Etätöissä voi mennä hyvin tai hyvin huonosti. Isoin ongelma on, jos kukaan ei oikein tiedä, millä tavalla menee. Paitsi mutu-tuntumalla eikä se ole hyvä johtamisjärjestelmä yritykselle. Ei ihme, että ylintä johtoa joskus huolestuttaa, voiko etätyön kulttuuria omassa organisaatiossa jatkaa.

Pari vuotta kestäneen pandemian vuoksi etätyöhön ei ole enää terveysviranomaisten suositusta tai jopa pakkoa. Ainakaan toistaiseksi. Niinpä viimeistään nyt kesälomien jälkeen yrityksen johdon on itse päätettävä työskentelykulttuuri ja sallitaanko työpaikalla etätyötä vai ei.

Anna ihmisen valita itse

On kiinni työtehtävistä ja ihmisestä, onnistuuko etätyö. Osa ihmisistä nauttii olla työpaikalla, joka ei ole koti. Töissä ovat työkaverit, ja erilainen kodista poikkeava työympäristö auttaa erottamaan työajan vapaa-ajasta. Työmatkakin voi olla tärkeä osa riittiä, jolla irtaudutaan työstä ja ajatukset saa suunnattua työn ulkopuolisiin asioihin.

Kun tekijä siirtyy työpöydän äärestä saman huoneen sohvalle aloittaakseen työstä vapaan ajan, sillä matkalla mielen tulisi toimia pikajuoksijaakin nopeammin. Työkytkin aivoissa on kytkettävissä pois päältä, mutta mieli päättää juosta ultramaratonia töiden parissa. Ihminen ymmärtää, että päivän työaika on ohi. Silti ympäristö näyttää yhä samalta ja ihminen saattaa vahingossa antaa ajatustensa jatkaa samaa rataa, jolla juoksi jo työajallaan.

Etätyöpäivän päättyessä fiksu ihminen lähtee ulos tai tarttuu sellaiseen toimeen tai harrastukseen, jossa töitä ei voi ajatella. Työnarkomaani palaa työpöydän ääreen. Loppupelissä työnantajalle kalleimmaksi käy työhön addiktoinut ihminen, koska se tietää työuupumusta, ehkä jopa totaalisen kovaa burnoutia, jolloin työhön ei päästä pitkään aikaan. Se on kallista. Kaikille.

Tee työstä läpinäkyvää ja seuraa tulokset

Se, onko etätyöpäivä tuottavaa työtä vai ei, näkyy henkilön tuloksista.

Työn tuloksellisuuden seurantaan on järjestelmiä aivan samalla tavalla kuin työajanseurantaankin. Jos työnantajaa pelottaa, oliko työntekijä yhtä tuottava etänä kuin työpaikalla työskennellessään, kannattaa suositella työnantajalle, että töissä otetaan käyttöön sellainen systeemi, jolla työnteko ja työ on läpinäkyvää koko organisaatiossa.

Esimerkiksi projektinhallintaohjelmistot, toiminnanohjausjärjestelmät ja tuotannonohjausjärjestelmät toimivat johtamisjärjestelmänä, joka systemaattisesti näyttää, mitä on saatu aikaan. Ne perustuvat työlistoihin, töiden delegointiin (työvastuut ja nimetyt työtehtävien tekijät), työaika-arvioihin, määräaikoihin ja tuntien raportointiin. Kyllä näistä järjestelmistä näkee, onko etätöissä tehty töitä vai ei.

Moderni ohjelma työntekoon, johtamiseen ja tulosten seurantaan auttaa tekemään työstä läpinäkyvää digitaalisin keinoin. Homma on käännetty tavallaan päälaelleen niin, että omaa työtä johdetaan näkyvästi ja raportoidaan edistymisestä osana oman työn johtamista sen sijaan, että tehtäisiin erikseen jokin raportti. Tällä säästetään niiden aikaa, jotka etsivät tietoa ja löytävät sen järjestelmästä kysymättä. Vähemmän keskeytyksiä, enemmän tehoa!

Kun on paremmin dokumentoituna, mitä tehtiin ja saatiin aikaan, saadaan myös organisaation hiljainen tieto jäämään talteen tavalla, joka ei ole mahdollista, jos kaikki on työntekijän omassa päässä.

Systemaattisesti tehty, helpommin vapaalla unohdettu

Asiantuntijatyössä omien aivojen kuormitusta kannattaa vähentää aina, jos mahdollista, koska kapasiteettia kyllä tarvitaan vielä moneen kertaan. Mielen keventäminen onnistuu kertomalla ja aikatauluttamalla järjestelmään talteen tärkeimmät asiat, jotta ne voi sen jälkeen unohtaa, koska systeemi tuo asiat eteen uudelleen, kun on oikea aika.

Etätöissä kannattaa ajatella, että työnantajan tarjoama systeemi on etätyöntekijän muisti. Kun kirjaa muistiin sinne asiat itselleen, näkee työnantaja samalla, miten työ edistyy, jos se mietityttää. Kollegankin työ saattaa saada apua työn läpinäkyvyydestä.

Hyvä yleissääntö töitä delegoiville on kertoa, mitä halutaan saada aikaan eli

• tulos, jota tavoitellaan
• määräaika eli mihin mennessä halutaan olevan valmista
• ja millaisella työresurssilla tulos pitäisi saada aikaan (työaika-arvio).

Työntekijä itse päättää, miten tulos saavutetaan. On työntekijän omaa ammattitaitoa jakaa isompi työ osiin ja aikatauluttaa itselleen tarkastuslista, josta muutkin näkevät ja voivat oppia, mitä kyseiseen työhöön kuuluu tehdä. Samalla tämä lista on työntekijälle iso apu. Joillekin muistilista on tarralappuja, paperin kulma, sähköposti tai sähköpostin kalenteri.

Me suosittelemme käyttämään projektinhallintaohjelmistoa tai jotain laajempaa toiminnanohjausjärjestelmää, koska tarralapuissa, sähköposteissa ja kalenterissa tuppaa olemaan se vika, että ne ovat yksityisiä.

Etätöissä ei tarvitse pelata oman muistin varassa, kun asiat löytyvät systeemistä. Silloin työt on helpompi myös unohtaa, kun siirtyy vapaalle.

Esim. univaikeuksista kärsivälle neuvotaan, että jos kovasti stressaa, kannattaisi kokeilla kirjoittaa ylös asiat ja sitten unohtaa ne. Samalla tavalla töissä, kun kirjoittaa ylös mitä pitää tehdä, sitä ei tarvitse muistella aktiivisesti enää työn jälkeen tai välttämättä töissäkään, koska systeemi osaa nostaa määräpäivän perusteella "muistilaput" eli työntekijän kirjoittamat muistettavat työt tarkastuslistalta esiin. Erona on, että muutkin voivat nähdä, miten työn on suunnitellut edistyvän. Läpinäkyvyydestä on vain hyötyä.

Kannatan etätöitä sellaisissa töissä, joissa etätyö on mahdollista, mutta ymmärrän, että kaikki eivät etätyöstä pidä. Edes työntekijänä. Gemilossa etätyö on sallittua. Oli näin jo ennen pandemiaakin. Meillä on sallittua käydä myös toimistolla töissä, koska kaikille oma koti ei ole rauhallisin tai mielekkäin paikka tehdä töitä.

Toimintaa johdetaan Gemilossa samalla johtamisjärjestelmällä, jota myymme asiakkaillekin. Sen kautta kun hoitaa kaiken yhteydenpidon, aikataulutuksen ja tehtävähallinnan projekteissa, ei tarvitse oikeasti koskaan miettiä, mitä tekijä on tehnyt.

• Saan tiedon järjestelmästä koska tahansa, jos haluan.
• Kysyn tarvittaessa lisätietoja tehtävien ja kauppojen yhteydessä ja saan ilmoituksen, kun minulle on vastattu.
• Säännöllisissä viikkokokouksissa voimme puhua läpi, miten edellisviikko meni ja mitä tälle viikolle on luvassa. Etänä ja/tai toimistolla. Vaativaa suunnittelua edellyttävissä tehtävissä pidämme erikseen suunnittelukokouksia. Asiakaskokousten memot löytyvät järjestelmästä nekin.
• Tällä yhdistelmällä olemme pystyneet toimimaan paljon tehokkaammmin kuin ilman systeemiä. Siinä ei ole väliä, onko joku etänä vai ei, kun oikea-aikainen tiedonkulku ja toiminnanohjaus ovat kunnossa.

MyGemilo-ohjelmistoperhe tukee etätyötä.

Gemilo Tunnit, tuntiseuranta-järjestelmä.
Toimii myös mobiilisti.

Asiantuntijayrityksen ERP
Kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on myös CRM ja henkilöstöpalveluiden työkalut.