Mitä tarkoittaa, kun toimittaja lupaa tekevänsä suoraviivaisia ja helposti käytettäviä ohjelmia? Kaikki toimittajat lupaavat oman ohjelmistonsa olevan helppokäyttöinen järjestelmä niin kuin eräs potentiaalinen uusi asiakkaamme ääneen mietti. Hän tuijotti aiemmin hankkimaansa järjestelmää, jonka asiakaspalvelu vastasi heille vasta 3 kuukauden päästä ja lasku näytti moninkertaisesti isompaa summaa kuin Gemilon hinnasto. Mistä hän tietäisi, että Gemilon ohjelmisto on helppo käyttää?

Niin, todellakin. Mistä tunnistaa, onko järjestelmän toimittaja miettimässä käyttäjän ja asiakkaan parasta?

Avaan käytännön esimerkillä, mitä käyttäjäystävällisyys tarkoittaa Gemilon tuotekehitykselle ja tuoteomistajalle.

Työntekijä merkitsee työtuntinsa Gemilo Tunnit -työkalussa joka työpäivä, jopa useita kertoja päivässä. Järjestelmän pitää tietää, milloin tuntityö alkoi ja milloin työ päättyi. Siksi järjestelmässä tarvitaan jokin tapa kertoa ja tallentaa päivämäärä ja kellonaika. Joissakin tuntikirja-työkaluissa kerrotaan vain päivämäärä. MyGemilon tuoteperheessä onnistuu työajan raportointi kellon tarkkuudella eikä vain päivän tarkkuudella.

Jotta ohjelmistotoimittaja voi toteuttaa ominaisuuden, jolla merkitään työajan alkamis- ja päättymisaika, on mietittävä useita eri asioita. Voisi kuvitella, että alla näkyvä päivän valintaa varten toteutettu pikkukalenteri-komponentti on riittävä. Onhan siinä tueksi kentät, joissa päivämäärä-kenttään ja kellonaika-kenttään voi halutessaan kirjoittaa oikeat päivämäärä-tiedot ja kellonajat valitsematta mitään pikkukalenterin kautta. Lisäksi kalenteriruutu osaa avautua automaattisesti kuukaudelle, jota parhaillaan eletään tai sille kuukaudelle, josta päivämäärä (pvm) on jo käsin valittu aiemmin tai järjestelmän toimesta esitäytetty.

MyGemilon ohjelmistossa kävi nopeasti ilmi, että ajankohdan valintaan tarvitaan useita eri ominaisuuksia eikä alla oleva tapa yksinään ole riittävä.

Keräsimme käyttökokemuksia omilla käyttötapaus-testeillä ja kuuntelimme asiakaspalautetta. Kalenterinäkymä näyttää siistiltä ja modernilta. Siinä on pikalinkki, joka vie käyttäjän tarvittaessa takaisin siihen pvm:ään, joka on tänään. Kalenteri näyttää värillisellä kuvakkeella, mikä päivistä on jo valittuna. Käyttökokemusta tuetaan monin tavoin. Riittääkö? Ei riittänyt.

Halusimme suoraviivaistaa käyttökokemusta vielä paremmin. Niin myös tehtiin.

Gemilo Oy toimittaa tuotannon, myynnin ja talouden yhdistäviä työkaluja. Niinpä pikasilmäyksellä pieneltä vaikuttavalle kalenteri-komponentille (engl. date picker) on valtava määrä erilaisia käyttökohteita MyGemilo-järjestelmässä. Ohjelmistoon on myös HR-työkaluja, jotta etenkin pienyritys pärjää yhdellä järjestelmällä usean sijasta.

Universaali käyttökokemus
- käyttöönoton helpottaminen toistolla

Käytämme samaa päivämäärän valintaa työsuhteitten hallintaan, projektinhallintaan, tehtävien aikatauluttamiseen, tarjousten ja kauppojen määräaikoihin, rekrytointi-ilmoitusten avautumiseen ja sulkeutumiseen automaattisesti sekä tuotannon, myynnin ja HR:n tarkastuslistoille, jotta tekijöiden on helpompi muistaa tehdä työt ajallaan määräajan mukaan jne. Näille operatiivisen liiketoiminnan sisällöille on tyypillistä, että määräaika voi olla kaukana menneisyydessä tai hamassa tulevaisuudessa.

Yksinkertainen yhden päivämäärän valinta kuukausikalenterissa, jota selataan nuolella etenpäin kuukausi kerrallaan tai nuolella taaksepäin kuukausi kerrallaan, toimii hyvin, kun valitaan ajankohtaa, joka on saman kuukauden, edellisen kuukauden tai tulevan kuukauden aikana. Muuten käyttäjä joutuu kliksuttelemaan kalenterin nuolia. Paljon.

Jatkuva kehitys
- valmius muutoksiin

Kalenteri-komponentissa oli kiireesti ratkaistava, miten käyttäjä saa vaihdettua vaivattomasti kuukaudesta toiseen mahdollisimman vähin klikkauksin ja miten hän onnistuu mahdollisimman vähillä klikkauksilla vaihtamaan vuodesta toiseen ja jopa vuosikymmenestä toiseen löytääkseen oikean ajankohdan, jos ei halua kirjoittaa sitä kenttään käsin.

Siksi kalenterin päivämäärän valinta -komponentissa voi klikata kuukautta ja vuotta, jolloin valintaruutu vaihtuukin kuukausinäkymästä saman vuoden kuukausivalintaan. Näin käyttäjä voi helposti hypätä kuukaudesta toiseen kuukauteen yhdellä klikkauksella sen sijaan, että pitäisi nuolilla klikata eteenpäin kalenterin päivä-valinta-näkymää kuusi kertaa päästäkseeen tammikuusta kesäkuuhun valitsemaan oikean määräpäivän tai ajankohdan kesäkuun päivistä.

Kalenterin ajankohdan valinnassa on myös vuosivalinta ja vuosikymmenten valinta. Logiikka etenee käyttöliittymässä samalla tavalla joka kerta, jolloin tuttuus tekee järjestelmästä helpommin opittavan. Opittuaan tekemään asian kerran oikein käyttäjä osaa toistaa oppimaansa saaden aikaiseksi enemmän kuin ensimmäisellä kerralla edes huomasi oppineensa.

Tämä on käyttökokemuksen kehittämistä.

Kun Gemilo Oy kertoo asiakkaille olevansa suomalainen ohjelmistotalo, joka kehittää, auttaa ottamaan käyttöön ja ylläpitää helppokäyttöisiä moderneja ohjelmistoja yrityskäyttöön, asiakas tietää toimittajan puhuvan vilpittömästi. Toimittajalla on antaa konkreettinen esimerkki, miten helppous näkyy käytännön arjessa, kun tuoteperhettä, tuotteita, tuotteen ominaisuuksia ja käyttöliittymiä kehitetään. Helppouden erottaa järjestelmästä, kun ohjelmaa alkaa käyttää. Siksi potentiaalinen asiakas valitsee Gemilon.