Projekti on hyödyllistä jakaa aliprojekteiksi monestakin syystä. Mitä isompi tai pitkäkestoisempi projekti, sen enemmän se vaatii hallintaa ja resurssien seurantaa, jotta käytetään työaika tehokkaasti ja pysytään aikataulussa. Ajattele, miten jakaisit asiat, jos niitä pitäisi säilyttää vielä työpöydälläsi pinoissa tai mapeissa. Haluaisit antaa nipun asioita eteenpäin kerralla ja saada kuittauksen, että koko paketti on hoidettu, eikö niin?

Jakamalla projekti pienempiin osiin, tiimit voivat keskittyä tarkemmin omaan vastuualueeseensa. Se vähentää työn päällekkäisyyttä ja parantaa kokonaishallintaa isossa projektissa.

Aliprojektien lisääminen saattaa auttaa jopa niin, että projektin aliprojektit nopeuttavat projektin etenemistä. Kun tiimit työskentelevät samanaikaisesti eri osa-alueilla, aliprojektit auttavat purkamaan kokonaisaikataulua osiin. Kun työt on jaettu useaan eri aliprojektiin, yksittäisessä aliprojektissa on vähemmän tekemistä kuin jos olisi tehty kaikki samassa projektissa. Pienempi kokonaisuus on helpommin seurattu ja johdettu. Pienestä projektista näkee nopeammin, onko sovittu jo valmiina ja saattaa olla joustavampi reagoida mahdollisiin muutoksiin ja projektin ongelmiin, joita matkan varrella ilmenee.

Laajoissa projekteissa, joista saatetaan puhua hankkeina ja jopa ohjelmina, on yleensä jokaisella aliprojektilla oma projektijohtaja, joka vastaa tiiminsä toiminnasta. Aliprojekteista hyötyy pienemmässäkin yrityksessä, koska aliprojekti tuo ryhtiä tekemiseen. Ei tarvitse olla projektijohtajaa, mutta kannattaa nimetä selkeästi vastuut. Se onnistuu lisäämällä aliprojektiin ne vastuuhenkilöt, joiden vastuulla on hoitaa aliprojekti valmiiksi. Pienempi projektikoko parantaa viestintää ja helpottaa päätöksentekoa.

Aliprojektien avulla isossa, pitkään jatkuvassa työkokonaisuudessa saadaan välillä syitä juhlia. Koko projektin tasolla tiedetään, että tärkeä projektin tavoite on saavutettu, kun aliprojekti valmistuu. Se vähentää stressiä, koska nyt kaikki se, mitä aliprojektissa piti saada valmiiksi, on valmiina. Jos työt olisi hoidettu vain yhden ison projektin alla, tiedettäisiin vastaavassa tilanteessa vain, että osa työstä on valmis.

Joskus jos projektissa on useita tiimejä ja yksi tiimi vastaa vain yhden aliprojektin osalta töistä, tiimillekin on helpotus huomata, että aliprojektissa saatiin valmiiksi ajallaan, mitä oli pyydetty ja voidaan siirtyä seuraavaan projektiin, joka saattaa olla jo ihan eri asiakkaan projekti, mitä aliprojektissa tehtiin.

Aliprojekti tuo selkeyttä niputtamalla töitä yhteen. Jos projektipäällikkönä huomaa, että projektissa on valtavasti tehtäviä, mutta ainakin osa niistä liittyy selkeästi johonkin pääteemaan tai jonkin tietyn tiimin tekemisiin, kannattaa miettiä, olisiko sittenkin yhden projektin sijasta järkevintä tehdä projekti ja sen alle aliprojektit.

Aliprojekti perustetaan, jotta

• töiden ja tiedon hallinta paranee,
• eteneminen on nopeampaa
• ja vastuut ovat tiedossa selkeämmin kuin ilman aliprojektia.

Suuri ja monimutkainen projekti onnistuu todennäköisesti paremmin, kun se on jaettu aliprojekteihin.

Haluatko käyttää aliprojekteja projektinhallinnassa ja saada projektien tunnit talteen helposti - jopa tehtävien tarkkuudella? Ota käyttöön Gemilon verkkokaupasta Gemilo Tunnit, jos olet omatoiminen ja haluat opetella asiat itsenäisesti kokeillen.

Jos on kiire ja kaipaat käyttöönottoa ohjatusti ilman, että kaikki pitää tehdä itse, ota minuun yhteyttä. Gemilo Oy on järjestelmätoimittajana apuna alusta asti. Varaa aika kalenteristani.