Digitalisaatio kannattaa, koska hankinta maksaa nopeasti takaisin säästetyssä työajassa. Otetaan esimerkki organisaatiosta, jossa tiedonhallintajärjestelmä tulee osaksi työpäivää ja työyhteisön työtapoja. Tilaajalla on 49 ihmistä töissä. Heille kaikille on otettu tiedonhallintaohjelma käyttöön. Käyttöönoton jälkeen huomataan seuraavat hyödyt:
- Henkilöltä säästyy työaikaa 15 minuuttia päivässä.
- Säästö työajassa yli 12 tuntia päivässä kaikilta yhteensä.
- Tämä tekee viikossa jo yli 60 tuntia.
- Kuukaudessa säästyy 240 tuntia.
- Yhteensä 32 henkilötyöpäivää kuussa.
- Yli vuosi resurssia kohdennettavissa uudelleen!! (384 päivää)
Mitä teidän työyhteisö voisi tehdä 32 lisähenkilötyöpäivällä kuukaudessa? Helpottaisiko kiirettä yksi henkilötyövuosi lisää? Entä jos porukasta irtoaisi näin paljon enemmän tehoja irti ilman, että työntekijän tarvitsee tehdä enemmän työtä kuin nyt?
Digitalisaatio parantaa tuottavuutta merkittävästi!
Pohdi tovi, mitä sama työajan säästö tarkoittaa rahassa mitattuna.
Esimerkissä työn kustannus on 25 euroa tunti. Säästetyn työajan laskennallinen arvo on näinkin maltillisella tuntihinnalla kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Esimerkin työnantaja hyötyy vähintään yhden henkilötyökuukauden joka kuukausi. Ilman, että tiimien tai henkilöiden työmäärää lisätään tuottavuuden parantamiseksi.
Tehokkuutta haetaan tiedon hakuun ja keräämiseen (30-35%), sähköpostien käsittelyyn (lukeminen ja vastaaminen 20-30%:ia), sisäiseen viestintään ja vaikuttamiseen (25-35%) sekä tehtävähallintaan (10-15 %). Sulkeissa näkyy arvioitu hyöty, miten paljon ajasta säästyy merkityksellisempään, tuottavampaan työhön digitalisaation jälkeen.
Tiedonhallintajärjestelmän vaikutukset näkyvät mitä todennäköisimmin myös työyhteisön työtyytyväisyydessä, koska työn mielekkyys paranee. Työtyytyväisyyden rahallinen arvo voidaan tarkastaa myöhemmin esimerkiksi kustannuksina, joista säästetään, kun sairauspoissaoloja on vähemmän tai rekrytointimenojen pienentymisenä, kun henkilökunta ei vaihdu niin usein.
Ennakoivasta ja proaktiivisesta riskienhallinnasta ennakoidaan siitäkin säästöjä. Tiedonhallinnan automaattinen hälytys auttaa huomaamaan ajoissa asiat, joista koituisi kalliit laskut hoitamattomina töinä.