Katri Lietsala // Muutos on aina siirtymistä tilasta toiseen. Kun organisaatio ottaa sosiaalista mediaa käyttöön, tähän kannattaa varautua. Ihmisistä tulee uteliaita, osasta hankalampia. Muutos usein vaikuttaa myös sitoutumiseen: toisilla myönteisesti, toisilla kielteisesti.
- Aina tulee jonkinlainen myrsky vesilasissa. Muutos konkretisoi asioita, jotka ovat normaalitilassa läsnä, mutta tulevat vasta kriisin aikana näkyviksi. - dosentti Elisa Juholin, Helsingin yliopisto -
Organisaatiossa on aina ihmisiä, jotka vastustavat muutosta, vaikka muutos on heille tarpeen. Näissä tilanteissa on harkittava, saako hyvällä myymisellä tai suostuttelulla asian paremmin perille vai tarvitaanko yhdessä tekemistä.
Muutos voi olla pahimmillaan kuin vesiputous, joka vyöryy ylhäältä alas. Ihmiset musertuvat tiedon alle ja alkavat hylkiä viestiä. Pikkuhiljaa valutus on paljon parempi tuoda muutos organisaatioon, koska ihmisen vastaanottokyky on rajallinen.
Yhdessä tekemisen malli on kaikkein toimivin erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa ja hyvin isojen muutosten osalta. Pitäisi myös keskittyä kertomaan, mitä parhaillaan tapahtuu ja kerätä koko ajan palautetta, jonka mukaan voidaan parantaa toimintaa.
- Viestintä on kamppailulaji. Ne voittavat, jotka osaavat pelata riippumatta siitä, kenellä on faktat. Pitää olla pelisilmää tilanteissa, tietää mitä faktaa tuoda esiin.
Dosentti Juholinin mukaan kannattaa valmistautua, että ihmiset aluksi surevat vanhaa ja asiat eivät muutu virtaviivaisesti.
- Kaikki kanavat tukkeutuvat muutosviestistä ja samalla ihmiset elävät vanhassa, kunnes tulee tositilanne. Siitä seuraa kaaos, mutta se on normaali juttu. Voi olla jopa useita kaaoksia. Välivaiheessa tulee kamppailua, kenen pillin mukaan tanssitaan. Lopulta muutos on tehty ja on syntynyt uutta.
Kaaosvaihetta ei saa ohittaa.
- Eikä sitä saa pilata, koska kaaoksen kautta syntyy uutta, jota ei muuten keksittäisi. Siitäkin huolimatta, että ihmiset voivat olla vihaisia, surullisia..
Suomessa organisaatiokulttuuri estää innovaatioita ja myönteisiä muutoksia. Ihmiset pelkäävät menettävänsä kasvonsa. Jos organisaatio ottaa esimerkiksi wikin käyttöön, voi tämänkaltainen pelko olla iso este osallistumiselle. Kukaan ei uskallakaan luoda ensimmäistä sisältöä: tuoda esiin jotain keskeneräistä.
- Olemme superyksilöllinen kulttuuri. Meillä kaikki ideat henkilöityvät. Jos muutan mieltäni, menetän kasvoni. Jos heittää hullun idean palaverissa, on loppuelämänsä leimattu, että 'tuo on se, joka esitti sellaisen..'
Muutosvastarinnan syyt ovat varsin inhimilliset. Ihmisen perusvietti on turvallisuushakuisuus.
- Ihminen haluaa säilyttää, pysyä hengissä. Jos pystyy sanomaan ääneen, että kaikki ei muutu, kertomaan, mikä säilyy, muutoksesta tulee turvallisempi. Se on paljon tehokkaampaa kuin kuvailla paratiisia, Juholin kertoo.
Muutoksen sulattamista tulisi helpottaa konkretisoimalla ja osoittamalla, että muutos ei ole itsetarkoitus, vaan se liittyy isompaan tarinaan. Kun ihminen ymmärtää, mihin pyritään, on muutos hyväksyttävissä nopeammin.
Viestinnän dosentti Elisa Juholin esitteli viestinnän suunnittelu -periaatteita ja puhui muutoksesta Kunnan viestintä -koulutusohjelman tilaisuudessa Helsingissä. Samat periaatteet toiminevat myös sosiaalisen median soveltajalle, joka tuo uutta työkalua tai palvelua omaan organisaatioonsa.
Päätä
- Tärkeintä on kokemus, että on mukana tekemässä muutosta. Että eri näkökulmat otetaan huomioon. Joku miettii muutosta suhteessa omaan työhönsä, tiimiinsä, toinen koko organisaatioon, toimialaan.
Lopuksi Elisa Juholin suositteli täydentämään vanhoja työyhteisön tiedottamistapoja roimasti. Ensiaskel voisi olla esimerkiksi ottaa käyttöön vuorovaikutteisia verkkopalveluita ja lisätä tapaamisia kasvotusten silloin, kun niitä tarvitaan.
- Voi olla, että pitää lakkauttaa vanhoja foorumeita ja luoda uusia. Kannattaa tehdä tulevaisuuden kartta, miten muutoksia tehdään.