On oikeasti aika karua, jos vaikkapa asiakkuudenhallinta-järjestelmässä, myynnin työkalussa tai ERP:n taulukko-näkymässä on vastassa 20 otsikkoa, joissa kaikissa lukee "Soita ensi viikolla", "Tee nämä" tai "Hoida tämä". Sitten niiden alta löytyy paljon erilaisia tietoja liittyen moneen eri asiaan. Tämä on arkea vaikeuttava tiedonhallintamalli, joka kannattaa vaihtaa.

Tapa on tyypillistä myös sähköposteissa, jos on erehdytty pitämään sähköpostia omana "toiminnanohjauksen järjestelmänä" tai "CRM:nä". Henkilö lähettää pitkän sähköpostin, jossa on kymmenen eri asiaa eli "dumppaa".

Sitten vastaanottajat yrittävät sähköpostiviestin väleissä vastata ja kuitata asioita. Jossain kohtaa homma leviää käsiin, kun lähettäjä päättääkin vastata samaan viestiketjuun vielä täysin irrallisen asian. Viestinä tulee siis sisältö, jossa on jo kymmenen aiemmin yhteen viestiin "dumpattua" asiaa ja vielä upouusi 11. asia, joka on irrallinen viestin alkuperäisestä otsikosta. Kukaan ei pysy mukana tässä sähköpostien viestiketjussa kuin käyttämällä paljon aikaa viestin lukemiseen ja ymmärtämiseen. Jos silloinkaan.

Ei tiedetä, tuliko tehtyä, kuka hoiti, kenellä vastuu, jne.

Pahimmillaan viestiketjuun vedetään mukaan uusia ihmisiä ja kimpassa roikkuu myös sellaisia ihmisiä, joita keskustelut eivät ole enää viiteen viestiin koskeneet yhtään. Suurin osa osallistujista tietää sen, mutta näidenkin henkilöiden on pakko lukea koko viesti. Ei voi tietää ennen kuin on lukenut.

Vähän niin kuin lotossa. Vain lottoamalla voi voittaa, mutta todellisuudessa suurin osa vain osallistuu saamatta voittoa koskaan. Dumppaus on yleisesti hyväksytty, mutta kovaan ääneen vaiettu työpaikkojen tiedonhallinnan tapa, joka on kaukana työkaveriystävällisyydestä.

Lopeta dumppaus. Modernisoi tiedonhallinnan tavat ja toiminnanohjausjärjestelmä, asiakkuudenhallinta-ohjelma sekä myynnin työkalut. Oletan, että taloushallinto on jo sähköistetty.