Jos et ole varma, mitä rekistereitä teillä on, lähde liikkeelle tarkastamalla esimerkiksi nämä:

• Asiakasrekisteri
  • mm. asiakashistoria, asiakkaan laskutus ja yhteystiedot
• Markkinointirekisteri
  • yhteystiedot, joihin aiotaan olla vasta yhteydessä, uutiskirjeen vastaanottajat
• Valvontarekisteri
  • palveluiden käyttäjätunnukset, cookies, sähköposti, valvontakameran tallenteet
• Työntekijärekisteri
  • Työtehtävät, koulutus, yhteystiedot.
  • Mieti, mitä tietoja ja miten on tallennettu myös nämä tiedot: rekrytoitavat uudet työntekijät, entiset työntekijät.
• Toimittajarekisteri
• Yhteistyötahot yms. rekisteri

Oppilaitoksissa on näiden lisäksi opiskelijarekisteri.

Ohjelmistotoimittajilla on henkilötietoja omien henkilötietorekisterien lisäksi asiakkaille toteutetuissa asennuksissa, jotka sisältävät asiakkaiden rekistereitä.

Palvelintoimittajilla henkilötietoja on tallessa palvelimilla, joissa on palvelintoimittajan asiakkaiden ja näiden asiakkaiden asiakkaiden henkilötietoja tallessa.

Rekisterin käsittelijä vai rekisterinpitäjä?

Ohjelmistoyritys ja palvelintoimittaja ovat yleissääntönä rekisterinkäsittelijöitä ja asiakas itse rekisterinsä omistaja, joka päättää rekisteristään eli rekisterinpitäjä.

Markkinoinnissa saattaa olla käytössä mainos- ja viestintätoimiston ja heidän asiakasyrityksensä yhteisrekistereitä, joissa kaikki yritykset ovat saman rekisterin omistajia ja rekisterinkäsittelijöitä yhdessä.

Rekisterien on oltava kunnossa, jotta niistä on apua työhön. Rekisterien henkilötietosuojan pitää olla kunnossa, jotta voitte varmistaa asiallisen henkilötietojen käsittelyn, säilyttämisen ja tarvittaessa

Henkilötiedoksi katsotaan kaikki sellainen tieto, jolla voidaan tunnistaa henkilö. Näitä tietoja ovat nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja verkkotunnistetiedot, mutta myös kaikki muut henkilöä yksilöivät tiedot.