Gemilo Oy tuo pienten ja keskisuurten yritysten toiminnanohjaukseen uusia tuulia. MyGemilo.comin Asiantuntijayrityksen ERP on markkinointi-, markkinointiviestintä- ja mainostoimistojen toiminnanohjaukseen suunniteltu järjestelmä, joka sisältää yrittäjien ja työntekijöiden töitä helpottavaa automatiikkaa. Asiantuntijayrityksille Suomessa kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä sisältää useita arkea helpottavia työkaluja, jotka toimivat saumattomasti yhteen. Ohjelmiston design on visuaalinen.

Palvelu soveltuu myös muille asiantuntijayrityksille, jotka haluavat CRM:n ja ERP:n samassa ohjelmistossa. Valmistavalle teollisuudelle Gemilolla on eri tuote toiminnanohjaukseen, koska ERP:ltä vaaditaan yleensä silloin myös varastonhallintaa keräilylistoilla, tuotereseptiikkaa ja erilaisia tuotantolinjoja kuin markkinoinnissa ja yritysten B2B-konsultoinnissa on tarpeen.

Keinoja helpottaa laskutusta

Laskutusprosessissa on paljon työtä, joka on automatisoitavissa. Mitä pienempää "silppua" yritys laskuttaa, sitä suoraviivaisempaa laskutuksen pitää olla, jotta kate ei katoa laskuttajan laskutustyöhön. Vaikka myytäisiin vain kuukausiveloitteisia palveluja kiinteällä hinnalla ja urakkaa tai projektitoimituksia, on työtunnit tiedettävä, että voi arvioida työn kannattavuutta ja oppia hinnoittelemaan työnsä oikein.

Laskutuksen modernisointi kannattaa, kun haluat vaikuttaa myönteisesti yrityksen kassavirtaan. Gemilon Asiantuntijayrityksen ERP -toiminnanohjausjärjestelmässä laskutus sujuu. Voit aloittaa ERP:n käytön vaikka heti.

Työtuntien laskutus -työkalusta laskuttaja tietää, mitä on laskuttamatta, mitä laskutettu ja mitä ei ehkä päästy laskuttamaan ollenkaan. Laskutusta on helpompi hoitaa, koska manuaalista työtä on vähemmän automaation ansiosta.

ERP + CRM Procountor-rajapinnalla

Procountor-asiakas pystyy yhdistämään toiminnanohjausjärjestelmän Procountoriin itse jo nyt nappia painamalla! Jos minä osaan tehdä tämän, niin sinäkin. Mikäli käytössänne on jokin muu kirjanpito- ja laskutusohjelmisto, ota yhteyttä Gemiloon, niin toimitamme liittymän.

Tunnista, mihin työaika menee ja paljonko siitä on laskutettavaa

Ohjelman tuntikirjanpitoa kannattaa käyttää myös muiden kuin laskutettavien työtuntien raportointiin. Yrityksessä voi olla esim. tutkimus- ja kehittämismenoja ja projekteja, joiden rahoittaja edellyttää tuntiraportteja, myös näiden työtunnit on hyvä kerätä työtuntien raportointi-työkalulla talteen. Yrityksen omistajaa ja johtoa saattaa lisäksi kiinnostaa liiketoiminnan yleiset tunnit, kuten henkilöstöhallinto, myynti, markkinointi ja viestintä, asiakaspalvelu. Minkä verran näihin on käytetty aikaa? Näet sen ERP:n työtunneista.

Olemme kuunnelleet tarkalla korvalla asiakaskokemuksia. Siksi työntekijänne näkee palveluun kirjautuessaan ensimmäisenä, mitä hän on viimeksi tehnyt ja työntekijä voi jatkaa aiemmasta työstä nappia painamalla työaikakirjausta. Helpottaa, kun ei tarvitse käsin kirjoittaa niin paljon asioita, jotka järjestelmä tietää jo ennestään ja voi täyttää työntekjiän, yrittäjän puolesta. Missä tahansa näkymässä voi tarkastaa omat tunnit.

Gemilon Työtuntien laskutus -työkalu kellottaa työaikaa minuutilleen. Kellon saa päälle ja pois nappia painamalla. Työajan kellotus tai kellottaminen työaika-kellolla (engl. Timer) toimii myös mobiilissa. Jos etsitte vain tuntikirjanpitoa, Työtunnit-työkalua myydään myös erikseen Työtuntien laskutus -työkalulla tai ilman.

Kokonaiskuva yrityksen projekteista

Asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmä näyttää projektisalkussa kokonaiskuvan. On hyvä tietää, mitä projekteja omassa yrityksessä on menossa, tulossa, mennyt ja kenen kanssa. Pelkkä projektien määrä tai ajankohta ei kerro kuitenkaan kaikkea. Siksi Gemilo Oy:n kehittämässä Asiantuntijayrityksen ERP -ratkaisussa on myös erittäin helppo tapa ilmoittaa johdolle, eteneekö projekti sovitusti vai onko tunnistettu riskejä tai hidasteita, joista toimitusjohtajan ja omistajien on syytä tietää.

MyGemilon toimintamalli on ns. kevennetty ERP, jossa ei varata työaikoja (resurssienhallinta), vaan jaetaan työt ja jokainen vastaa itse, että saa omat työnsä määräaikaan mennessä valmiiksi projektissa. Toimintamalli mahdollistaa myös työnteon, jossa työtä ei ennakkoon jaeta kenellekään.

Töiden aikataulutus ja vastuu projektissa kuntoon

Projektityökalun avulla projektista on kaikki tarvittava tieto yhdessä paikassa projektin tekijöille. Tiedetään projektin aikataulu, tehtävät, tekijät ja voidaan jakaa työssä tarvittavat dokumentit. Nähdään, mitä projektin töistä on aloittamatta, meneillään, valmiina.

Toki hektisessä markkinointimaailmassa osa töistä voi tulla ja mennä tuotannon läpi niin nopeasti, ettei niitä voinut ennakkoon aikatauluttaa. Asiakas soittaa tai laittaa sähköpostia, työ tehdään heti ja mieluusti myös laskutetaan samantien.

Isommassa kaupassa sovitaan joukko töitä, jotka on tehtävä. Siksi Asiantuntijayrityksen ERP:ssä on yksittäisen projektin tehtävät eli tehtävänhallintajärjestelmä projektinhallintajärjestelmän lisäksi. Projektissa aikataulutetaan yksittäiset työt lisäämällä tehtävät ja tehtävällä määräaika, jotta projekti saadaan ajallaan valmiiksi ja toimitus vastaa, mitä luvattiin. Tehtävän tarkastuslistan avulla yksittäinen työ voidaan tarvittaessa jakaa vielä osiin ja aikatauluttaa nämä eri osuudet vaikka eri ihmisillekin liittyen samaan kokonaisuuteen, jota yhdessä tehdään. Joskus voi olla tarpeen jakaa liitteitä tehtävän tasolla, sekin on ok ja onnistuu.

Tuottavuutta ennaltaehkäisemällä hukkatyötä

Etenkin etätyössä kunnollinen työympäristö on rahanarvoinen sijoitus! ERP:n avulla pystyy ennaltaehkäisemään tuplatyön riskejä, koska ihmiset näkevät helpommin, onko asiakkaalle jo lähdetty tekemään työtä.

Tuplatyössä kaksi ihmistä alkaa tehdä samalle asiakkaalle samassa projektissa samaa asiaa ja pahimmillaan voisi käydä niin, että kollegat lähettävät kumpikin oman versionsa asiakkaalle työstä. Asiakas saisi katsottavakseen kaksi eri versiota, vaikka maksaa vain yhden version vedokset.

ERP ja CRM samassa paketissa

Gemilon ohjelmistossa asiakkuudenhallinta (engl. CRM customer relationship management) on omaa luokkaansa. CRM ei tarkoita meille vain yhteyshenkilön yhteystietoja ja postituslistoja, vaan järjestelmä luo kokonaiskuvan asiakasorganisaatiosta sekä organisaation yhteyshenkilöistä ja auttaa hyödyntämään sähköistä käyntikorttia kaikissa niissä asiayhteyksissä, joissa kontaktin tiedot ovat tarpeen.

ERP:ssä ja CRM:ssä seurataan asiakasviestintää ja toimittajaviestintää eli yhteydenpitoa. Voi toki vaatia ajattelutavan muutosta kertoa enemmän, mutta on kaikien etu, että tiedetään, mitä on sovittu puhelimessa, hoidettu sähköpostin kautta tai tapaamisissa. Tämä on osa työnantajan riskienhallintaa.

Järjestelmä auttaa muistamaan ja kokonaiskuva asiakkuudesta tukee lisämyyntiä, siksi systeemi kannattaa. Ilman myyjältä tarvittavia tietoja myynnistä, tuotannolta asiakkuudesta ja alihankkijasta, toisen henkilön voi olla vaikea tai jopa mahdoton jatkaa työtä, jonka joku muu aloitti. Sujuva yhteinen työ on työntekijänkin etu ja näkyy työtyytyväisyydessä.

Kun työyhteisössä on yhteinen ymmärrys ja luottamusta, toiminnanohjausjärjestelmä saadaan otettua käyttöön onnistuneesti. Pelkkä ohjelmisto ei riitä ratkaisemaan kaikkea yrityksessä, vaikka olisi miten erinomainen ERP ja CRM samassa ohjelmistossa tahansa.

Parempia tarjouksia, tarjoukset asiakkaille nopeammin

Koska tarjousten laadinta voi olla aikaa vievää hommaa, yhdistimme Gemilossa Asiantuntijayrityksen ERP -ohjelmistoon myynnin työkalujen lisäksi myös erillisen tarjous-työkalun. Tarjous-työkalussa laaditaan tarjoukset ja se sisältää tarjousten mallit.

Tarjous-työkalu osaa yhdistää olemassa olevat PDF-tiedostonne osaksi tarjousta niin, että esim. tuotekorttien, palvelukuvausten, ansioluetteloiden ja hinnastojen yhdistäminen tarjoukseen on mahdollisimman kätevää.

Työnantaja varmistaa tarjous-työkalulla, että yrityksen tarjoukset ovat visuaalisesti yhdenmukaisia myyjästä riippumatta.

Myynnin johtaminen onnistuu aiempaa helpommin, kun tietää että tarjous-dokumentit sisältävät ajantasaiset tiedot. Tarjoustyökalun malleissa on jokaiselle myyjälle heti saataville kaikki yrityksen markkinoinnin ja myynnin materiaalit, joita tarjouksissa kuuluu käyttää.

Mallien avulla vastaavan tarjouksen tekeminen onnistuu ensi kerralla helpommin. Mallien avulla tarjoukset paranevat, kun tarjous-sisältö paranee. Uusi tarjous tai tarjouksen kohta on mallien kautta käytettävissä seuraaviin tarjouksiin kaikille myyjillenne, jotka tarjouksia kirjoittavat. Näin koko myyntitiimi hyötyy, kun kaikilta ei mene aikaa samojen asioiden paranteluun tarjouksissa.

Tarjous-työkalua myydään myös erikseen. Se on yhdistettävissä useimpiin markkinoilla tarjolla oleviin toiminnanohjausjärjestelmiin ja CRM-ohjelmistoihin.

Myynnin seuranta ja myyntiennuste, kun niitä tarvitsee

CRM sisältää kaupat ja yksittäiseen kauppaan voi liittyä yksi tai useampi tarjous. Näin on helpompi hoitaa pitkäänkin kestävää kaupankäyntiä, kun asiakas saattaa pyytää ensin yhden tarjouksen ja sitten toisen.

CRM:stä näkee, paljonko kauppoja on meneillään. On iso etu saada kaupat laskutukseen ja tuotannolle tarjouksesta avattua toimitusprojekti. Mikäli kassavirta mietityttää, kyllä sekin helpottaa elämää, että voi ennakoida tulevaa, kun näkee, onko tulossa kauppoja eikä vain peruutuspeilistä, paljonko oli laskutettu niin kuin pelkän laskutusohjelmiston kanssa kävisi.

CRM on myyjän muistin tuki, jonka ansiosta myyjä hoitaa useampaa kauppaa yhtä aikaa. Myyjä aikatauluttaa kauppaan esim puhelun, jos asiakas kertoo odottavansa soittoa parin viikon päästä ja lisää tapahtuman kalenteriin, jos saatiin jo sovittua tapaaminen. Näin muistetaan hoitaa myynti ajallaan.

Myyntiraportti on automatisoitu. Datan keräämiseen ei tarvitse käyttää yrittäjän omaa aikaa tai palkata assistenttia, koska tiedot myynnistä ovat saatavilla reaaliaikaisesti järjestelmästä silloin, kun johtaja niitä tarvitsee. Jos toimitusjohtaja tai myyntijohtaja haluaa nähdä, onko myynnissä pidetty viime aikoina yhteyttä minne ja miksi, kaikki tämä on valmiiksi koottuna jo myynnin aikatauluun, josta saa edettyä syvemmälle yksityiskohtiin (esim myyntitapaamisen memo tapahtumassa, muut asiat saman asiakkaan kanssa).

Työntekijöiden ohjeistus ja intra

Gemilon toimittamaan pilvipalveluun kuuluu lisäetuna Me-työtila, jossa työnantaja jakaa lakisääteiset ohjeet työntekijöille ja voi uutisoida yrityksen asioista henkilökunnalle. Tämä on monelle pienelle ja keskisuurelle yritykselle täysin riittävä sisäiseen viestintään "intraksi".

Me-työtilaa voi ostaa myös erikseen, jos ei tarvitse CRM:n ja ERP:n yhdistelmää laajempana pakettina.

Työsuhteet ja lomista sopiminen

Pistimme samaan ohjelmistoon myös HR-työkalun, jossa lomat ja poissaolot saa sovittua työntekijöiden kanssa dokumentoidusti. Jos palkanlaskenta on ulkoistettu kirjanpitotoimistolle, kutsu palkanlaskija mukaan ja hän pystyy työkalussa kuittamaan, kun lomat ja poissaolot on huomioitu palkkalaskelmaan. Yksi pieni työkalu, mutta kätevä apuväline, jonka ansiosta Excelien ja sähköpostien kanssa ei tarvitse rummutella enää tätäkään asiaa.

Työntekijöiden työsuhdeprojektit löytää samasta paikasta. Ne ovat esim. kehityskeskusteluja varten ja yhteinen paikka, jossa työntekijän kanssa sovitaan kirjallisesti asioista. Jokainen työntekijä näkee vain oman työsuhde-projektinsa tiedot, tehtävät ja dokumentit. Työnantajalle on työsuhteista taulukko ja haku. Tauluko järjestyy automaattisesti näyttäen vain kulloinkin meneillään olevat työsuhteet.

Tässä blogijutussa on kerrottu MyGemilo.com-tuoteperheen Asiantuntijayrityksen ERP -tuotteesta. Tuotteen ominaisuudet voivat vaihdella tässä kerrotusta. Tuote on aktiivisessa kehityksessä. Tarkasta tuotteen ominaisuudet ohjelmistosta, tuotteen tuotekortista ja kysy tarvittaessa lisätiedot myyjältä.