Käytän aika usein sanaa "työkalu" ja "prosessi". Huomasin mahdollisen asiakkaan kanssa jutellessani, että erilaisesta työympäristöstä, työkulttuurista tuleva ihminen ei välttämättä ymmärräkään sanoja samalla tavoin kuin minä.

Kun keskustelimme hallinnon asiantuntijan kanssa sanasta prosessi-työkalu tai prosessi, hän ei vaikuttanut yhtään innostuneelta. Mietin, mikä menee pieleen. Tuntui, että puhuimme toistemme ohi.

Nooh, selvisi, että tapaamani henkilön sanakirjassa prosessi tarkoitti prosessien dokumentointia hyvinkin tarkasti ja jokseenkin kauas käytännön elämästä jäävää ohjeistusta kuin prosessia, joka oikeasti on olemassa ja jonka mukaan työyhteisössä toimitaan dokumentaation ulkopuolella - siellä oikeassa elämässä.

Heidän organisaatiossaan oli sivukaupalla prosessikuvauksia. Oli vuokaavioita, nimettyjä prosessin omistajia ja symboleita, joilla kuvataan toimintojen riippuvuuksia. Tuotoksiakin oli kuvattu. Niiden ylläpitämiseen tarvittiin yksi tai useampi ihminen, mutta johdettiinko toimintaa prosessinmukaisesti, sitä epäili myös kyseinen henkilö itse.

Kuvittelimme puhuvamme samasta asiasta: Toinen ajatteli, mitä prosessi on paperilla. Toinen pohti, mitä paperin ulkopuolella oikeassa prosessissa tapahtuu.

Eihän siitä haittaa ole? Dokumentoinnista? Ei niin.

Hyvä prosessikuvaus on pohja prosessin digitaalisen toimintamallin ja ihan oikean prosessi-työkalun rakentamiselle, mutta prosessikuvaus ei riitä yksinään. Siksi se ei ole "työväline" tai "työkalu" johdolle, kehittäjille ja palveluista vastaaville. Se ei ole prosessi. Ajattele, että piirtäisi uoman paperille ja väittäisi, että siinä virtaa nyt vesi. Vaikka uoma olisi piirretty, miten tarkasti tahansa, se ei olisi sama asia kuin konkreettinen uoma, jossa virtaa vesi.

Suosittelen avaamaan prosessin käyttöön ainakin IT-järjestelmiin mieluummin niin, että se on kuin "tulisi selkärangasta". Tarvitaan konkreettinen uoma, jossa virtaa, sen sijaan, että vain dokumentoidaan, miltä uoman pitäisi näyttää, jos toiminta joku päivä tulisi kuin selkärangasta ja yhtiön johtamisjärjestelmän mukaisesti.

Koska milloin viimeksi olet katsonut ohjeita asioihin, joita pidät itsestäänselvinä? Niinpä.

Kirjoittajat
Katri Lietsala
comments powered by Disqus