Tiedostohallinta pilvipalvelussa on huono toisinto paperisesta vanhan ajan maailmasta. Kun luodaan tiedosto, joka tallennetaan pilvipalveluun jaettavaksi, pääsy tiedostoon helpottuu yksittäisille käyttäjille, mutta tiedon saatavuus ei niinkään.

Tiedostot (engl. files) ovat useimmiten pimeää dataa. Myös sivut (engl. pages) ovat pimeää dataa.

Organisaatioissa hapuiltiin digitalisaation ensiaskeleet, kun paperikansioista ja mapeista siirryttiin sähköiseen tiedostohallintaan. Alettiin osua etusormella omaan nenään ja taito markkinoitiin akrobatiatemppuna, joka soveltui edelläkävijöille. Tavallaan se sitä olikin. Silloin aikanaan.

Vuonna 2016 tiedostohallinta on yhä tätä päivää. Opitut rutiinit, kuten alla, eivät tee niistä parhaita tapoja toimia:

  • liitetiedostot eli liitteet (engl. attached files, attachments) ovat sähköisinä ja ne voidaan koota esimerkiksi wiki-sivulle,
  • liitetiedostoja varten on jaettu kansio (engl. folder) jaetulla verkkolevyllä tai jossain pilvipalvelussa,
  • jaetaan tiedostoja sähköpostin liitteissä,
  • sähköpostikansiot pitävät tallessa arkistoimamme tiedostot, jotta ne saa auki muuallakin kuin toimistolla,
  • lisätään, muokataan ja linkitetään sivuittain sisältöjä tiedostonhallintajärjestelmään,
  • kootaan käsin laskentataulukoita (Excel), jotta saisimme yhteevetoja,
  • jaetaan sisältöjä sosiaalisen median palveluissa ja työtä helpottavissa erillisissä pikkusovelluksissa kertomatta tietohallinnolle, ehkä vastoin sisäistä ohjetta.

KUVA. Pilven takana loistava tulevaisuus.

Tiedon jakamiseen ja keräämiseen on tehokkaampia keinoja kuin liitetiedostot ja tiedon käsittely tiedostoina. Ratkaisu on tiedonhallinta, joka perustuu omalle organisaatiollenne sopivimpaan digitaaliseen toimintamalliin. Toimintamallissa päätetään, millaista dataa kerätään, miten ja mistä data kootaan ja osataan tunnistaa, mitä varten data on tallessa.

Pääset alkuun tiedonhallinnan suunnittelussa kysymällä kysymykset: missä kaikessa samaa tietoa tarvitaan, miksi ja ketä varten.

Muuta luettavaa: Datan hyödyntäminen yrityksissä ja organisaatioissa

Seuraa meitä Facebookissa. Saat tiedon uusimmista blogikirjoituksista nopeammin.

comments powered by Disqus