Lue läpi B2B-myyjän CRM-muistilista niin tiedät, mitkä asiat kannattaa minimissään merkitä kauppaan. Muistilistassa mainittujen asioiden lisäksi kaupassa on toki jo kerrottu edes otsikkotasolla, mitä myydään ja arvioitu kaupan rahallinen arvo myyntiennustetta varten.

Kirjoitin listan ensisijaisesti Gemilo CRM:n käyttäjille, mutta ehkä se on hyödyllinen muillekin.

Viisi perusasiaa, jotka myyjän kannattaa muistaa tehdä kauppaan liittyen Gemilo CRM:ssä

1. Kerro minne myydään.

Omat kaupat löytää asiakasorganisaation nimellä haussa nopeasti, kun myyntijohtaja kysyy, mitä asiakkuudelle kuuluu tai kun asiakas soittaa ja pitäisi nopeasti osata katsoa mitä kauppaan liittyen olikaan menossa.

Jos asiakasorganisaatiota ei ole lisätty, et löydä asiakasorganisaatiolla kauppaa eikä kauppa listaudu automaattisesti yritysasiakkaanne tietoihin. Se taas tarkoittaa, että kokonaiskuva kyseisestä asiakkaasta ei pysy ajan tasalla.

Ajattele tilannetta, jossa joku, esim. toinen myyjä, myyntijohtaja tai toimitusjohtaja, katsoo asiakasrekisterissä yritysprofiilia. Eikö ole parempi, että hänkin huomaa, että asiakkaalle on ehkä jo useitakin kauppoja tai ei ole onnistuttu myymään vielä mitään, mutta on yritetty sen sijaan, että yritys näyttää samalta kuin mikä tahansa uusi "kylmä" yritys, jonne ei ole koskaan oltu edes yhteydessä?

Jos b2b-myyjä ei lisää asiakasorganisaatiota, joku muu saattaa löytää saman organisaation ja hän lähtee myymään samaa asiaa, josta on jo kauppa tai ei saatu kauppaa. Pahimmillaan tehtäisiin tuplatyötä. Jos tieto ei kulje, saatetaan myydä vahingossa yhtä aikaa samalle asiakkaalle, vaikka asiakas todennäköisesti odottaisi brändiltä parempaa asiakaskokemusta ja saavansa henkilökohtaista palvelua vain yhdeltä myyjältä kerrallaan samasta myyntiorganisaatiosta.

Lisäämällä asiakasorganisaation myyjä auttaa koko myyntitiimiä näkemään, onko tietylle asiakkaalle jo myyty jotain tai edes yritetty myydä. Vähennä turhaa työtä jakamalla tietoa läpinäkyvämmin: Kerro muille, minne jo myydään, aiot lähteä myymään tai olet jo myynyt!

2. Kerro keneen olit yhteydessä.

Kun yhteyshenkilö lisätään kauppaan, näette onko asiakkaan yhteyshenkilöön mahdollisesti oltu yhteydessä jo aiemmin.

Lisäämällä uuden henkilön yhteystiedot käyntikorttina kauppaan myyjä tukee markkinointia ja myyntiä. Myynnin lisäämästä uudesta yhteystiedosta saadaan rekisteriin kontakti, jolle voidaan markkinoida yhtiön muitakin palveluja, kunhan myyjä muistaa puhelun aikana tai sähköpostissa pyytää henkilöltä luvan tietojen käyttöön myös muussa yhtiön viestinnässä ja markkinoinnissa.

Asiakasrekisterissä jo valmiina olevan kontaktin liittäminen kauppaan on ihan yhtä tärkeää kuin uuden kontaktin kirjaaminen kaupan kautta asiakasrekisteriin. Jos kontakti on tullut rekisteriin markkinoinnin avulla, nähdään näin, seurasiko kontaktista kauppaa.

Kunhan myyjä vain muistaa liittää kontaktin kauppaansa ja miksi ei muistaisi, koska siitä on konkreettista hyötyä myyjän omassakin myynnissä!

3. Laita ylös mitä olet saanut selville.

B2B-myynnissä kaupoista nähdään, kenelle halutaan myydä, mitä myydään ja mihin hintaan. Kauppa tarvitaan, koska se kokoaa talteen tarjousten lisäksi asiakkaan kanssa vaihtamasi viestit, tapaamiset (sis. memon) ja mahdolliset keskustelut muiden kanssa, kun tarvitaan asiantuntija-apua kaupan valmisteluun. Mitään näistä ei ole, ellei myyjä kirjaa niitä kauppaan.

Myyjän merkinnät yhteydenpidosta näyttävät, miten kauppaa on hoidettu eteenpäin.

Otetaan esimerkki, jossa b2b-myyjä soittaa puhelua. Hänen kannattaa avata kyseisen asiakkaan kauppa valmiiksi jo ennen soittamista, koska kaupassa on tallessa kaikki tarvittavat tiedot kaupan varmistamiseksi ja kontaktit, joille piti soittaa.

Jos myyjä ei laita kauppoihin talteen, mitä on saanut selville, hän vaikeuttaa omaa työtään.

Kun puhelimessa on sama sivu auki, pääsee kontaktin puhelinnumeroa klikkaamalla soittamaan asiakkaalle kirjoittamatta käsin edes puhelinnumeroa tai vastaavasti mobiilisovelluksessa voi hakea yhteystiedon eikä työnantajan asiakasnumeroita enää tallenneta oman puhelimen osoitteistoon.

Puhelun aikana muistiinpanot puhelusta kirjataan kauppaan kontaktin sähköisen käyntikortin kautta. Ei minnekään erilliseen muistioon tai vihkoon, vaan kauppaan. Näin tieto on saatavilla ensi kerralla, kun myyjä avaa saman kaupan.

Merkintöjen avulla myynnin johtaja voi myös tarkastaa, miten asiakkaan lämmittely on edistynyt.

Tämän lisäksi puhelu tilastoituu myyjälle automaattisesti!

Yhteydenpito-historia asiakkaan suuntaan on sekä kaupoittain että yhteyshenkilön perusteella saatavilla. Se sujuvoittaa myyntiä. Kun myyjä seuraavan kerran muistelee, tuliko soitettua viime viikolla vai viime kuussa vai oliko se eilen, kenen kanssa juttelinkaan ja mitä puhelun aikana oikeastaan sovittiin, riittää, että myyjä avaa kaupan ja katsoo sieltä.

Gemilon toteuttamassa myynnin työkalussa (CRM) kauppaa koskevat merkinnät tehdään kauppaan liitetyn käyntikortin kautta. Se on myyjälle erinomainen ja varsin helppo paikka kirjoittaa ylös mitä puhelussa tai sähköpostissa on keskusteltu, sovittiin tai selvisi muuten asiakkaasta.

CRM:ssä, jota käytätte, saattaa olla jokin muu tapa kirjata ylös, mitä asiakkaan kanssa on juteltu. Selvitä käyttöohjeista tai kysy kaverilta.

4. Hyödynnä muistiinpanot asiakaskokemuksen parantamiseen ja voittaaksesi useampia kauppoja.

Asiakkaassa herättää varmasti enemmän luottamusta, kun myyjä pystyy seuraavalla kerralla referoimaan, mistä viimeksi keskusteltiin ja muistaa yksityiskohtaisemmin asioita kuin asiakas itse, ellei sattumalta asiakkaalla ollut käytössään vastaava menettely hankintaprosessissa tai toimittajarekisterissään kuin myyjällä myyntiprosessissa. Silloin tarkkuus on kiinni merkinnöistä. Kumpi teki omaan järjestelmäänsä paremmat muistiinpanot, ostaja vai myyjä ;)

CRM:ssä asiakasviestintä tallennetaan niin, että asioihin on mahdollista palata kenen tahansa, vaikka alkuperäinen myyjä ei olisi paikalla. Myyjän merkinnät kertovat muillekin, miten kauppa hoidettiin kotiin. Joskus myynnin merkintöjä tarvitaan myös toimituksen aikana tai laskutuksen tarkastamiseksi.

Työntekijän sähköpostilaatikkoon ei ole muilla pääsyä. Jos myyjä lähtee ja sähköpostilaatikko tuhotaan, sinne katoaisi kaikki asiakastieto ilman CRM:ää.

Jos teillä on jo CRM, mutta vierastat ajatusta merkintöjen kirjaamisesta, tee pieni ajatusleikki, jossa ajattelet kauppaan tekemiäsi merkintöjä lisämuistina. Tämä lisämuisti on upea juttu myyjälle, sillä sen avulla pystyy hoitamaan tehokkaammin useampia kauppoja kerralla ja näkee heti kaupasta kuin kaupasta, missä vaiheessa neuvottelut ovatkaan.

5. Muista sulkea kauppa.

Kauppa merkitään suljetuksi, jos myyjä ei aio enää jatkaa kaupantekoa kyseiselle asiakkaalle kyseiseen kauppaan liittyen. Näin voi käydä esimerkiksi hylätyn tarjouksen jälkeen tai jo ennen tarjouksen jättämistä, koska asiakas kertoo, ettei ole ajankohtaista ostaa nyt tai ettei halua ollenkaan kyseistä tuotetta tai palvelua.

Kauppaan voi liittyä useampi vaihtoehtoinen tarjous samanaikaisesti tai tarjous seuraa toistaan, kun asiakkaan vaatimukset tarkentuvat. Kaupankäynti ei aina lopu ensimmäiseen tarjoukseen, vaan asiakas haluaa toisen ja kolmannenkin tarjouksen, jos myyjä vain ymmärtää tai haluaa tarjota.

Siksi myyjän pitää muistaa kertoa itse, miten varsinaisessa kaupassa kävi. Gemilo CRM:ssä se tehdään valitsemalla kaupalle lopputulos joko kauppa-sivulla tai raahaamalla kauppa kanbanilla oikeaan kohtaan.

Joskus myyjä kuittaa vain kauppaan liittyvään tarjoukseen, hyväksyttiinkö kyseinen tarjous, mutta unohtaa sulkea kaupan. Kauppa pitää muistaa sulkea, koska silloin myyjä myös tarkastaa oman ennakko-arvionsa kaupan koosta ja ilmoittaa kaupanteko-päivän eli "sulkemispäivän".

Kaupan sulkemispäivä on tärkeä tieto. Sitä käytetään Gemilon CRM:ssä tilastointiin ja esimerkiksi myyntiraportissa päivämäärä auttaa automaattisesti näyttämään mm. edellisviikon suljetut kaupat myyjälle, myynnin johdolle ja toimitusjohtajalle.

Jos kauppaa ei tullut, kaupan sulkeminen on myyjän tapa kertoa, ettei hän aio enää myydä kyseiselle asiakkaalle samaa kauppaa. Jos kauppaa ei sulje, loppuun käsitelty kauppa näkyisi myyntiprosessissa turhaan myyjälle niin kauan, kunnes myyjä kertoo CRM.lle kaupan lopputuloksen.

Näiden viiden perusasian lisäksi myyjän kannattaisi osata suunnitella ja aikatauluttaa myyntiään, mutta kyllä nuo muistilistan perusasiatkin hoitamalla saa jo hyvää jälkeä aikaan myynnissä. Kerron myöhemmin myyjän näkökulmasta, miten omaa myyntiä voi johtaa tehokkaasti. Kirjoitus tullaan julkaisemaan myöhemmin tämän vuoden aikana Gemilon yritysblogissa. Seuraa meitä LinkedInissä, Twitterissä tai Facebookissa, niin saat uusimmat blogikirjoitukset heti tuoreeltaan luettavaksi.