Järkevä toiminnanohjausjärjestelmän hankinta lähtee liikkeelle siitä, että ensimmäiseksi ei etsitä järjestelmää, vaan tunnistetaan ensin, mitä yrityksessä tarvitaan, jotta liiketoiminnan johtaminen helpottuu ja toimintaa voidaan ohjata johdon haluamaan suuntaan.

Toimitusjohtaja, ylin johto tai tietohallinto budjetoi ERP-uudistuksen, kun vanha IT-järjestelmä on tullut tiensä päähän. Kun ohjelmistotoimittaja ei teknisistä syistä enää pysty muuttamaan järjestelmää sellaiseksi kuin tilaaja haluaa, teknistä korjausvelkaa on ehtinyt kertyä liikaa ja tulee edullisemmaksi ostaa uusi järjestelmä kuin alkaa korjata vanhaa.

Joskus voi käydä niin, että iso teknologiatoimittaja ei halua kehittää enää järjestelmää, koska on markkinajohtajana saavuttanut aseman, jossa voi unohtaa kuunnella asiakasta maksimoidakseen liiketoimintavoitot olemassa olevalla järjestelmällä ilman muutoksia. Aiemman ERP-järjestelmän toimittaja on saattanut valita tuotestrategian, joka ei mahdollista ERP:n kustomointia asiakkaalle ja kun asiakas haluaa muutoksia järjestelmään, asiakas huomaa, että on aika vaihtaa uuteen järjestelmätoimittajaan, koska vanha toimittaja ei tarjoa edes rahalla, mitä asiakas haluaa.

Toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa ostaa yritykselle, kun yriyksessä on ehkä jo pitkäänkin ohjattu toimintaa Excel-tiedostoilla ja Excel-tiedostoista on rakennettu yrityksen ohjausjärjestelmä, joka ei enää sellaisenaan riitä. Kun yritys kasvaa, johtaminen ei onnistu helposti Excel-tiedostoilla, koska niitä ei ole suunniteltu visuaaliseksi työkaluksi yrityksen koko liiketoiminnan johtamiseen.

Exceleistä tulee helposti monimutkaisia laajoja kokonaisuuksia, joita ei ymmärrä enää kukaan muu kuin henkilö, jonka päivittäiseen työhön Excel on pikkuhiljaa kehittynyt ja Excel on ehkä tilattu asiantuntijalta, joka on ainoa, joka osaa tehdä muutoksia Exceliin ilman, että koko logiikka hajoaa. Excel saattaa olla täynnä erilaisia välilehtiä ja värikoodeja, joiden merkityksen tietää vain tekijä itse. Exceliin on saatettu rakentaa toisiinsa viittaavia kenttiä, joista henkilön tuuraaja ei tiedä, miten ja miksi ne toimivat niin kuin toimivat ja uusi työntekijä saattaa vahingossa aiheuttaa vikatilanteita vain siksi, ettei osannut käyttää tiedostoa.

Kun yrittäjä avaa työntekijänsä taulukko-näkymän, hän saattaa joutua toteamaan, että käytäntö on karannut niin kauaksi omasta arjesta, ettei enää hänkään ymmärrä, mitä Excelissä oikeastaan tapahtuu ja miksi. Silti taulukko-ohjelmalla johdetaan työtä ja se sisältää liiketoiminnan kannalta olennaisen datan. Tässä kohtaa viimeistään toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta on tullut ajankohtainen!

Kasvuyrityksessä tiedon määrä on jo ihan muuta kuin pari riviä Excelissä. Mitä enemmän uusasiakashankintaan, asiakaspalveluun, asiakkuuksiin, tuotantoon, toimituksiin ja laskutukseen liittyvää asiaa alkaa olla, sitä enemmän yritys hyötyy toiminnanohjauksesta selkeässä järjestelmässä, jota kaikki asianosaiset osaavat käyttää. Niin kuin järjestelmän nimityskin jo kertoo, se on järjestelmä, joka auttaa ohjaamaan yrityksen toimintaa.

Ajatellaan tilannetta, jossa liiketoiminta kasvaa. Tulee lisää koko ajan lisää asioita hoidettavaksi. Tulee enemmän ihmisiä tekemään asioita. Yhtäkkiä ollaan tilanteessa, että ei riitä huutelu käytävällä. Ei voi luottaa omaan muistiinsa tai Exceliin. Ei ole aikaa etsiä tietoa eikä haluta hukata aikaa tai tietoja. Silloin tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmä.

Syy hankkia toiminnanohjausjärjestelmä on lopulta hyvin yksinkertainen: Yritys ja sen tekijät tarvitsevat tiedot, jotta toiminta rullaa sujuvasti.

Jos Exceleitä on jo useita erilaisia, yleensä tässä vaiheessa tietoa ihmiset kirjaavat samoja tietoja moneen kertaan moneen eri paikkaan. Se lisää inhimillisen virheen mahdollisuutta.

On jouduttu keksimään itse toimintatapoja, miten ja millä liiketoiminnan johtamiseen ja toiminnan ohjaukseen tarvittavat tiedot saadaan kerätty ja sitten toimittu Excelin asettamissa rajoissa. Tästä ei ole haittaa, kun toiminnanohjausjärjestelmä päätetään hankkia. Kaikki Excelit ja lomakepohjat ja sovitut työnkulut auttavat toiminnanohjausjärjestelmän suunnittelussa.

Jos esim. toimitusjohtaja ei ymmärrä näkemäänsä avatessaan työntekijänsä ylläpitämän Excelin tai saa tietoa silloin, kun sitä tarvitsee tehdäkseen yrityksensä liiketoiminnan kannalta olennaisia strategisia päätöksiä, on viimeistään aika miettiä tiedonkulkua yrityksessä ja tarkastella, saisiko yritys enemmän hyötyä olemassa olevista resursseista kehittämällä toiminnan ohjausta nykyisestä paremmaksi.

Iso Excel saattaa sisältää erittäin paljon dataa, joka on liiketoiminnan kannalta olennaista. Jos uusin versio on vielä tekijän tietokoneella eikä edes pilvipalvelussa tallessa, rohkeampaakin pitäisi alkaa jo heikottaa, mitä tapahtuisi, jos tietokoneeseen tulee vika. Entä jos Exceliin tulee vika? Entä jos joku vahingossa poistaa koko Excelin välilehtineen?

Virheitä sattuu etenkin Exceleissä, joita käytetään siirtotiedostona, kun syystä tai toisesta siirto eri järjestelmään ei onnistukaan.

Hyvin toimiva toiminnanohjausjärjestelmä on liiketoiminnan jatkuvuuden "vakuutus". Hyvä toinnanohjausjärjestelmä lisää yrityksen arvoa, koska toiminta ei ole kiinni vain yhdestä ihmisestä ja hänen toimintatavastaan, vaan yrityksen toiminta on johdettua ja yhteinen toimintamalli auttaa skaalaamaan bisnestä.

Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa liiketoiminnan myyntiä. Ostajan on helpompi aloittaa uudessa yrityksessä omistajana, kun yrityksellä on toiminnanohjaus kunnossa. Sama tietysti sukupolven vaihdoksissa. Vaikka ostajalla olisi oma toiminnanohjausjärjestelmä, rakenteinen data modernissa toiminnanohjausjärjestelmässä mahdollistaa järjestelmän vaihdon, kun taas Excelien kanssa joutuisi kipuilemaan datan eheyden kanssa ja tekemään ison siivousurakan, johon ostaja ei ehkä olekaan valmis.

Oletteko pohtineet toiminnanohjauksen uudistamista yrityksessänne?

Sovi tapaaminen kanssani.