Tapasin tutun, joka kertoi kokemuksia mainostoimiston projektista. Tarinan voi kiteyttää niin, että on olemassa taivas - ja sitten on olemassa..

Nauroimme yhdessä, mikä oli hyvä asia, koska puolet vitsistä on aina totta. Tässä projektipäällikön muistilista myös teille muille, jotka haluatte, että projektinhallinta muuttuu helpommaksi. Lähdin liikkeelle oletuksesta, että projektibudjetti on hallussa ja projektissanne työskentelee sopiva tiimi. Lopputulokseksi tiivistyi viisi vinkkiä projektien johtamiseen.

Vinkit projektien hallintaan mainostoimistoille

1. Projektilla on selkeä alku ja loppu, jotta voidaan arvioida, saatiinko aikaan mitä piti.

• Onko sopimus tehty ja aikataulu mietitty?
• Tiedättekö kriittiset deadlinet, projektin laajuuden ja kriteerit, jotka pitää täyttää, jotta asiakas hyväksyy toimituksen?

2. Projektin tavoitteet ovat tiedossa. Tavoitteena on saada sovittu valmiiksi.

• Mikä on projektin päätavoite ja tärkeysjärjestys projektin töille?
• Onko tiimin tavoite sama kuin asiakkaalla, joka maksaa projektin?
• Onko asiakas ymmärtänyt tavoitteet myös itse: resurssit vs. luvattu vs. sovittu vs. asiakkaan unelma?

3. Projektitiimin jäsenet pitävät kysymättä toisensa ajan tasalla, missä mennään.

• Onko teillä yksi yhteinen paikka, jossa jaetaan projektin materiaalit, ohjeet ja projektiin liittyvät keskustelut?
• Onko jokaiselle tehtävälle jo tekijä ja projektitiimin jäsenten vastuut selvillä?
• Tiedetäänkö projektin eri vaiheet ja mahdolliset projektin välitavoitteet, jotta projektityö valmistuu ajallaan?
• Jos näyttää, että myöhästytte tai jotain meni pieleen projektissa, tietääkö tiimin jäsen, miten hänen kuuluu toimia?
• Tunnetteko yhtiönne valmiit verkostot, kuten olemassa olevat kumppanuudet, joita on mahdollista hyödyntää projektitoteutuksessa, jos tarvitaan lisäapua?

4. Projektiviestintä asiakkaan kanssa hoidetaan ilman tarpeettomia välikäsiä.

• Onko asiakkaalta teille yksi pääyhteyshenkilö, joka on päävastuussa projektista ja edustaa asiakasta päätöksenteossa?
• Hoidatteko viestinnän asiakkaan suuntaan projektipäällikön kautta vai jokainen itsenäisesti?
• Onko teillä yksi yhteinen paikka, jossa asiakkaalle kerrotaan projektista ja hän voi antaa palautteen, jonka myös tiimi näkee?
• Onko projektiviestintä mahdollista laajentaa niin, että asiakas osallistuu projektiin aktiivisesti myös itse?
• Saisiko projektille jatkoa tai liikkeelle uuden projektin?

5. Projektityö laskutetaan ja tulokset arvioidaan. Opittu uusi siirretään käytännöiksi.

• Itsekritiikin ja kehujen paikka: Toimitettiinko kaikki, kuten piti? Jaettiinko kiitokset?
• Onhan tehty työ laskutettu sopimuksen mukaisesti? Lisätyötkin saatu laskutettua ja pysyttiin budjetissa?
• Vietiinkö eteenpäin tilaajan ideoita ja palautetta lisämyynnin kasvattamiseksi?
• Kehitettiinkö rutiineja asiakas- tai tiimipalautteen ansiosta koko organisaatiossa?

Ehkä jotain unohtui? Kerro sinä, mitä. Toivottavasti vinkeistä on apua myös muille projektityötä tekeville kuin mainostoimistoille.