Niin isoon kuin pieneen organisaatioon muodostuu helposti hiljaista tietoa - ja jopa hiljaisia prosesseja, joihin ei kiinnitä huomiota ennen kuin tulee ensimmäinen tiukempi tilanne.

Kun prosessi on muutaman työntekijän tai joskus jopa koko työyhteisön yhdessä vaiettu salaisuus, johto luulee, että kaikki istuvat matkalla samaan suuntaan samalla vauhdilla, mutta todellisuudessa näin ei ole. Organisaatio alkaa elää omaa elämäänsä eikä ole johdettavissa.

Työntekijän omat hiljaiset prosessit saattavat mennä ristiin jopa oman tiimin kanssa. Näistä vaietuista prosesseista saa melkoisen lisäkierteen vaikeiden tiilanteen ratkaisuun. Sitten kolisee.

On ehkä kuviteltu, että asiat tehdään tietyllä tavalla, mutta kun ongelma osuu kohdalle, huomataan, ettei ole. Aikaa kuluu asioiden selvittelyyn. Pahimmillaan huomataan, että ns. hiljaiset, vaietut prosessit aiheuttivat koko ongelmatilanteen..

Iso sininen valas kannattaa tunnistaa. Siitä pitää uskaltaa puhua.

Prosessit, jotka oli dokumentoitu, mutta joita ei noudatettu, ovat aika lailla turhaa työtä.

Se näkyy, miten tulosta tehdään, laatu pysyy ja miten valittu prosessi vaikuttaa ongelmatilanteiden ratkaisemiseen, asiakastyytyväisyyteen ja muiden työhön samassa työyhteisössä. Myös viivan alla.

Ehkä kuulostan liikaa Esa Saariselta, mutta jospa ensi kerralla, kun organisaationne kehittää toimintamalleja ja prosesseja, ajattelette - vaikka vain tovin - että se on valaan laulun kuunteluaikaa.

Antakaa jokaisen kertoa, miten hän itse toimii. Henkilö voi ihan oikeasti ajatella, että hänen oma toimintatapansa ja prosessinsa on koko työyhteisön toimintatapa ja prosessi. Vaikka näin ei olisi.

Pienet tai isommat oikaisut omissa hommissa (on lyhennetty prosessia tai luovuttu prosessista kokonaan), saattavat aiheuttaa mittavan määrän lisähommia toiselle, heikentää asiakaskokemusta, jopa vaarantaa asiakkuuden.

Yhteinen sininen valas -keskustelu voi avata hurjiakin näkymiä. Esimerkiksi GDPR-selvityksissä sanotaan helposti ensin, ettei meillä toimita kyllä niin tai näin. Sitten joku uskaltaa avautua, miten oikeasti käsittelee henkilötietoja ja miten paljon henkilötietoja on kerrytetty oma-aloitteisesti. Huomataan, että parannettavaa onkin.

Tilanne tulee yleensä yllätyksenä, jopa henkilölle itselleen, koska ei ole ajateltu, miten prosessi menee. Käytäntö ei ole työnantajan ohjeistuksen mukaista ehkä ollenkaan tai asiaa ei ole huomattu vielä edes ohjeistaa. Tyypillistä on, että suurin osa työyhteisössä toimii samalla tavalla eli työyhteisöllä on vaiettu sininen valas uiskentelemassa yhtiön virallisen tietosuojapolitiikan rinnalla.

Sama toistuu, kun lähdetään avaamaan liiketoiminnan kannalta muita olennaisia prosesseja. Voi olla politiikka ja ohjeistus, mutta käytännön prosessi toinen.

Kun työyhteisöön on muodostunut vaiettuja prosesseja henkilöittäin, kukaan ei oikein tiedä, mikä kinnaa ja miksi, mutta prosessi ei vain ota sujuakseen.

Aina ei vaieta syystä, vaan vahingossa ja epähuomiossa. Etenkin silloin, kun tapa on muodostunut huomaamatta itselle tai kun henkilö luulee, että käytäntö on sama myös muilla.

Muutosvastarinnan kohdanneet tietävät, että organisaation oma valaan laulu voi olla melkoinen konsertti. Henkilön korvamatona soi sitkeästi, että vanha itselle tuttu tapa on "sovittu tapa", "ilmiselvää" ja "se oikea tapa". Perusteluna voi olla, että "niin on aina tehty", "niin olen ainakin itse aina tehnyt" tai ei perustella ollenkaan, koska henkilö ei edes huomaa toimivansa eri tavalla kuin pitäisi. Kun samaan aikaan muutkin työyhteisössä taaplaavat omalla tyylillään, organisaatio näyttäytyy johdolle, että kaikki on "melkein kunnossa", vaikka se kinnaa välillä ja joudutaan setvimään asioita, joihin palaa aikaa ja rahaa eikä oikein tiedetä, miksi.

Siellä se sininen valas sukeltelee organisaation varjossa.

Asioiden puhumista auki tarvitaan!

Kirjoittajat
Katri Lietsala
comments powered by Disqus