Tiedonhallinnassa ja käsittelyssä tarvitaan ajattelutavan muutos. Muutos on merkittävä, mutta kannattava.
Esitä organisaatiossanne viisi kysymystä, joita pohditte yhdessä:
- onko prosessi toteutettu yrityksessä niin, että työntekijäkin ymmärtää ja osaa toimia prosessin mukaisesti,
- onko tietoa kerätty muodossa, jossa sitä on järkevä käyttää,
- mitä hyötyä saadaan, kun vanhentunut tiedon keräys- ja tallennustapaa muuttuu moderniksi tehokkaammaksi tavaksi,
- millä prosessista saadaan sähköinen palvelu (työkalu-näkökulma) pelkän prosessikuvauksen sijasta,
- virtaako meillä tieto vai onko tieto jossakin vaikeasti käytettävissä olevassa tai tiedon jatkohyödynnettävyyttä hankaloittavassa varastossa, ehkä jopa pelkkien teksti- ja taulukkolaskenta-tiedostojen varassa, joista haulla ei saa irti mitään oikeasti hyödyllistä käytännön työhön?
Vastaukset ohjaavat teitä eteenpäin. Näette, mitä pitää vielä kehittää ja pystytte arvioimaan nykytilanteenne.
Lopuksi tärkein kysymys organisaation johtajalle ja tähän kysymykseen vastaus on pakollinen: Kuka ottaa hoitaakseen muutoksen juurruttamisen ja onko hänelle siihen riittävät resurssit?