Alla pari vinkkiä, joilla tarkastella omaa tiedonhallinta-tapaa. Lähde miettimään, mitä kannattaa kehittää, jotta oma toimintatapa tai työyhteisön yhteinen tapa muuttuu työntekijäystävällisemmäksi.
Kuuden kohdan lista, jolla kehittää omaa ja työpaikan tiedonhallintaa
- Jos jaatte esim. erp-ohjelmassa työmaita, työmääräyksiä, työtehtäviä tai toimeksiantoja, lisää uusi ja anna otsikko, sen jälkeen katso koontinäkymästä, erottuuko otsikkosi muista otsikoista kertoen selkeästi, mistä kyseisessä sisällössä on kyse.
- Etsi tehtävä-listalta tietoa. Onko helppo löytää oikean asian perusteella tehtävä, jossa tieto oli vai lukiko kaikissa "Tee nämä" tai muu sellainen liian yleinen otsikko, josta on vaikea avaamatta tietää, mitä tehtävän sisällä on?
- Arvioi toimeksiantoa, tehtävää, työmääräystä tai mikä sisältö onkaan (issue, topic, feature, prospekti, tarjous, kauppa, jne.) kysymällä itseltäsi, mitä osaisit tehdä, jos et tietäisi yhtään mitään ennakkoon ja sisällön otsikko olisi ainoa asia, jonka saat tietää.
- Todellisuudessahan näin ei käy kuin todella yksinkertaisissa todo-listoissa, mutta sait kiinni ideasta. Kannattaa katsoa myös kuvauksia ja dokumentteja, joissa kerrotaan, mitä tehdään. Ovatko ne selkeitä?
- Avaa lähettämäsi sähköposti ja laske, montako työtehtävää / toimeksiantoa muille löydät kyseisestä viestistä.
- Olisiko saman voinut hoitaa ERP:ssä tai CRM:ssä tai mikä onkaan järjestelmä, jolla johdatte liiketoimintaa ja työtä?
- Voitko käyttää muuta välinettä kuin sähköpostia töiden hoitamiseen?
- Näkikö viestistä helposti, tuliko hoidettua vai veikö aikaa enemmän kuin arvasit?
- Mieti jotain viimeksi tekemääsi työtä, joka on keskeneräinen.
- Jos et huomisaamuna olisikaan töissä, onko tästä keskeneräisestä työstä rittävät tiedot löydettävissä, jotta työ valmistuu oikein, ajallaan, osataan laskuttaa ja sinun hankkimiasi tietoja ei tarvitse kenenkään selvittää uudelleen?
- Kysy työnantajan tai työkaverien mielipidettä.
- Onko ollut helppo löytää ja ymmärtää työtehtävät, joita olet antanut?
- Onko ollut ollut helppo hoitaa työt, joita annat, koska niissä on ollut riittävät tiedot vai onko jouduttu kysymään paljon tietoa ja aikataulu siksi venynyt tai tullut virheitä?
- Onko ollut helppo palata valmiisiin töihin, jos on tullut jälkikäteen tarve löytää sama asia ja sen ratkaisu työstä, jonka olet hoitanut.
- esim. jokin menee pieleen ja pitää selvittää, mitä tehtiin tai pitäisi löytää mitä tehtiin jo korjauksena tai neuvottiin jollekulle toiselle samanlaisessa tilantteessa..