Yrittäjä, toimitusjohtaja, esimies, miltä kuulostaisi maailma, jossa sinun tulee toimia seuraavasti:
- Kun tarvitset yrityksesi liiketoimintaan liittyvää tietoa, saat hakea omaan yritykseesi liittyvät viestit vain valtion lailla määräämien erityisehtojen täytyttyä.
- Perehdyttyäsi näihin erityisehtoihin näet liiketoimintaasi liittyviä tietoja otsikkotasolla, mutta et saa avata yhtäkään otsikkoa ilman, että ne täyttävät erityiset laissa kuvatut kriteerit, jotka sinun tulee tuntea.
- Näet otsikoita. Otsikoita. Otsikoita. Tiedät, että tarvitset tiedon, mutta mietit, tiedätkö, missä viesteistä tieto on?
- Tunnet ehkä epävarmuutta, saatko edes katsoa tuota listaa. Jos joku muu päättääkin eri tavoin kuin sinä. Jos hän arvioi, että erityisehdot sisällön avaamiseksi eivät täyttyneet, vaikka kyse on sinun yritystäsi koskevasta tiedosta. Yrityksesi omaisuudesta.
- Teet selvityksen. Siihen ei olisi aikaa, mutta teet niin, koska niin kuuluu tehdä. Päätät, että viesti kuuluu selvästi työnantajalle eli sinulle.
- Päätät, vaikka et voi sataprosenttisesti tietää, että viesti ja tilanne täyttävät valtiovallan kuvaamat kriteerit.
- Et silti saa katsoa kuin otsikon. Sinulta edellytetään, että otat yhteyttä muuta kautta ihmisiin, joiden tiedot näet otsikoihin liittyen. Sisältö on klikkauksen päässä, mutta kun ei niin ei.
- Alkaako harmittaa? Ei ihme. Joudut todentamaan, että olet tuloksetta yrittänyt saada yhteyttä ihmisiin tai ihmiseen ennen kuin voit katsoa yrityksesi tietoja otsikkoa enempää. Tiedät, että näiden ihmisten hallussa on yrityksesi tärkeitä sisältöjä ja tietoja, joita tarvitaan liiketoiminnassa. Heistä kukaan ei vastaa sinulle.
- Tilanne on nyt tämä: Et edelleenkään ole saanut sinulle tärkeää tietoa käsiisi. Tietoa, jonka haluat nähdä. Voit arvailla otsikosta, mutta ylimalkaiset otsikkorivit aiheuttavat ongelmia. Kaiken lisäksi otsikoita on aivan liikaa.
- Hyvällä tuurilla saat lopulta kiinni henkilön, joka suostuu jakamaan sinulle sisällön. Problem solved?
Valitettavasti tämä tarina on tosi. Se kertoo tilanteesta, jossa tarvitsemasi tieto on toisen teillä työskentelevän henkilön sähköpostissa.
Koska yrityksenne tietoja hoidetaan sähköpostitse ja arkistoidaan henkilökohtaisiin sähköposteihin, olet jumissa. Joudut näkemään paljon ylimääräistä vaivaa, mikäli henkilö ei olekaan hoitamassa enää tehtäväänsä tai paikalla, kun tietoa tarvitaan.
Mitä enemmän yrityksesi tietoja on työntekijöiden sähköpostissa, sitä isompi riski. Pienennä riskiä. Omista yrityksen data.
* * *
Vastaus kymppikohdan kysymykseen. Saatoit ratkaista ongelman, mutta et ennen kuin olet tehnyt vielä yhden homman lisää. Seuraava kohta on suora lainaus Työsuojelun verkkosivulta, jossa käsitellään työsähköposteihin liittyvää tietosuojaa ja yksityisyyttä työelämässä: - Viestin avaamisesta on annettava kirjallinen selvitys työntekijälle. Avaamista koskevat myös samat vaatimukset avaamiseen osallistuvista henkilöistä ja samat salassapitosäännökset kuin viestin esillehakemistakin.
Ps. Tänään valitaan eduskuntaan ihmisiä, jotka säätävät meille lakeja. Käy äänestämässä. Äänestyspaikka on helppo löytää. Aikaa on iltakahdeksaan.