Tomi Terentjeff // Onko yrityksessäsi aitoa vuorovaikutuksen kulttuuria? Herättääkö johto keskustelua ja kannustetaanko työntekijöitä jakamaan aktiivisesti tietoa muille tiimeille? Onko yrityksellä osallistumiseen ja vuorovaikutukseen toimintatapoja ja -työkaluja? Siinä muutama kysymys, jonka usein esitämme asiakkaillemme kun teemme heille nykytila-arviota. Valitettavan usein on kaikkiin vastaus "Ei".

Ongelma ei ole niinkään, etteikö sopivia työkaluja ole tarjolla, vaan se, että organisaation johdossa ei ymmärretä millaisia mahdollisuuksia aito vuorovaikutus voi luoda yrityksen sisällä tai millaisia piileviä ongelmia se mahdollisesti voisi korjata. Ensin on muututtava toimintakulttuurin, työkalut tulevat sen jälkeen.

Yrityksessä saattaa olla paljon piiloprosesseja, joista tietämys on ja pysyy tietyillä henkilöillä. On sitten kysymys siitä, miten tulee toimia tietyssä tilanteessa tai siitä, miten löytää sopiva ihminen organisaation sisältä, puuttuu väline tuon tiedon keräämiseen ja jakamiseen. Työntekijät tekevät vuoronperään samoja asioita, tai samoja virheitä, valitettavankin usein. Eikö olisi hienoa, että me muutkin oppisimme toistemme virheistä?

Vuorovaikutteinen, nopea  ja oppiva organisaatio, onko se yrityksen strategiassa 2012 vai 2020? On tärkeää, että toimintatapoja lähdetään muuttamaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Jos olet ensimmäistä kertaa hyppäämässä rattiin, saatuasi vasta ajokortin, on luultavasti parempi harjoitella hetki ennen urheiluautoihin siirtymistä. On turvallisempaa harjoitella työtapoja ensin pilotoiden ja vasta sitten laajentaen teknistä ympäristöä uusilla ominaisuuksilla. Liian monimutkaiset ja -puoliset ratkaisut ja työkalut karkottavat käyttäjänsä. Vaihe kerrallaan, määrätietoisesti, uudet tavat ja työkalut tulevat hiljotellen tutuiksi.

Yritys, jonka tärkein viestintäkanava on sähköposti, ei muutu yhdessä yössä vuorovaikutteiseksi ja oppivaksi organisaatioksi. Pelkkä teknologia ei siihen pysty. Muutos lähtee yksittäisistä tiimeistä, jotka ovat jo saattaneet omin avuin rakentaa jonkinlaisen oman kanavan keskusteluille ja ajatuksen vaihdolle, ja joilla on tarve tehostaa omaa tiedon jakamista ja viestintää.

Mitä monimutkaisempi projekti, sitä tärkeämpää on tiedon jakaminen ja viestintä.

Vaikka sisäinen paine kehittää ja työskennellä uusilla tavoilla olisi kova, valitettavan usein muutosta ei ajeta ja hallita ylhäältäpäin.  Se kenen työtä uudet toimintatavat ja työkalut helpottavat, ei valitettavan usein saa riittävästi ääntään kuuluviin johdolle saakka. Johdolla taas on muuta päänvaivaa kuin miettiä viestintä- ja toimintatapoja, he eivät välttämättä edes käytä samoja työkaluja kuin muut työntekijät.

Miten saada muutosta aikaan? Lähde liikkeelle suunnitelmallisesti ja vaiheittain. Me esimerkiksi rakennamme asiakkaidemme kanssa roadmapin, joka ottaa kantaa siihen, millainen yrityksen nykytila on ja millaisia kehitystavoitteita sillä on seuraavien vuosien aikana. Se on ensimmäinen askel, jonka ottaminen vaatii jo uudenlaista ajattelua ja kykyä tunnustaa, että jotain pitäisi tehdä toisin.