Tarjouspyynnöissä on usein mahdollisuus kysyä lisätietoja ennakkoon. Kysymykset kootaan eri toimittajilta yhteen. Kaikki näkevät toistensa kysymykset ja vastaukset. Näin toimittajilla on tasavertainen mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun.

Tilaajakin hyötyy. Tarjouspyyntöönsä voi saada parempia, osuvampia tarjouksia, koska toimittajat ymmärtävät, mitä tilaaja on hankkimassa, mihin käyttötarkoitukseen, millaisin ehdoin ja tavoittein.

Alla kuvakaappaus eräästä tämän vuoden tarjouskilpailutuksen dokumentista, jossa on vastattu toimittajien kysymyksiin ennakkoon.

Ihan ok vastaus, kun tarjouspyyntö on riittävän yksiselitteinen ja kattava kuvaus, mitä tilaaja haluaa järjestelmältä. Jos olisin itse hankintapuolella, miettisin, että jotain lienee jäänyt liian avoimeksi.

Mikäli tarjouskilpailuun osallistuvat toimittajat eivät tiedä, mitä tilaaja haluaa tilata, he eivät osaa tarjota tilaajan toivomaa pakettia. Tilaaja saa vastauksia, joita on vaikea verrata ja laajuus voi vaihdella hyvinkin paljon.

Entä jos jokainen toimittaja olisi ehkä voinut tarjota oikeanlaisen ratkaisun, kun vaatimuksia ei tarvitsisi arvailla? Silloin paras voittaisi eikä vain se, jolla oli paras arvaus.

ps. Emme osallistu tuohon kilpailutukseen. Tarjouspyynnön tekijä oli rajannut hankintansa koskemaan vain tiettyä ohjelmistoa ja sen versiopäivitystä eikä voi siksi ottaa vastaan tarjousta meiltä. Harmi. Yksi parhaista pois koko vertailusta.