Tämä on Gemilon yritysblogin kymmenen kohdan muistilista tiedonhallinnan uudistajalle
- Selvitä ensin, miksi ja kenelle tieto tarvitaan.
- Kuvaa tilanne tai tilanteet, milloin tietoa tarvitaan ja millaista tiedon tulisi siinä vaiheessa prosessia olla.
- Kerää tiedot rakenteisesti, kun mahdollista, mutta pyydä vain tarpeellinen tieto.
- Älä pyydä tietoja sähköpostiin. Se lisää manuaalisen työn määrää myöhemmin.
- Talleta tiedot järkevässä muodossa. Käyttötarkoitus määrittelee, mikä on oikea muoto ja tapa.
- Pienennä automaattisesti varmuuskopioidun tietokannan avulla riskit, ettei liiketoiminnan kannalta tärkeitä tietoja katoa ihmisen tai rikki menneen, varastetun tietokoneen mukana.
Järkevä tapa ei ole säilöä tietoja omalla koneella! Ei tarvitse ostaa tietokantaa. Osta sen sijaan tiedonhallintajärjestelmä, jota järjestelmätoimittaja ylläpitää puolestanne joko SaaS-palveluna tai pilvipalveluna ja varmistat, että palvelussa on varmuuskopiointi. Moderneissa on aina. - Excel on siirtotiedosto ja joskus tiedon rikastamista ja jälkikäsittelyä varten.
Exceliä on nykyisin tarkoitus käyttää vasta jälkikäteen erityistapauksissa eikä enää pääasiallisena työkaluna. Excel on hyvä esim. kun tietoa halutaan siirtää järjestelmästä toiseen, jos integraatio puuttuu. Mikäli suurin osa asioista pyörii työpaikalla vielä taulukkolaskenta-ohjelmalla, vertaa modernit tiedonhallintajärjestelmät ja valitse niistä kyseiseen työprosessiin tai -prosesseihin sopivin järjestelmä ja järjestelmätoimittaja. Palveluissa on valmiina automaatiota, dynaamisia raportteja, visuaalisia graafeja ja toimivia tietomalleja, joiden edut huomaa, kunhan alkaa käyttää järjestelmää omalla datalla. - Miksi toimittajalla on väliä?
Joskus tarvitaan viimeistelyä tai jonkin asian tekemistä toisin järjestelmässä, jotta tiedonhallinta onnistuu vielä paremmin. Jos tilaaja-organisaatio haluaa muutoksia järjestelmään, on mukavampi tilanne, kun on varmistettu jo ennakkoon, että hankinnassa valitun ohjelman kustomointi onnistuu. Osa toimittajista ei muuta järjestelmäänsä edes rahasta. Teknologiakumppanin tulee olla myös helposti tavoitettavissa, jos ostaja haluaa edetä jatkuvan kehittämisen mallilla, jossa asiakas ja järjestelmätoimittaja ovat yhdessä samalla asialla. - Miksi järjestelmän elinkaarella on väliä?
Tiedot kannattaa säilyttää järjestelmässä, joka kehittyy. Jos haluatte järjestelmän pitkäaikaiseen käyttöön, valitse uutta teknologiaa, jolla on pitkä elinkaari. Uuden tai uudehkon palvelun toimittaja pystyy helpommin muuttamaan järjestelmää, kun taas vanhentuneen järjestelmän toimittaja on teknologiansa vanki ja muutokset voivat olla mahdottomia tehdä ilman koko järjestelmän uusimista pienen muutoksen sijasta. - Tiedon hallinnan vaatimukset yleensä tarkentuvat ja muuttuvat, kun tilaaja on oppinut soveltamaan uutta tiedonhallinta-mallia. Se kuuluu asiaan. Muista kysyä myöhempiin muutostoiveisiin budjetti. Priorisoi työpaikalla virinneet toiveet kysymällä, miksi muutos on välttämätön, kenen työtä se helpottaa ja milloin viimeistään muutos tarvitaan.
Sen jälkeen arvioi, onko muutoksen työmäärä ja hinta suhteessa saavutettuun hyötyyn niin arvokas, että muutokseen on järkevä investoida. On järkevä karsia pois turhaksi arvioidut muutospyynnöt jo ennen kuin ottaa yhteyttä järjestelmätoimittajaan. Ostava organisaatio voi näin keskittyä käymään läpi vain ne investoinnit, joista on yrityksen tiedolla johtamiseen ja tiedonhallintaan eniten hyötyä ja toimittajakin ymmärtää ostajan tärkeysjärjestyksen helpommin.
Näiden lisäksi tiedonhallinnan uudistajan on mietittävä järjestelmäuudistuksissa, mitä kaikelle vanhalle tiedolle tehdään. Jos teillä on aiempi järjestelmä, jossa on dataa, kyseinen vanhan järjestelmän data voidaan eheyttää ja dataa pystytään yleensä myös rikastamaan eri tiedoilla. Vasta lopuksi koko paketti tuodaan uuteen järjestelmään.
Uuden järjestelmän voi aloittaa myös tyhjästä, mutta tämä tapa toimii vain, jos vanhalla datalla ei ole mitään arvoa yritykselle tai jos vanhat tiedot on kerätty sellaisessa muodossa, että niiden uudelleenkäyttö on mahdotonta tai olisi liian kallista.
Onko teillä menossa tiedonhallinta-projekti tai tiedolla johtamisen kehitysprojekti, johon etsitte kattavaa järjestelmää suomalaiselta ohjelmistotalolta? Varaa tapaaminen minulta niin jutellaan (ei sido mihinkään, ei edellytä ostamista eikä ensimmäinen tapaaminen maksa) tai jätä yhteystietosi niin olen sinuun yhteydessä.
Gemilo Oy voi olla etsimäänne paras järjestelmätoimittaja Suomessa.
Jos tarkoituksena on vain nopeasti saada jokin järjestelmä, Gemilon verkkokaupassa on jo aika kiva valikoima erilaisia työkaluja yrityskäyttöön. Valitse Gemilon kaupasta sopivin. Pääset käyttämään työkalua heti ilman vaikeita tai pitkiä toimitus- ja kehitysprojekteja. Suositus: Varaa silti tapaaminen niin saat ohjatusti palvelun käyttöön ja vinkkejä. Henkilökohtainen tuki nopeuttaa ja helpottaa käyttöönottoa. Autan mielelläni.