Teille tilattiin uusi ohjelmisto. Hankinta on tehty ja toimitusvaihe valmis. Seuraavaksi alkaa ohjelman käyttöönotto. Jostain syystä käyttöönotto kuitenkin hidastuu tai on vaarassa päättyä. Mikä neuvoksi, kun ohjelmiston käyttöönotto ei etene?

Esittelen kolme tyyppiä, jotka halutessaan estävät tai edistävät käyttöönoton. Saatat tunnistaa myös muita tyyppejä. Kerro, niin kootaan yhteen etenkin vinkit, miten kannattaa edetä ja mitä välttää.

Ei kuulu mulle
vai Kuuluu työhön

En halua mitään ylimääräistä eli Ei kuulu mulle -tyyppi ajattelee omaa työtään, jonka jo hoitaa. Hän kokee uuden järjestelmän olevan jotain oman työnsä ulkopuolista. Tyyppi edustaa passiivista vastarintaa. Hän jättää jakamatta tietoa, koska ei katso sen kuuluvan hänen tehtäviinsä. Hän on pelaaja, joka Ristiseiskassa antaa pelivuoronsa mennä ohi, vaikka olisi ainoa, jolla on ristiseiska. Tätä tyyppiä on myös johtoportaassa.

Omituista kyllä Ei kuulu mulle -toiminta näkyy työyhteisöissä, joissa ihmiset tekevät vain, jos joku käskee ja niissä työyhteisöissä, joissa painotetaan tekijän omaa asiantuntijuutta niin paljon, että ihmiset eivät tee mitään, jos joku käskee ja siksi kukaan ei käske, jotta he tekisivät, mitä ovat tähän asti suostuneet tekemään.

Mikä neuvoksi?

Turhat rutiinityöt vähenevät onnistuneessa digitaalisessa toimintamallissa, joten lienee turvallista sanoa, että kuka tahansa, joka huomaa oman työnsä kevenevän, on tyytyväinen. Käyttöönottokoulutuksessa anna hänen kollegansa näyttää, mikä muuttui ja miten mahtavaa se on sen sijaan, että tietojärjestelmän toimittaja ulkopuolisena kertoo, miten käyttöliittymä toimii. Pysyvimmin henkilö muuttuu, kun hän huomaa itse hyötyvänsä järjestelmän käytöstä.

Ei kuulu mulle -tyypillä on paljon annettavaa, kun hänet saadaan muuttumaan Kuuluu työhön -tyypiksi. Muuttumista edeltää henkilön oma oivallus. Rohkaise ja tarvittaessa vaadi. Opasta uuden järjestelmän käyttöönotossa ja edellytä järjestelmän käyttöä. Näytä itse esimerkkiä omassa työssä, olitpa työntekijä tai johtaja!

En pelaa -tyypistä
erinomaiseksi pelaajaksi

Teillä on ollut erinomaiset syyt hankintavaiheessa tilata tiedonhallintajärjestelmä. Nyt syyt pitää kerrata En pelaa -tyypin kanssa, mutta hänen omista lähtökohdistaan käsin. En pelaa -tyyppi kääriytyy Outlook-kalenterinsa tai jonkin muun vanhan, vielä käytössä olevan järjestelmän tai vanhan toimintatavan suojiin.

Osasta tulee loistavia Pelaaja-tyyppejä, kunhan he saavat pelata vähän eri tavalla ja eri peliä kuin alkuperäinen hankinnan tehnyt tiesi ennakoida hankintaa tehdessään. Tämä edellyttää tiedonhallintajärjestelmää ja toimintatapoja, jotka antavat liikkumavaraa eri käyttötarkoituksiin eri ihmisille työyhteisössänne, kunhan lopputulos on sama kuin haluttiin hankintapäätöksen yhteydessä - tai jopa parempi.

Tunnistat En pelaa -henkilöt käyttöönottokoulutusten kutsulistasta. Ne, jotka eivät osallistuneet yhteenkään koulutukseen eivätkä ole kirjautuneet järjestelmään kertaakaan, ovat En pelaa -tyyppejä. Joskus En pelaa -tyyppi näyttäytyy koulutuksessa, mutta kirjautumisloki kertoo, että henkilö jätti mahdollisuutensa käyttämättä. En pelaa -tyyppi harvemmin muuttuu kahden tunnin käyttöönottokoulutuksessa.

Mikä neuvoksi?

Anna En pelaa -tyypin pelata omaakin peliään, jos se on mahdollista, niin hän jatkaa pelaamista. Peliväline vain vaihtuu. Jos En pelaa -tyyppi uskoo auktoriteetteihin, anna hänelle auktoriteetti, joka kertoo, että uutta järjestelmää on käytettävä. Johtaja tai esimies varmistaa omalla esimerkillään käyttöönoton eikä vain tiedota asiasta. Käyttöönotto helpottuu, kun En pelaa -tyypillä on sitkeä kollega, jonka kanssa En pelaa -henkilö tekee päivittäin töitä. Kun muualta ei saa vastaavaa tietoa tai apua kuin uudesta järjestelmästä, käyttöönotosta tulee osa työtä myös En pelaa -tyypille, vaikka hän alussa vastustaisi koko ajatusta.

Kokeile tätä

Haluatteko huipputuloksia ja pelata ammattilaissarjassa? Laita En pelaa -tyypit työyhteisössä kuriin työskentelykulttuurilla, jossa pelin säännöt ovat samat kaikille ja harjoittelu pakollista, kuten huippu-urheilussa. Valitse Pelaajia toimittajan yhteyshenkilöiksi toimitusprojektiin ja käyttöönottokoulutuksiin.

Lajinsa ainoat

Lajinsa ainoa -tyyppi on hetkittäin uhmakas ja vallanhaluinen, mutta ei välttämättä pahantahtoisesti. Hän ei vain luota, että kukaan muu osaisi häntä paremmin tai edes yhtä hyvin. Hänen on vaikea luottaa, että joku muu voisi hänen hallussaan olevalla tiedolla pärjätä edes yhtä hyvin kuin hän itse. Joskus Lajinsa ainoa -tyyppi ajattelee, että vaikka hän jakaisi tietoa, ei kukaan olisi tarpeeksi fiksu hyödyntämään sitä.

Lajinsa ainoa -henkilö luottaa liian vähän muihin ihmisiin tai liikaa omaan asiantuntemukseensa. Molemmat ovat hänelle syitä olla jakamatta tietoa. Lajinsa ainoan vastalause uudelle järjestelmälle on kyseenalaistaa koko järjestelmän käyttöönotto, jos siitä puuttuu yksikin asia, joka on eri tavalla kuin vanhassa järjestelmässä tai Lajinsa ainoan kelpuuttamassa työrutiinissa. Siitäkin huolimatta, että puute on korjattavissa nopeasti. Tämä johtuu epäluulosta kaikkea sellaista kohtaan, joka ei kuulu Lajinsa ainoan turvalliseen omaan ennalta tuttuun ympäristöön.

Vanha ATK-järjestelmä ei saisi koskaan hallituspaikkaa, kuten Tieto teki Alicia T:lle, mutta poistuvaa, vanhentunutta järjestelmää tai sovellusta aletaan jumaloida viimeistään siinä kohtaa, kun joku ehdottaa, että tilalle tulee uusi järjestelmä. Olemmehan Suomessa opetelleet uskomaan, että vanha konsti on aina parempi kuin pussillinen uusia. Tämä on normaalia: Hautajaisissa pappi puhuu yhtä kauniisti jokaisesta vainajasta.

Jos vanhasta järjestelmästä kasvoi eeppinen Lajinsa ainoa -järjestelmä, se on pahempi este uuden järjestelmän käyttöönottovaiheessa kuin yksikään työyhteisön Lajinsa ainoa -tyyppi.

Mikä neuvoksi?

Jos yhtiönne käyttää Lajinsa ainoa -statuksella olevaa järjestelmää, uuden ohjelmiston käyttöönotto onnistuu, kun tietohallinto toteuttaa järjestelmä-amputaation. Siinä vanhan järjestelmän käyttö päättyy erikseen sovittavana päivänä ja jo tallessa oleva data siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen. Tarvitsette Lajinsa ainoa -järjestelmän vaihtamiseen vahvan mielipidevaikuttajan, jolla on taito käsitellä Lajinsa ainoaan tottuneita ihmisiä niin, että he ymmärtävät uuden järjestelmän olevan ainoa vaihtoehto.

Jos jätätte aiemman järjestelmän uuden tiedonhallintajärjestelmän kanssa yhtä aikaa päälle samaa käyttötarkoitusta varten kuin uudelle tietojärjestelmälle suunniteltiin, uuden järjestelmän käyttöönotto vaikeutuu, pitkittyy ja lopulta epäonnistuu.

Kokeile tätä

Kun Lajinsa ainoa alkaa ajatella olevansa ainoa, joka osaa uuden järjestelmän, hän huolehtii oman osuutensa käyttöönotosta erinomaisesti. Asiantuntemus pysyy, vaikka järjestelmä vaihtuu. Näytä, miten Lajinsa ainoan asiantuntemus on entistä paremmin ja helpommin tunnistettavissa uudella tiedonhallintajärjestelmällä tai että se onnistuu vaivattomammin, koska tietoa jaetaan, kerätään ja yhdistellään datasta ilman, että hänen tarvitsee raportoida niin paljon käsityönä. Osoita, miten hän saa lisähyötyä omaan työhönsä.

Vaihda mahdollisimman aikaisessa vaiheessa "Miksi minun kannattaisi käyttää tätä järjestelmää?"-kysymys kysymykseen "Miten minä itse uudessa järjestelmässä autan meitä menestymään nykyistä paremmin ja/tai saavuttamaan sovitut tavoitteet?"