Helpoimmista helpoin intra on toteuttaa intra sivustona. Kun pystyy lisäämään parissa sekunnissa sivusto-pohjaisen vuorovaikutteisen työtilan, aletaan olla lähellä niin nopeaa ja helppoa intran toteutustapaa, että kyllä kelpaa.

Kun halutaan keskittyä tiedottamiseen ja helpottaa oikean tiedon löytymistä, sivusto tarjoaa tähän hyvän kanavan. Se ei sisällä mitään ylimääräistä. Intran rakenne muodostuu etusivusta ja työtiloista. Kun jokaisessa työtilassa toistuu sama vakiomuotoinen pohja, vaikka sisältö onkin eri, henkilökunta oppii nopeasti, miten liikutaan työtilasta toiseen tai työtilassa sisällöstö toiseen. Ylläpitäjille ja sisällöntuottajillekin sivut ovat tuttu, helppo tapa.

Fiksuissa intra-toteutuksissa sivujen muutokset näytetään virrassa eikä vain sivun muutoshistoriana. Näin henkilökunnan on helpompi huomata, kun jokin asia on muuttunut. Jos jokin sisältö tai muutos vaikuttaa erityisen kiinnostavalta, on myös todella hyvä, että intrassa voi lähettää ilmoituksen haluamilleen henkilöille.

Jo tällainen varsin kevyt toimintamalli vähentää tarvetta sisäiseen sähköpostiin ja helpottaa sisäistä viestintää!

Sivusto-tyyppisiä introja hankitaan, kun halutaan tiedottaa henkilökunnalle, uutisoida ajankohtaisista asioita ja tarjota paikka, joka helpottaa tiedon löytymistä. Sivusto-intrassa sisällöntuottajia on yleensä vain muutamia ja tilaaja tietää heidät jo ennakkoon. Tavoitteena ei ehkä ole ollenkaan saada muuta henkilökuntaa osallistumaan sisältöjen tuottamiseen - edes wikimäisesti - vaan lähtökohta on perinteisempi tiedottava sisäinen viestintä, jota henkilöstöhallinto ja/tai viestintä johtaa.

Kevyimmässä sivusto-ratkaisussa edes dokumentinhallinta ei ole intrassa, toisin kuin toiminnallisissa introissa. Sen sijaan intra toimii dashboardina muualle tallennettuihin tietoihin. Se on nimensä mukaisesti sivusto.

On ollut kiva yllätys huomata Gemilossa, että esimerkiksi M-Files, joka on yleistynyt dokumentinhallintajärjestelmänä, näyttää olevan Gemilolle varsin hyvä ekosysteemi! Nykyisin Gemilon Sivusto-asennusta menee M-Filesia käyttäville yritysasiakkaille, jotka haluavat helpottaa ja nopeuttaa usein tarvittavan tiedon löytymistä, mutta säilyttää silti dokumentit edelleen M-Filesissa, joka on jo ehditty hankkia.

Kuulun itse toiminnallisen, dynaamisen ja kokonaisvaltaisen intran kannattajiin, mutta ymmärrän, että kaikkiin työyhteisöihin se ei sovi.