Rukseihin luottaminen voi ohjata hankintapäätöksen tekijän harhaan. Rukseihin luottavassa hankintayksikössä saatetaan luulla ruksien vuoksi, että järjestelmät ovat samanlaisia, vaikka niillä olisi eroa kuin keskiajalla ja tulevaisuudella.
Otetaan esimerkkinä HR-järjestelmä-vertailu, jossa kaksi järjestelmätoimittajaa ilmoitti järjestelmänsä sisältävän perehdyttämisen. Ostava organisaatio halusi pitää kilpailutuksen yksinkertaisena ja päätti valita ruksien perusteella, kuka toimittaa järjestelmän.
Toisessa järjestelmässä "vaatimuksen täyttäminen" tarkoitti yksinkertaista tekstiä Perehdytys. Perehdytys-tekstin perässä näkyi järjestelmässä yksinkertainen valintaruutu. Esimies ruksi ruutuun kerran kuitatakseen, että henkilö on perehdytetty. Minnekään ei tallennettu erikseen perehdytystä kirjallisesti, mutta dokumentti saattoi olla henkilön lähijohtajalla tallessa omalla koneella tai yritykselle hankitussa erillisessä tiedostojen säilytyspaikassa, joka oli korvannut ns. Y-levyn jokin aika sitten. Jos perehdytys oli annettu suullisesti, perehdytyksestä jäi todisteeksi vain ruksi ruudussa.
Toisessa järjestelmässä vaatimus tarkoitti
- monipuolista perehdytykset-työkalua,
- jolla voi luoda malliperehdytyksiä (yksittäinen perehdytyssuunnitelma-dokumentti)
- ja itsenäisiä mallikohtia perehdyksiin, jotta perehdytyksiä sai personoitua eri työntekijöille ja hyödynnettyjä samoja perehdytysten kohtia uudelleen eri perehdytyssuunnitelmiassa, mikä mahdollisti variaatioita hyvin pienellä työmäärällä ja nopeasti säästäen perehdyksiä suunnittelevien ihmisten aikaa
- perehdytyssuunnitelmasta sai tallennettua PDF:n.
- Lisäksi suunnitelmassa oli automaattiset oikeusasetukset perehdyttäjille, perehdytettävälle ja rooli myös tiimin vetäjälle ("esimies", "lähijohtaja"),
- joiden tiedot sai sähköisistä käyntikorteista automaattisesti oikein suunnitelmaan.
- Kaiken tämän lisäksi suunnitelmasta seurattiin alkaen päättyen ajankohtia
- ja suunnitelmaan sai aikataulutettua määräajallisia tehtäviä,
- joissa oli kommentointi, jotta tehtävissä onnistui keskustelut perehdytettävän ja perehdyttäjän kesken lisätietojen saamiseksi helposti.
- Perehdyttäjiä saattoi olla useita samassa perehdytyssuunnitelmassa mukana niin, että
- tietohallinto esimerkiksi perehdytti työntekijän tietoturvaan, laitteiden ja järjestelmien käyttöön ja luovutti tunnukset, jonka jälkeen kuittasi tämän kohdan olevan valmis perehdytyksessä.
- HR perehdytti työnantajan yleiset lakisääteiset asiat
- ja lähijohtaja kertoi työpaikan käytännön ohjeita henkilön työtehtäviin ja työpisteeseen liittyen sekä tiiminsä tulostavoitteet
- kollega opetti työssä tarvittavat laitteen käytön.
- Perehdytykset-työkalun ansiosta henkilön sai perehdytettyä järjestelmässä niin monta kertaa kuin on tarvetta työuran aikana.
- Perehdytykset-taulukko antoi kokonaiskuvan, ketkä oli jo perehdytetty ja kenen perehdytys on vielä kesken.
Kahta järjestelmää verrattiin yhdellä vaatimuksella tarjouspyynnön jälkeen. Tilaaja luotti rukseihin tarjouspyyntönsä vaatimukset-taulukossa eikä erottanut järjestelmien eroja. Niinpä tilaaja luuli saavansa yhtä hyvää kummaltakin saaden lopulta vain valintaruudun ruksilla kilpailijalta.
Tästä syystä ruksit ovat vaarallisia perusteita järjestelmien kilpailutuksissa. Ne eivät kerro kokonaisuudesta tarpeeksi tai kuvaa riittävästi järjestelmän käyttäjäystävällisyyttä.