Katri Lietsala // Parteco-hankkeen piknik sai kehuja, joten ajattelin laittaa - ja laitankin - lyhyen muistilistan, miten piknik toteutettiin. Ehkä siitä on apua myös sinulle, jos suunnittelet vastaavaa tapahtumaa ja haluaisit tehdä asiat vähän toisin kuin on totuttu.
Päätä tilaisuuden nimi, päivämäärä, kellonaika, sijainti ja alustava ohjelma. Partecon piknik pidettiin 11.6.20008. Sen järjestivät Tampereen yliopiston hypermedialaboratorio ja Journalismin tutkimuskeskus. Tilaisuudessa vietettiin tutkimushankkeen päättäjäisiä ja julkistettiin kirja sosiaalisesta mediasta. Valitse tavallisesta poikkeava tila. Partecon piknikillä olimme Gardenian tropiikissa Helsingissä. Ulkona satoi, sisällä oli kesä. Jaa ohjelma eri osioihin sen mukaan, millaisen tilaisuuden aiot järjestää. Partecon tilaisuus alkoi luentomuotoisena, mutta päättyi keskusteluihin. Pidä esitykset riittävän lyhyinä. Partecon ohjelmassa lyhimmät puheenvuorot olivat 5 minuuttia. Jotta aikaa ei kuluisi liikaa puhujan vaihtuessa toiseen, kaikki esitykset odottivat jo kannettavassa tietokoneessa, kun piknik alkoi. Jätä ohjelmalle varaa venyä vähän pidempään, jos puheetkin sattuvat venymään. Piknikillä oli riittävästi joustovaraa aikataulussa. Lisäksi puhujien esitysnopeuteen pystyi vaikuttamaan aika hyvin, kun järjestäjä (tässä tapauksessa minä) klikkaili esitystä itse eteenpäin puhujan sijasta. Suunnittele ja toteuta kutsu. Jaa sitä haluamallesi kohderyhmälle. Partecon ilmoittautuminen hoidettiin wikissä ja Facebookissa, kutsu levisi myös sähköpostitse. Varmista äänentoistolaitteet, videotykki, valkokangas ja kannettava tietokone. Gardenian valoisassa tilassa videotykki ei riittänyt, mutta ajoi asiansa. Hanki vilttejä tai muita pehmusteita, jotta saat oikean eväsretkitunnelman. Hommasin viltit, joihin brodeerattiin sponsorin nimi. Muutama tuoli jätettiin osallistujille, jotka eivät syystä tai toisesta taipuneet lattialle. Koska tapahtuman järjestelyt poikkesivat varsin paljon tavallisesta auditoriossa istumisesta eikä paikalla ollut isoa määrää järjestäjiä, osallistujia piti hieman patistella nostamaan tuoleja sivuun. Onneksi oli mikrofoni käytössä. Vieraat olisivat saaneet viedä viltin mennessään, mutta aika paljon niitä myös jäi. Varaa syötävää ja juotavaa, jotka on helppo nauttia ilman haarukkaa, veistä ja pöytää, jolle lautasen asettaa. Laita myös tarjoiluja erikseen muutamalle pöydälle, jotta saat ihmisiä liikkumaan tilassa ja vilteille jäämään myös istumatilaa. Parteco-piknikillä ruoat olivat koreissa, jotka nosteltiin kunkin ryhmän keskelle. Viiniä valutettiin hanapakkauksista, sillä ne olivat pulloja helpompia käsitellä lattialla. Ruokailu pehmitti puheen liikkeelle. Seuraavaa kertaa varten pitäisi vielä muistaa kysyä ekologisesti valittuja tuotteita: Tällä kertaa tuo puoli oli huonossa jamassa kertakäyttöastioiden ja pienten tuoremehupullojen vuoksi, siitä pahoittelut. Piknikillä oli myös kahvia termareissa ja suklaamuffinsit erikseen vähän sivummalla olevalla pöydällä. Toivottavasti törmäsitte kahvinhakumatkalla muutamaan tuttuun ja saitte vaihdettua kuulumiset. Sovi ennakkoon piknik-isäntiä ja/tai -emäntiä, joiden tiedät kiinnostavan muita osallistujia ja jotka ovat riittävän sanavalmiita ja oma-aloitteisia auttamaan ryhmiin jakauduttaessa. Halusin varmistaa, että keskustelu alkaa, siksi kuhunkin ryhmään oli piknikillä sosiaalisen median yrittäjä, joka voisi vähintään esitellä omaa palveluaan ja yritystään, ellei muita puheenaiheita nousisi esiin. Oli mukava päästää tekijöitä ääneen. Kiitos Kai Lemmetty Floobsista, Juha Huttunen TripSaystä, Taneli Tikka RunToShopista, Markku Taulamo Futuricesta, Atte Joutsen Star Wreckistä ja Tomi Terentjeff meiltä (Waraamo). Ota mukaan lisäapua tapahtumapaikalle, jotta saat kaiken valmiiksi ajoissa. Partecon piknikillä oli nosteltavaa, siirreltävää, kannettavaa, aseteltavaa jne. Ulko-ovelle olisi ollut järkevä hoitaa jokin kyltti, joka kertoo tapahtuman nimen ja neuvoo eteenpäin, mutta hoitui se ehkä niinkin, että seisoin itse ovella ja kättelin vieraita. Ota valokuvia ja videoi tapahtumaa, jaa tunnelmat verkossa kaikille. Aina ei voi luottaa siihen, että muut taltioivat tunnelmia niin kuin Parteco-piknikillä esimerkiksi Tuija Aalto teki. Partecon valokuvia julkaistiin ainakin Facebookissa tapahtuman omalla sivulla ja Flickr-kuvanjakopalvelussa. Taustamusiikki tekee paljon. Partecossa soitti DJ Sakke HouseAmigosista. Mahtava tilannetaju soittaa sopivaa musiikkia, iso kiitos Sakelle. Minä ainakin tykkäsin ja palautteen perusteella niin teki moni muukin. Päätä tilaisuus ajoissa. Varmista, ettet ole keräilemässä tavaroita ja siivoamassa tilaa yksin siinä vaiheessa, kun kaikki vieraat ovat jo lähteneet. Partecossa tilan siivouksen huolehti Gardenia, mutta tavaroiden kanteluun meni oma aikansa. Kiitos avusta Jussi, Tomi ja Antti. Voi olla, että listasta uupuu vielä muutama juttu, mutta pääpiirteissään taitaa olla tuossa.
Kiitos osallistujille. Ilman teitä piknik ei olisi ollut sama.