Prosessit sujuviksi: Tarjouksesta työmaa, työmaalta laskutettavaa

Mikä erottaa Gemilon kilpailijoista? Ehkä parhaiten se, että Gemilo EIM -ohjelmistossa valmista tulee "nappia painamalla".

Annan käytännön esimerkin viime kuulta.

Yhdistimme eräälle maanrakennusyritykselle sähköiset työmaapäiväkirjat ja CRM:n samaan palveluun kokonaisvaltaiseksi toiminnanohjausjärjestelmäksi kahdessa kalenteriviikossa. Gemilo EIM Rubelliten rinnalle jäi toisen toimittajan taloushallinnon ohjelmisto, jonka kautta yrityksen laskut lähtevät ja hallitaan ostoreskontra.

Asiakkuus lähti liikkeelle siitä, että kaikki, millä voi vähentää turhia manuaalisia rutiineja ja pienentää yhtiön kuluja, on tervetullutta yrittäjälle.

Tärkeimpänä ideana oli tehostaa jo käytössä olevan tiedon hyödyntämistä uudelleen niin, että 1) yrityksen liiketoiminnan pyörittämisestä tulee yrittäjälle itselleen mahdollisimman vaivatonta ja 2) yrittäjä pystyy hoitamaan sujuvasti yhtiönsä ydinprosesseja myynnistä tuotantoon, tuotannosta laskutukseen ilman, että samaa tietoa pitää naputella moneen kertaan eri paikkoihin.

Ajattele tilannetta, jossa yrittäjä on kuullut jo asiakkaalta, mitä asiakas haluaa ja myynnissä lähdetään laskemaan tarjousta. Yrittäjä kertoo tilaajalle tarjouksessa, mitä tuotteita työmaalle tarvitaan ja mihin hintaan ne voidaan toimittaa. On loogista hyödyntää samat tuotetiedot myös tilaajan työmaalle, josta tiedot tarvitaan työntekijöille - tai vähintään työnjohdolle - jotta toimitus voi oikeasti alkaa.

Sen sijaan että yrittäjä uudelleen kirjoittelee tai hakee ja valitsee tuotteet työmaalle, yrittäjä voikin vain avata hyväksytyn tarjouksen ja klikkaamalla yhtä nappia hän saa työmaan perustettua. Gemilo EIM -toiminnaohjausjärjestelmä kokoaa tarjouksessa olleet tuotteet ja luo työmaan asiakastietoineen, jotta manuaalista työtä työmaan perustamiseen on mahdollisimman vähän.

Tietohan on jo olemassa asiakkaan hyväksymässä tarjouksessa. Hyödynnetään samaa tietoa uudelleen!

Toiminnanohjausjärjestelmään tarvittiin myös keskitetty tuotetiedon hallinta, ja se tehtiin. Samat tuotenimikkeet myydään toistuvasti useille eri asiakkaille eri työmaille, joten niitä ei ole järkeä kirjoitella joka kerta uusiksi tarjouksiin käsin, vaikka hinta vaihtelisi.

Tuotannossa työmaat näkyvät "työmaapäiväkirjana". Työntekijä tietää nopeasti, mille työmaalle mennään ja mitä tuotteita työmaalle toimitetaan. Tekijä kuittaa päivän päätteeksi tai heti kuorman ajettuaan tai muun työnsä tehtyään, mitä toimitettiin.

Työntekijältä ei huku aikaa arpomiseen, millä mittayksiköllä pitikään raportoida, koska tuotteen mukana myös mittayksikkö on jo valmiiksi valittuna onnistuneen tuotehallinnan ansiosta. Riittää, että tekijä kuittaa menekin oikein. Vähemmän säätämistä, vähemmän inhimillisiä virheitä..

CRM:stä yrittäjä näkee, mitä myynnissä on menossa ja työmaiden puolelta, mitä on tuotannossa. Kaikki samassa järjestelmässä yhdellä kirjautumisella tuo käyttömukavuutta, jota osaa arvostaa töiden valmistuttua nopeammin kuin ennen.

Voi tuntua pieneltä asialta, että tarjouksen hyväksymisen jälkeen yrittäjä saa avattua uuden työmaan tarjouksen tietojen perusteella, mutta kiireisen yrittäjän näkökulmasta tällainen oman työn sujuvoittaminen vapauttaa tärkeitä minuutteja liiketoiminnan johtamiseen, laskuttamiseen, myyntiin, markkinointiin. Mihin kulloinkin on olennaista käyttää aikaa.

Sama koskee työmaiden laskuttamista. Joskus työmaa kestää päivän, joskus viikkoja, kuukausia, jopa vuoden tai enemmän. Työmaan laskuttamisen on oltava sujuvaa, jotta yrittäjä itsekin pääsee jossain kohtaa vapaalle.

Kirjoittajat
thumbnail_image thumbnail_image
Nimi Katri Lietsala
Tehtävänimike Toimitusjohtaja
Puhelinnumero 040 749 9072
Sähköposti
comments powered by Disqus