Tehokkaasti toimiva yritys ei hukkaa olemassa olevia resurssejaan turhaan. Kenenkään oman työpaikan ihmisistä ei tarvitse enää copypastettaa leikkaa liimaa -toiminnolla samaa tietoa moneen paikkaan, kun digitalisaatio on onnistuneesti tullut osaksi yrityksen johtamisjärjestelmää ja systeemiä, jota työssä tarvitaan.

Digitalisoimalla yrityksensä toiminnanohjauksen yritys pystyy vapauttamaan työntekijänsä ja johdon monimutkaisista taulukko-ohjelmien tiedostonäkymistä, jotka ahdistavat varmasti niitä henkilöitä,

• joiden työaikaa ei ole käytetty taulukossa näkyvien värikoodien keksimiseen
• tai jotka eivät joka päivä tarvitse taulukkoa
• eivätkä siksi voi helposti ymmärtää taulukkoon kertyneitä lyhenteitä
• tai tajua kysymättä miten eri taulukossa olevan sivun alueet liittyvät toisiinsa vai liittyvätkö ollenkaan.

Jos henkilö ei tunne ajatusta taustalla, missä järjestyksessä tietoja pitäisi syöttää taulukkoon, hän saattaa tehdä vääriä johtopäätöksiä ja täyttää tietoja eri tavalla kuin taulukon tekijä oli taulukkolaskentaohjelmassa ajatellut. Siitä ei seuraa yleensä kuin ongelmia. Nämä ongelmat välttää käyttämällä ohjelmaa, jossa on visuaalinen käyttöliittymä, valmiit tietomallit ja käyttötarkoitukseen soveltuvat näkymät.

Taulukko-ohjelmien tiedostot ovat monessa työpaikassa ajan saatossa "kehittyneet". Yleensä se tarkoittaa, että pakon sanelemana taulukkotiedosto oli ehkä jo paisunut niin visuaalisesti kuin makroiltaan sellaiseksi kokonaisuudeksi, että enää harva ymmärtää, miten tiedosto oikeasti toimii. Digitalisaatioon investoiva yritys ymmärtää, että tällainen tilanne on kestämätön, ja kasvu varmistetaan vain sillä, että työpaikalla on toimivat työkalut käytössä. Tietyssä vaiheessa yrityksen liiketoimintaa taulukkotiedosto ei vain enää riitä.

On erinomainen ajankohta digitalisoida taulukkotiedostot osaavan ohjelmistoyrityksen kanssa helpommiksi työkaluiksi, jos huomaa yllä mainittuja asioita toiminnan hidasteita työpaikallaan.Yrityksen toiminnan johtaminen helpottuu, kun yrityksessä alkaa olla aina vain vähemmän erilaisia taulukkolaskentaohjelmalla tehtyjä tiedostoja joka lähtöön.

Datasta tietoa

Digitalisaation onnistuttua tieto ei ole irrallisissa tiedostoissa tallessa, vaan rakenteisena datana niin, että datasta voidaan esittää tietoa useissa eri näkymissä siltä osin kuin tarpeen ja automaattisesti myös yhdisteltynä. Idea on siinä, että ihminen näkee ne tiedot, mitä tarvitsee ja usein käytetyt raportit ovat valmiiksi visualisoituja datan pohjalta. Järjestelmässä on näkymät jo valmiina, koska käyttökokemusta on osattu ennakoida.

Excel- ja CSV-tiedostojen merkitys muuttuu digitalisaation jälkeen yrityksessä niin, että näitä tiedostoja otetaan tietokannan tiedoista talteen vasta jälkikäteen, jos silloinkaan, koska hyvien käyttöliittymien ja visuaalisuuden ansiosta henkilö ei kaipaa enää dataa ulos järjestelmästä johonkin erilliseen tiedostoon talteen.

Tietokanta edellä

Ennen digitalisaatiota yrityksessä saattoi olla niin, että aina tehtiin ensin Excel- tai CSV-tiedosto ja sillä kerättiin sekä käsiteltiin tiedot. Digitalisaation jälkeen yritykselle voi jäädä vielä muutamia siirtotiedostoksi kutsuttuja Exceleitä tai CSV-tiedostoja, koska yrityksen on ehkä pakko vielä käyttää joitakin niin vanhoja ydinjärjestelmiä,

• ettei niihin onnistu dynaaminen rajapinta-liittymä (integrointi)
• tai integrointi olisi kyseisen järjestelmän valmistajan tai ylläpitäjän vuoksi niin kallista, ettei siihen haluta käyttää rahaa ja siksi on jatkettava manuaalisesti siirrettävällä datalla, jota siirretään siirtotiedostona järjestelmästä toiseen
• tai koska kukaan ei vain tule ajatelleeksi, että kannattaisi budjetoida integraatioon, jotta kenenkään ei tarvitse enää manuaalisesti siirtää dataa, jos järjestelmät voisivat keskustella keskenäänkin.

Tiedon arvo

Mitä pidempään toimintaa yritetään johtaa taulukkolaskentaohjelman tiedostoilla, paperilapuilla, henkilökohtaisilla kalentereilla, sähköpostissa, irrallisissa keskusteluvirroissa, sen irrallisempana tieto on tallessa. Se, mikä on hetkellisesti helppo pyöräyttää ulos muille, ei olekaan enää helppoa löytää koskaan uudelleen. Älä anna tärkeästä tiedosta tulla kertakäyttötavaraa, kun se on arvokasta pysyvään käyttöön toiminnanjohtamisessa. Yllättävän moni työpaikka on unohtanut hiljaisen tiedon arvon. Sillähän yritys välttää hukkaa ja saa käytettyä olemassa olevat resurssit tehokkaasti. Digitalisaatiossa arvokkaalle tiedolle luodaan rakenne ja prosessi. Tiedon ei anneta pirstaloitua muun tiedon sekaan valtavirtoihin ja pikkupuroihin, vaan sille on olemassa käyttötarkoitus myöhemminkin ja tieto jalostuu sen sijaan, että katoaa.

Kokonaiskuvan näkemisestä tulee helpompaa, kun digitalisaation ansiosta tieto ei ole enää irrallisissa tiedostoissa kansioissa tai ilman kansioita "metatiedoilla" hallittuna, mutta vailla prosesseja ja rakennetta, josta ymmärtäisi, mihin tieto oikeasti liittyy työn ja liiketoiminnan kannalta.

Painopiste työssä muuttuu

Jos ennen digitalisaatiota jonkun olisi pitänyt ensin koota tiedot, pivotoida, yhdistellä tiedostoja jne., niin digitalisaation onnistuttua voikin keskittyä päivittäisiin töihinsä ja hypätä tuon kollaus- ja koontivaiheen yli kokonaan. Sen sijaan ajan saa käyttää tiedon analysointiin, tulkintaan ja päätöksentekoon sekä muutoksiin, joita tiedon kokonaiskuvan vuoksi huomataan nyt tehdä.

Voikin jättää manuaalisia rutiineja koneelle niin vapautuu aikaa tärkeämmälle, vaikuttavammalle työlle. Tämä näkyy tehtävänkuvien muutoksissa. Ihmiset tarvitsevat tukea, että jokainen ymmärtää, missä oman työn uusi arvo on.

Ilman kunnollista digitaalista ratkaisua on iso riski, että

• tekijä yrityksessä ei tiedä, mitä tiedostoa pitäisi käyttää missäkin työssä
• tietoa jää kirjaamatta
• tieto tallennetaan puutteellisin tiedoin
• väärässä muodossa
• ehkä vielä väärään paikkaan.

Kun digitalisaatio on tehty oikein, jää koko ajan talteen lokitietoa, josta voidaan myös oppia asioita. Tiedetään, milloin jokin tieto muuttui, milloin työ eteni, milloin työ valmistui, kuka osallistui, mihin aikaan, miten paljon meni aikaa ja näistäkin tiedoista on mahdollista oppia paljon omasta liiketoiminnasta, kun vain ymmärtää pysähtyä asian äärelle ja alkaa ihmetellä toistuvia kuvioita ja niiden seurauksia.

Automatisoitu seuranta työpaikoilla

Seuranta mahdollistaa puuttumisen ajoissa, kun ilman seurantaa joutuu reagoimaan jälkikäteen, jolloin kustannukset ovat jo isommat, mikäli seuraus tai tulos olisi yrityksen näkökulmasta kielteinen. Automatisoitu seuranta ei tässä tarkoita videokuvaa tuotannon tiloista, vaan sitä, että etätöistäkin tiedetään digitalisaation onnistuessa, mitä työntekijä tekee, milloin ja miksi ja mikä oli tulos. Ei vain raportoida työaikaa jälkikäteen, vaan tehdään näkyväksi, mitä aiotaan seuraavaksi tehdä ja mitä on meneillään ja mitä oikeasti tuli työn tuloksena.

Se, että tiedostoja yritetään hallita vain metatiedoilla, ei pidemmän päälle auta yhtään, jos metatiedoilla tarkoitetaan avainsanoitusta ja erilaisia kategorioita. Voi tuntua uudelta luopua kansioinnista, mutta entä jos sittenkin useimmissa työpaikoissa tehokkuus ja tuottavuus saadaan nousuun mahdollisimman valmiilla poluilla ja vakioiduilla malleilla, joita noudattamalla työntekijän on jo lähes mahdoton epäonnistua, koska virheiden mahdollisuuksia on karsittu esimerkiksi pakollisilla kentillä ja sujuvasti toisiinsa liittyvillä prosesseilla.

Ennen onnistunutta digitalisaatiota yrityksessä oli ehkä jo jouduttu tallentamaan samaa tietoa moneen kertaan, koska yhdenlainen siirtotiedosto ei käykään johonkin toiseen tarkoitukseen tai koska kukaan ei oikein tiennyt, mikä on uusin versio, niin jokainen teki sitten omansa. Lopulta tietokone tai pilvi on täynnä kansioita ja niissä on erinäisiä tiedostoja eri tavalla nimettynä eikä mitään historiatietoa ole aikaa analysoida, vaikka sitä olisi kertynytkin. Se on sähköistä tiedonhallintaa, mutta ei onnistunutta digitalisaatiota, joka auttaa yrityksen liiketoiminnan johtamisessa ja saamaan enemmän aikaan olemassa olevilla resursseilla.

-----

Tutustu MyGemilo -ohjelmistoperheen tuotteisiin Gemilo Storessa:
Gemilo Asiantuntijayrityksen ERP
Gemilo CRM
Gemilo HR-järjestelmä
Gemilo Tunnit

Toiminnanohjausjärjestelmä puutarha-alan yrityksille:
Gemilo Puutarhan ERP