Korona aiheutti markkinahäiriön, jonka vuoksi monessa yrityksessä tuli tavallista tiukempi talouskuri. Jos yrityksellä menee heikosti, on pakko tietää, paljonko kassassa on rahaa ja paljonko kassaan on tulossa rahaa, jotta kuluja osataan tasapainottaa ajoissa. Jos yrityksellä menee jo hyvin tai todella hyvin, kassavirtaa ei seurata enää hengissä pysymiseksi, vaan siksi, että nähdään, miten voidaan tehdä enemmän rahaa.

Perustajaosakas Ari Holm Strategic Accounting Finland Oy:stä vinkkasi muutamia asioita, joilla kassavirran kehittäjä saa aikaan myönteisiä muutoksia.

Yksinkertaisin sääntö on, että tekemällä asioita fiksummin saadaan enemmän aikaiseksi samalla rahalla! Pysytään paremmin budjeteissa.

Huolehditte, että laskutus toimii!

Yrittäjä, seuraa ainakin näitä laskutuksessa, kun haluat parantaa yrityksen kassavirtaa:

• Laskujen viivästyminen
• Laskuhävikki
• Myyntisaatavien viivästyminen

Toimivassa yritystoiminnassa pitää osata analysoida, mistä kassavirta syntyy ja mikä sitä pienentää tai pitää samana tai millä kassavirtaa voi entisestään kasvattaa.

- Kysy ääneen, miksi on laskutusviivettä? Holm muistutti.

Tiedät, ketkä laskutusta tekevät ja kenen työnä on tuottaa laskutukseen tarvittavat tiedot.

- Matti, Esko ja Asko. Kysytään. Numerot syntyvät jostain teoista. Asioita tehdään jostain syystä jollain tavalla. Pitää päästä näihin syihin kiinni.

Pätee muuten mihin tahansa yritystoiminnan kehittämiseen. Kehittipä myyntiä, toiminnanohjausta, varastoinnin tavarakiertoa, tuotannon tuottavuutta ja laatua, asiakaspalvelua, markkinointia ja viestintää, hankintoja. Tunnista Matit, Eskot, Askot. Teijat ja Karenit. Tunnista teot ja tavat. Syyt.

Ari Holm antaa käytännön esimerkin kassavirrasta ja niiistä pienistä teoista, joilla on merkitystä lopputulokselle.

- Miten usein laskutat? Asiakas vastaa: Kerran viikossa perjantaisin teen kirjaukset. Tähän voi vaikuttaa: Mitä jos tekisit ne joka päivä?

Muutatte heikkoja käytäntöjä tunnistamalla ne ensin.

SAF:n perustajan Ari Holmin kanssa oli kiva jutella. Inspiroi! Holm listasi useita asioita, miksi kassavirtaa on syytä analysoida ja kehittää.

Pyydän itsekin Gemilon asiakkaita miettimään samoja kysymyksiä. Tosin Gemilo ei analysoi kassavirtaa niin kuin SAF, vaan uudistamme ja kehitämme tekemisen malleja digitalisoimalla sen, mitä pystyy. Ja paljon pystyy, esim. myynnissä ja yritysten hallinnollisissa rutiineissa.

Yrityksen omistaja, yritysjohtaja ja yrittäjä, kysy nämä kysymykset:

• Mikä on meidän hyöty, jonka haluamme saada aikaan?
• Mihin voidaan vaikuttaa?
• Mihin vaikutetaan: halutaan tai ei?

Tavoite on toimia järkevämmin.

- Käytännön arjessa työt tehtynä pikkaisen paremmin, niin siinä se on ja kaikilla keskimäärin kivempaa, Ari Holm pohti.

Pidä siis kirkkaana liiketoiminnan ydin. Muistathan vielä syyn, miksi osakeyhtiö on olemassa ja miten yritys pärjää, oli koronaa tai ei.

- Fyrkkaa on vaan pakko tehdä, Holm sanoo ja kuulostaa huvittuneelta, mutta ei oikeasti vitsaile.

Ääneen sanottuna mokat.

Sairaanhoidossa ymmärretään, että ensin pitää ottaa magneettikuvat, röngtenit, analysoida verinäytteitä. Lääkäri kyselee, hoitajat keräävät taustatietoja. Kierroksia tehdään niin monta kuin on tarpeen diagnoosin varmistumiseksi. Hoitotoimenpiteistä päätetään vasta, kun tunnistetaan sairaus.

Liiketoiminnan kehittämisessä kannattaa ottaa sama asenne. Kun ymmärretään sisäinen prosessi ja tekojen vaikutus rahaan, vasta sitten voidaan tietää, mitä tekemällä saavutetaan enemmän.

- Tarvitaan uskallusta tunnustaa juttuja, mitä on aikanaan tullut tehtyä, Holm kehotti.

Häpeä, ahdistus ja syyllisyyden tunteet ovat turhia. Niiden yli on päästävä nanosekunnissa. Tärkeintä, että yrittäjä itse tai isommassa yrityksessä omistajat ja liikkeenjohto huomaavat, että on oireita ja alkavat selvittää, mistä on parannuttava.

- On toimittu sen aikaisen parhaan taitamuksen varassa! Jos näyttää tänään hassulta, niin ei kannata murehtia kaatuneesta maitolasista, Holm rohkaisi.

Hallittavaltakin näyttänyt kokonaisuus voi olla joskus kannattamatonta. Kaikki mittarit vihreällä, paitsi kassavirta ja tulos? Täysin mahdollista. Holm kertoo epäonnistuneesta kampanjasta, jossa markkinointiosasto innostui kovasti kampanjoimaan jakkaroita. Varastossa varmistettiin, että jakkaroita riittää. Myynnissä saatiin myytyä enemmän kuin ennen.

Kaikki onnistuivat? Ruksi seinään.

- Ennen myytiin 100 jakkaraa ja nyt myytiin 150 jakkaraa. Jos on varastossa vielä 500 jakkaraa, niin oliko oikeasti fiksua myyntiä?

Uskallatte valita asiakkaat.

Tehokaampi ja fiksumpi myynti tai kannattavampi asiakaspalvelu, auttavatko kassavirtaan? Joskus on aika jättää osa asiakkaista Holmin sanoin "aktiivisen palvelun ulkopuolelle".

On todellakin yrittäjän ja yritysjohdon tärkeitä strategisia valintoja, kenelle myydään. Esimerkiksi SAF keskittyy suuryrityksiin. Gemilo pk-yrityksiin ja yrittäjiin. Kotimaisia hauskoja koruja valmistava Crazy Granny kuluttajiin. Myynnissä hyvä CRM on avuksi ja nopea keino vaikuttaa kassavirtaan (laskuhävikin estäminen, osumaprosentti, myyntiennuste, asiakaskokemus).

Yrityksessä kannattaa päättää, minne ei myydä ainakaan.

Kassavirta-analyysissa simuloidaan. Ennakoidaan ja lasketaan, mitä tapahtuisi kassavirralle eri toimenpiteillä.

- Jos tehdäänkin tuollaista kampanjaa, entä jos pienennetään katetta tuossa tai nostetaan liikevaihtoa tällä tai tehostetaan henkilöstön toimintaa, niin miltä sitten alkaisi näyttää? Holm pyytää miettimään.

Joukkue, joka pelaa samaa peliä.

Kun ihmiset toimivat mahdollisimman tehokkaasti, saadaan organisaatiossa nopeutettua koko toimintaprosessia.

- Toimitaan joukkueena asiakkaan hyväksi! Se, miten hyvin joukkuepeliä tehdään, näkyy kassavirtatuloksessa, Ari Holm SAF:sta kertoi.

Jos ei ole varma, oliko teko järkevä kassan ja tuloksen kannalta, niin kysy kysymyksiä, joiden vastaukset on muistettava kuunnelta huolellisesti. Vaikka vastaukset eivät olisi, mitä toivoi tai luuli saavansa.

Johda organisaatiosi - eli ihmiset - muuttamaan asioita yhdessä.

Yrityksen omistaja, yritysjohtaja ja yrittäjä, työntekijä, tiimi, vastuualueen vetäjä, liiketoiminta-yksikön johtaja - kysy nämä kysymykset:

• Söikö teko muuta myyntiä?
• Olisiko lasku voinut olla isompi, jos olisi tehty jotain toisin?
• Myytiinkö halvemmalla? Kannattiko?
• Annettiinko ilmaiseksi? Miksi?
• Jäikö jotain kassavirran kannalta olennaista tekemättä?

- On ymmärrettävä prosessit ja omien tekojen merkitys kokonaisuuteen! Holm mietti.

Anna kiitosta, kun tulosta kannattavasti.

Kun yritys saa aikaan ihmistensä avulla lisää tulosta, palkitaan henkilöstöä ja annetaan kiitos sinne, minne se kuuluu. Holm nimesi muutaman esimerkin, miten henkilöstöä voi palkita, kun kassavirta ja tulos kasvavat merkittävästi oman porukan ansiosta.

- Annetaan siivu henkilöstölle: rahaa, lomaa, uudet tietokoneet. Mikä vain teillä toimii hienosti.

- Ihminen kaipaa arvostusta. Sanotaan, että otettiin "Matin malli" käyttöön varastossa. Ihminen muistaa sen vielä eläkkeelläkin.

Ari Holm suosittelee miettimään kassavirtapohjaisia kannustimia.

- Kassavirtapohjainen kannuste auttaa henkilöitä tavoittelemaan organisaatiollekin tärkeitä asioita. Silloin on myös oma etu, että pärjätään.

Strategic Accounting Finland Oy (SAF) on Suomen johtavia kassavirtajohtamiseen keskittyneitä yrityksiä. Gemilo Oy on asiantuntija- ja ohjelmistoyritys, joka auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaasti. Gemilo toimittaa päätelaiteriippumattomia ohjelmistoja kovaan yrityskäyttöön yrityksille, joilla ei ole aikaa tai rahaa hukattavaksi.