Nykyään on tyypillistä, että järjestelmä voidaan ottaa käyttöön suoraan netistä. Palvelun toimittaja ei välttämättä tarjoa muuta tukea kuin "yhteisön" eli keskustelualueen, jonne toimittaja ehkä joskus vastailee ja muuten tilaaja jää muiden käyttäjien antamien neuvojen varaan. Toimittajalla voi olla netissä iso pino ohjeita, joista käyttäjien odotetaan etsivän vastaukset tai tilaajalle lähetetään dokumentaatio erikseen.

Aika monessa järjestelmässä käyttöönotto sujuu itsenäisesti ja tilaaja harjoittelee tehdessään. Jos tuettua käyttöönottoa ei ole hankittu, tilaajan ylläpitäjä kohtaa henkilöstön kysymykset yksin ja kysyy vasta tarvittaessa neuvoa toimittajalta. Se, minkä verran toimittajat auttavat, on kiinni tilaajan valitseman toimittajan asiakaspalvelu-kulttuurista ja aika usein myös siitä, millaisen paketin tilaaja on valinnut järjestelmästä. Joihinkin lisensseihin sisältyy asiakastuki ja toisiin lisensseihin ei.

Automatisoitu käyttöönoton tuki

Osassa järjestelmiä on käyttöliittymässä valmiita polkuja, joita seuraamalla käyttöönotto onnistuu itsepalveluna nopeammin. Käyttöliittymä on mietitty uudelle käyttäjälle niin, että se ohjaa käyttäjää tekemään tietyt asiat järjestelmässä toimittajan ajattelemalla tavalla, jotta palvelu lähtee toimimaan oikein ja tilaajan on helpompi ottaa palvelu itsenäisesti käyttöön.

Jos toimittaja ei tarkalleen tuntenut, mitä tilaaja haluaa, valmis wizard saattaa olla kankea tilaajan omiin käyttötapauksiin. Jos toimittajan ennakkoon päättämät käyttötapaukset osuivat kohdalleen, automaattinen käyttöönoton tuki tuntuu käyttöliittymässä hyvältä, koska se helpottaa omaksumista ja tekee automaattisesti tiettyjä asioita käyttäjän puolesta säästäen aikaa ja käyttäjän hermoja.

Jos toimittajalla on hyvin erilaisia järjestelmiä ja niitä on myös pitkälle kustomoitu eri asiakkaille, wizardmainen opastus käyttöliittymässä on harvoin mahdollista. Automatisoitu käyttöönoton tuki onnistuu visuaalisesti käyttöliittymään helpommin massatuotteessa, joka on kaikille samanlainen samanlaisilla vaihtoehdoilla.

Avausmaksun ja tuetun käyttöönotto-maksun ero

Avausmaksu on useimmilla toimittajilla tuote, jota järjestelmätoimittaja pyytää saadakseen peitettyä järjestelmän avauksesta koituvat kulut. Jos kyse on pienestä, kevyestä käyttöönotosta, jossa ei välttämättä tueta asiakasta, mutta toimittaja tarvitsee korvauksen palvelun avauksesta, se yleensä lukee hinnastossa vain "avausmaksuna".

Jos olet epävarma, sisältääkö avausmaksu myös käyttöönoton tukea ylläpitäjälle eli teidän omalle palvelun pääkäyttäjälle, lue toimittajan palvelukuvaus tai kysy myyjältä.

Tuettu käyttöönotto

Tuettu käyttöönotto on usein parempi vaihtoehto kuin itsenäinen käyttöönotto seuraavissa tilanteissa:

• Järjestelmää halutaan muokata runsaasti: Tilaajan ei tarvitse yksin miettiä, miten kaikki eri asetukset ja vivut kannattaa laittaa, jotta järjestelmä on konfiguroitu oikein ja täyttää yrityksen vaatimukset. Tuettu käyttöönotto säästää aikaa ja vaivaa! Asiantuntijat konfiguroivat ja rakentavat puuttuvat asiat, mitä tilaaja ei ehkä itse edes huomaisi tai osaisi tehdä, koska ei voi heti tietää tai ymmärtää (eikä kuulukaan) järjestelmän koko arkkitehtuuria ja toimintamalleja, joiden avulla systeemistä saa kaiken irti.
• Järjestelmähankinnan laajuus ja vaikeustaso: Isoissa järjestelmähankinnoissa on tyypillistä, että ostaja tilaa erikseen käyttöönotto-projektin eikä ala maksaa vain jatkuvaa maksua palvelusta. Tilaaja tietää jo hankkiessaan, että järjestelmä pitää saada tuetusti käyttöön, sillä omasta organisaatiosta ei löydy vastaavaa osaamista. Halutaan keskittyä omaan ydintoimintaan ja siksi hyödynnetään toimittajan osaamista käyttöönottoon. Näin päästään liikkeelle sujuvammin järjestelmän kanssa kuin itsenäisellä käyttöönotolla, jossa olisi suurempi riski, että tehtäisiinkin itsekseen vääriä asetuksia tai aloitettaisiin käyttö tavalla, joka ei ollut paras kyseisessä järjestelmässä.
• Aikataulu: Tuettu käyttöönotto ostetaan, kun aikataulu on tiukka. Tuettu käyttöönotto voi auttaa saamaan järjestelmän käyttöön nopeammin. Jos itsellä ei ole liiemmin resursseja käyttöönottoon, tuettu käyttöönotto voi olla ainoa vaihtoehto. Sillä välin kun asiantuntijat hoitavat koko käyttöönottoprosessin puolestasi, sinä voit keskittyä muihin tehtäviin.
• Koulutus: Jos käyttäjät tarvitsevat paljon koulutusta uuden järjestelmän käyttöön, tuettu käyttöönotto voi sisältää yksittäisiä koulutuksia tai koulutusohjelman, joka auttaa käyttäjiä oppimaan, miten järjestelmää käytetään tehokkaasti. Koulutukset ovat tapa juurruttaa järjestelmää osaksi arkea.
• Tuki: Tuettu käyttöönotto voi sisältää asiantuntijoiden apua pyynnöstä rajoitetun ajan esim. kaikille käyttäjille organisaatiossa tai rajoituksetta ylläpitäjille. Käyttöönotto-projektin jälkeen vastaavaan järjestelmä-tukeen saattaa olla rajoituksia tai tuki on muuttunut lisämaksulliseksi.

Tuetun käyttöönottoprojektin vaiheet

Käyttöönottoprojekti voi sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet toimittajan kanssa:

1. Suunnittelu
   1. Hankintapäätöksen jälkeen toimittajan kanssa käydään läpi käyttöönotto-projektin tavoitteet, aikataulu, budjetti. Budjetti on saatu tietoon tarjouksen hyväksymisen yhteydessä, mutta käyttöönottoprojektissa se voi vielä tarkentua ja tilaaja saattaa huomata tarvitsevansa maksullisia lisätöitä tai haluaa edetä tarjouksessa saamiensa valinnaisten töiden kanssa nopeammin tai hitaammin kuin oli ehkä ensin ajatellut. Valinnaisiin osioihin viitataan joskus sanalla "optiot" ja nämä ovat valinnaista lisäosia tai lisäpalveluita ja töitä, joita tilaajan ei ole pakko tilata. Mitä isompi projekti, sen tärkeämpi on keskittyä ensin pakollisiin töihin ja palata optioihin vasta projektin päätteeksi.
   2. Tutustuminen
2. Asennus
   1. Käyttöönottoprojektissa tehdään palvelun asennus.
   2. Toimittaja säätää ne tekniset asiat kuntoon, joita ei voi olla valmiina tilaajalle, koska tilaajan oma ympäristö (ns. IT-infrastruktuuri) poikkeaa mahdollisesti muiden tilaajien ympäristöstä.
3. Konfigurointi
   1. Käyttöönottoprojektissa ei yleensä kuulu tehdä järjestelmään uusia ominaisuuksia. Käyttöönoton ideana ei ole olla tuotekehitys-projekti, vaan valmiin järjestelmä-tuotteen käyttöönotto.
   2. Tilaajalla voi silti olla joskus erityisvaatimuksia, joiden vuoksi järjestelmän käyttöönotto ei onnistu automaattisesti "hyllytuotteena". Joskus näitä muutoksia tehdään käyttöönotossa, mutta normaalisti ei. Järjestelmän konfigurointi on eri asia kuin uusien ominaisuuksien kehittäminen.
   3. Järjestelmän käyttöönotto voi sisältää integraatioita tilaajan olemassa oleviin järjestelmiin. Jos integraatioita on paljon, niitä saatetaan tehdä myös erillisinä integraatio-projekteina ja vasta käyttöönotto-vaiheen jälkeen, jos palvelua voi jo käyttää, vaikka integraatiota ei olisi.
4. Koulutukset
   1. Käyttöönotto auttaa minimissään ylläpitäjää oppimaan, miten palvelua käytetään.
   2. Isommissa käyttöönotto-projekteissa käyttöönottokoulutuksia järjestetään tilaajan kanssa sovituille käyttäjäryhmille mahdollisesti useita ja pitkänkin ajan kuluessa toistuvasti, jotta käyttöönotto on hallittua ja henkilöstöä tuettu järjestelmän käyttöönotossa riittävästi. Jos tilaaja haluaa säästää ja jalkauttaa järjestelmän käytön kestävämmällä tavalla kuin vain tilaamalla koulutuksia toimittajalta, tilaajan kanssa valitaan avainhenkilöitä, jotka mentoroivat järjestelmän käytössä omaa työyhteisöä. Näin toimittajan ei tarvitse kouluttaa kaikkia työpaikan ihmisiä, vaan ainoastaan ne henkilöt, jotka ovat jatkossa vastuussa siitä, että järjestelmä tulee käyttöön tai ovat aikaisia omaksujia, joiden esimerkin tiedetään innostavan myös muut käyttämään palvelua.
5. Tuki
1. Käyttöönottoprojekti voi sisältää tietyn aikaa tukea järjestelmän käytössä enemmän kuin normaalisti. Tuki voi olla puhelin-, sähköposti- tai verkkotukea.

Käyttöönottoprojektin avulla yritys voi saavuttaa useita hyötyjä, kuten:

• Tehokkuuden parantuminen
• Tuottavuuden lisääntyminen
• Kustannusten säästö
• Parempi päätöksenteko
• Kilpailuedun saavuttaminen

Kun harkitsette uuden järjestelmän hankintaa, suosittelen ottamaan yhteyttä asiantuntijaan, joka voi auttaa sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan onnistuneen käyttöönottoprojektin. Autan mielelläni. Vaikka järjestelmähankinta on tuetun käyttöönoton kanssa isompi investointi, raha tulee takaisin, koska hankinta säästää aikaa ja vaivaa, minimoi riskejä ja varmistaa, että järjestelmä otetaan käyttöön onnistuneesti.

On mukavampi ottaa järjestelmä käyttöön asiantuntijoiden kanssa, koska asiantuntijat tuntevat järjestelmän ja tietävät etukäteen, miten ja mihin systeemi taipuu.