoälyllä, neuroverkoilla ja syväoppimisella. Suurimmalle osalle tiedonhallinta-ohjelmistojen asiakkaista on sopiva harppaus ottaa käyttöön tiedonhallintaa, jossa on täysin selitettävissä olevia algoritmejä ja rakenteista dataa - ilman, että asiakkaan tarvitsee itse ymmärtää edes näitä sanoja.

Sanojen keskinäisten etäisyyksien tai toistuvuuden laskeminen on kiinnostavaa, mutta alkuun pääsee, kun tärkeäksi nähty tieto on kerätty niin, että järjestelmän on mahdollista alusta asti "ymmärtää", mistä tiedosta on kyse sen sijaan, että data olisi vain merkkijono vailla merkitystä.

5. Ehyempi kokonaisuus.

Älykäs tiedonhallinta ottaa huomioon kumppanuudet kaikessa, missä se on tarpeen. Onnistunut lopputulos saavutetaan integroimalla muutama tai useita ohjelmistoja yhteen.

Se, onko terminä jo esim. toiminnanohjausjärjestelmä tai erp eikä tiedonhallintajärjestelmä on lopulta aika toissijaista. Eri termeistä voi syyttää meitä teknologiatoimittajia, joilla tiedonhallinta-ohjelmistojen nimitys muuttuu sen mukaan, mitä toiminnallisuuksia kullakin on tarjota asiakkailleen tai minkä aikakauden ohjelmisto on kyseessä.

Älä tyydy tiedostojen jakamiseen (esim. verkkolevyn jaetut kansiot), kun parempaakin on tarjolla. Lasken näihin vähemmän älykkäältä vaikuttaviin ratkaisuihin myös Dropboxin kaltaiset pilvipalvelut. Toki tiedoston jakaminen yhdessä paikassa kaikille kerralla helpottaa elämää, mutta eikö kannata jakaa tietoa, ei tiedostoja?

Älykäs tiedonhallinta-ohjelmisto osaa kerryttää datasta tietoa, jota olisi hidasta tai hankalaa käsin alkaa koota. Se tunnistaa toistumia, joita ihminen ei olisi yhtä nopeasti huomannut.

Kirjoittajat
Katri Lietsala
comments powered by Disqus