Myyntitriangeli soveltuu asiakassuhteisiin, joissa asiakas tilaa säännöllisesti palveluja samalta toimittajalta. Asiakasyritys - julkisen puolen hankinnoissa asiakaskunta, sairaanhoitopiiri, jne. - kutsutaan puitesopimus-toimittajan järjestelmään käyttäjäksi. Vaihtoehtona on rajapinta tilaajan omasta hankintajärjestelmästä toimittajan omaan hankinta-, tilausjärjestelmään.

Asiakkaan ja toimittajan suhde on kestävä ja luottamuksellinen. Asiakas saattaa jopa omistaa toimittajansa. Niinpä asiakas on valmis käsittelemään sisäiset ehdotukset oman vakiotoimittajansa järjestelmässä.

Hankintaehdotusten sähköinen käsittely- ja päätöksentekojärjestelmä, joka perustuu myyntitriangeliin, säästää aikaa ja syventää yhteistyötä.

Hankintaehdotus

Ehdotuksia ei kerätä paperilomakkeilla, jotka jonkun pitää syöttää uudelleen eikä verkkolomakkeilla, joista jonkun pitäisi koota ja jatkojalostaa tietoa käsin. Tilaajan henkilökunta jättää toimittajan tarjoamassa myyntitriangelissa ehdotuksia, jotka oma johtaja käsittelee. Toimittaja saa näköalapaikan valmisteilla oleviin asioihin todella varhaisessa vaiheessa.

Läpinäkyvyys on hyvästä. Toimittajan asiakasymmärrys paranee ja omistajan toiveita voidaan ennakoida niistäkin ehdotuksista, jotka eivät ehkä menneet läpi vielä ensi vuoden hankintabudjettiin.

Tilaajaorganisaatiossa johto saa nopeammin pysäytettyä kannattamattomien hankintojen valmistelun, yhdistettyä samankaltaisia hankinta-ehdotuksia ja reaaliaikaisen kattauksen organisaation hankintatoiveista.

Hankintaehdotusten käsittely

Myyntitriangeliin perustuvassa ohjelmistossa mallinnetaan ehdotusten koko käsittelyprosessi, kuka ehdotuksia saa jättää, kuka nähdä ja keskustella, kuka päättää niistä ja mitä päätöksen jälkeen tehdään.

Tilaajan johtaja hyväksyy henkilökuntansa ehdotuksista ne, joiden hankintaan johtaja katsoo järkeväksi sijoittaa osan vuosibudjettinsa rahoista. Johtaja siirtää nappia painamalla 1) henkilökuntansa antaman ja 2) itse hyväksymänsä ehdotuksen 3) toimittajalle liidiksi. Liidi tallentuu myyntiputkeen, jossa myyjä tai tilaajalle nimetty pysyvä asiakkuuspäällikkö hoitaa asiaa eteenpäin. Myyntitriangelissa ohjelmisto kopioi tarjoukseen tarvittavat tiedot asiakkaan ehdotuksesta eikä niitä kirjoitella käsin.

Tavoitteet ovat selkeät. Myyntisykli lyhenee ja työmäärä pienenee tarjousten tekemisessä.

Vuosibudjetointi

Hankintaehdotusten käsittelijä tietää, mikä hänen vuosibudjettinsa on. Siihen on hyvä verrata toiveisiin perustuvaa budjettia, joka saadaan ehdotuksista.

Esim. tietohallinnolla ja yksiköiden johdolla on ehkä teillä tapana katsoa vuosibudjettia läpi yhdessä ja miettiä, mitkä hankinnoista voidaan aikatauluttaa tulevalle vuodelle. Valmis helposti suodatettava lista hankintaehdotuksista taustatietoineen keventää vuosibudjetoinnin suunnittelua ja päättämistä.

Tarjouksen pyytäminen ja tarjousvaihe

Myyjä / Asiakkuuspäällikkö valmistelee hankintaehdotuksesta yhtiölleen kaupan. Toimittaja jättää tarjouksen vain niistä, jotka tilaajan oma johto päätti laittaa myyntiputkessa eteenpäin.

Mitä luottamuksellisempi ja pysyvämpi tilaaja-toimittajasuhde (esim. toimittaja on asiakasomisteinen yhtiö) on, sen paremmin toimittaja voi auttaa hankinnan valmistelussakin ja ohjata hanke-ehdotusten tekijöitä. Toimittaja ei välttämättä toimita edes itse lopullista palvelua, joka kilpailutetaan, vaan toimii välikätenä (ns. broker-malli).

Tilaajlle menee tarjous, josta tiedetään, mihin alkuperäiseen hankintaehdotukseen se perustuu.

Hankintapäätös

Hankinnan koko voi vaihdella pienestä muutosehdotuksesta laajempaan kokonaisuuteen, jossa toimittaja kilpailuttaa vielä erikseen muita toimittajia.

Tilaaja hyötyy, kun ennakoitavuus paranee ja oman vuosibudjetiin suunnittelu helpottuu. Kokonaiskuva on tiedossa jo varhaisesta hankintojen valmisteluvaiheesta asti eikä paperilomakkeita tai exceleitä tarvita.

Sama triangeli soveltuu sisäiseen hankintojen valmisteluprosessiin, vaikka ei olisi ulkopuolista toimittajaa.

Kun päätös etenemisestä on tehty, hankintaehdotuksen jättäjä tietää herätteestä heti, miten omalle ehdotukselle kävi.