CRM ja ERP eli asiakkuudenhallintajärjestelmä ja toiminnanohjausjärjestelmä ovat osa yritystoiminnan organisointia ja osa systemaattisen yrityksen johtamisjärjestelmää. Järkevä pieni ja keskisuuri yritys voi investoida paljonkin resursseja, että yrityksessä olisi toimiva toiminnanohjaus ja toimiva myynnin ohjausjärjestelmä. Vaikka olisi käytetty jo runsaasti resursseja ja omistajien mielestä ehkä liikaakin, monissa yrityksissä on edelleen turhaa manuaalista työtä. Tyypillisimmillään sen aiheuttaa, että järjestelmien integrointi jätettiin tekemättä tai ei voida tehdä vanhentuneiden systeemien teknisen velan vuoksi.

Jos järjestelmiä ei ole integroitu toisiinsa tai tärkeimmästä käytössä olevasta järjestelmästä puuttuvat liiketoiminnan johtamiseen tarvittavat elementit ja työkalut, on yritys lopulta tilanteessa, jossa järjestelmiä on yleensä aivan liikaa ja nekin harvat ohjelmat, joista on todella hyötyä, toimivat toisistaan tietämättä ja irrallaan. Silloin ihmisen pitää systeemin toimimiseksi kunnolla tehdä käsin paljon välissä asioita, että tieto liikkuu.

Ilman kunnollista toiminnanohjausta samaa tietoa saattaa olla monessa paikassa, monella eri tavalla tallennettuna. Koska ns. master-järjestelmää ei ole, tietoon ei voi aina luottaa. Turha tiedonhaku hukkaa työaikaa aiheuttaen muitakin ongelmia: Ilman oikea-aikaista tietoa on yhtiössä saatettu tehdä hukkatyötä ja huonompaa laatua. Sama työ joudutaan tekemään moneen kertaan tai korjaamaan, koska vanhentuneiden, puutteellisten, jopa kokonaan puuttuvien tietojen vuoksi lopputulos ei kelpaa toimitukseksi.

Toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan, jotta nämä saadaan taklattua. Mitä selkeämpi prosessi ja työnkulut, prosessien yhdistyminen toisiinsa ja valmiit mallit, sen helpompi yhtiön on keskittyä kasvuun. Pystytään vihdoin ohjaamaan toimintaa.

Tämä blogikirjoitus vastaan kysymyksiin:

• Mikä on CRM?
• Mikä on ERP?
• Mitä hyötyä integraatiosta?
• Mikä ero on kokonaisvaltaisella alustalla ja järjestelmien integraatiolla?
• Miten CRM ja ERP saadaan integroitua keskenään?

Mikä on CRM?

CRM eli Customer Relationship Management on ohjelma, jossa on hieman erilaiset painotukset asiakkuuksien hallintaan sen mukaan, mikä on CRM-ohjelman valmistaja. Tämä on hyväkin, koska näin yritys voi löytää omaan liiketoimintaansa sopivimman CRM:n. Perusidea B2B-liiketoimintaa tekevän yrityksen CRM:ssä on, että myyjä saa helpommin hoidettua myyntiä CRM:n avulla.
Modernissa CRM-järjestelmässä on heti-valmis kokonaiskuva myynnistä automaattisesti. Raporttien ja tilastojen avulla yrityksen toimitusjohtaja, omistajat, myyntitiimin tai myyntiyksikön vetävä myyntijohtaja tietävät, mikä on myynnin reaaliaikainen tilanne. He näkevät myös ennusteen tulevasta, kun yrityksessä, joka seuraa myyntiä vain taloushallinnon laskutuksen perusteella, on luotettava myyjän sanaan, että kauppaa on tulossa jatkossakin. Myös myyjä hyötyy myyntinsä kokonaistilanteen visualisoinnista ja yhteisestä kontaktirekisteristä.

Kokonaisvaltaisessa CRM:ssä asiakkuudenhallinta ei sisällä vain myynnin kontakteja ja myyntiin liittyviä merkintöjä. Asiakkuutta ajatellaan hyvässä CRM:ssä laajemmin kuin vain myynnin näkökulmasta ja asiakasprofiilia kerrytetään kaikesta mikä liittyy asiakkaaseen, mukaan lukien asiakkuuden aikainen toiminta, jota esim. asiakaspalvelu, ylläpito, tuotekehitys ja muut liiketoiminnan operatiiviset toiminnot kerryttävät. On hyödyllistä tietää myös asiakkaan palautteet, asiakkaan vikailmoitukset, asiakkaan palvelu- tai tukipyynnöt. Tyytymätön asiakas, jonka toimitus on myöhässä, tuskin tekee heti lisätilausta. Tällaista tietoa ei tarvitse kysyä edes asiakaspalautteena, koska tiedon saa toiminnanohjausjärjestelmän puolelta yhdistettyä CRM:ssä tarvittaviin tietoihin.

Mitä pidempään B2B-myynnissä on myyntivalmistelut jatkuneet, sen tärkeämpää on saada hoidettua kaupasta myönteinen tilauspäätös. CRM auttaa aikatauluttamaan myyntiohjelman, jolla myyjä muistaa tehdä, mitä pitää, vaikka toimenpiteiden välissä olisi aikaa useita kuukausia, joskus jopa vuosi. Kun kauppaan kohdennetaan myyjän tunnit, opitaan myös paremmin arvioimaan, mihin hintaan kauppaa pitää tehdä, jotta myyntihinta kattaa muutakin kuin myyjän työn.

CRM:n rinnalla ei pidetä myyjien omia Exceleitä, koska CRM on myynnin ohjausjärjestelmä ja asiakkuuksien master-järjestelmä. Myyjä kirjaa asiakas-yhteydenpitonsa ja asiakaskontaktinsa CRM:ään, koska ne ovat työnantajan, ei myyjän omaisuutta ja siksi, että CRM:ssä ajantasaisesta tiedosta hyötyvät kaikki myyntitiimissä - myös yksittäinen myyjä itse, jotta hän saavuttaa myyntitavoitteensa helpommin (uudet potentiaaliset asiakkaat, lisämyynti eli upselling). Myyjä merkitsee CRM:ssä, tuliko kauppaa vai ei ja häneltä on myynnin muistiot, joista kuka tahansa muukin voisi jatkaa kaupantekoa.

Viime aikoina CRM-ohjelmien rinnalle on tullut CRM-järjestelmiin integroituvat markkinoinnin automaatiojärjestelmät, joissa perusidea on automatisoida järjestelmän avulla pitkiäkin asiakaspolkuja niin, että myyjän ei tarvitse esim. lähettää enää yhtään sähköpostia käsin, vaan järjestelmä hoitaa automaattisesti sähköpostien lähettämisen eli "lämmittää liidin" (lead nurturing) ostohaluiseksi potentiaaliseksi asiakkaaksi.

Asiakkaita yritetään tunnistaa ja saada kiinni esim. chat-robottien, ihmisten hoitamien chat-ikkunoiden, Ota yhteyttä -lomakkeiden ja Lataa opas -tyyppisten sivujen avulla. Lisäksi on kevyempiä CRM:ään liitettäviä tukijärjestelmiä, jotka tunnistavat, mistä organisaatiosta on käyty nettisivulla ja jopa järjestelmiä, jotka auttavat katsomaan, paljonko on liikennettä kilpailijan sivulla ja mitkä kilpailijan sisällöistä ovat olleet suosituimpia. Social Selling on vielä oma juttunsa siihen päälle.

Mikä on ERP?

ERP eli Enterprise Resource Planning viittaa resurssien suunnitteluun yrityksessä. Toiminnanohjausjärjestelmä valitaan yhtiöön, kun halutaan organisoida liiketoimintaa helpommin kuin ennen. Se voi olla pieni, mutta tärkeä työkalu vain osaan töistä, joita yrityksessä tehdään tai kattava laaja järjestelmä, jossa tuottavuutta, kannattavuutta ja tekemistä ohjataan kaikilla liiketoiminta-alueilla. Jopa samalla toimialalla ja samankokoisissa yrityksissä voi vaihdella, mikä yrityksen mielestä on yhtiön resurssi ja miten suunnitelmallisesti resursseja halutaan ohjata.

Toiminnanohjausjärjestelmä tulee tarpeelliseksi viimeistään silloin, kun yritys kasvaa ja kaikkea liiketoimintaan liittyvää säätöä ei yksinkertaisesti ole järkevää tai edes mahdollista hoitaa vanhalla tavalla ilman järjestelmää.

Toiminnanohjauksen ohjelmistoja on eri toimialoille erikoistuneina ja toimialariippumattomina ohjelmina. Osa toiminnanohjausjärjestelmistä toimii mobiilisti, osa ei. Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu helpottuu, kun tietää ensin itse, mitä haluaa. Vertailua vaikeuttaa, että yhtiöissä käytetään monia eri toimistosovelluksia ja tuotannon ohjausjärjestelmiä, myynnin työkaluja, sisäisen viestinnän ja markkinoinnin ohjelmia, jotka voivat kuulua toiminnanohjausjärjestelmään joillakin valmistajilla ja toisilla taas ei. Alla esimerkkejä:

• taloushallinnon ohjelma (esim. osto- ja myyntilaskut, tilinpäätökset, palkanmaksu), laskutusjärjestelmä, henkilöstöhallinto (HR), myynti (CRM) ja markkinointi (social selling, markkinoinnin automaatio, CMS eli julkaisujärjestelmä), työyhteisön viestintä (intra), tuotehallinta (PDM eli product data management), tuotteen elinkaaren hallinta (PL) tai vaikkapa varausjärjestelmä ja kysely-työkalut sekä erilaiset lomake-editorit.

Toiminnanohjausjärjestelmä valitaan oman liiketoiminnan mukaan.

Kun valmistavan teollisuuden ja maahantuojayrityksen ERP:ssä varasto-ohjelma on olennainen osa toiminnanohjausta ja ilman logistiikkaa toimitukset eivät lähtisi tai saapuisi ajallaan, ei asiantuntijayrityksessä, joka tekee projektityötä tarvita varastoa ollenkaan, koska yhtiön myytävät tuotteet ja palvelut eivät ole fyysisiä tuotteita. Siksi asiantuntijatyötä tekevä projektiyritys ei tarvitse varastointijärjestelmää osaksi omaa ERP:iä.

Ajattele vaikkapa markkinointitoimiston toiminnanohjausjärjestelmää, viestintätoimiston toiminnanohjausjärjestelmää, konsultointiyrityksen, insinööritoimiston, ohjelmistoyrityksen ja arkkitehtitoimiston ERP-ohjelmaa. Kaikissa näissä yrityksissä työ on erilaista kuin fyysisiä tuotteita valmistavassa tehtaassa, silti jokaisen yrityksen toimitusjohtaja puhuu toiminnanohjauksen merkityksestä ja "töistä" tai "toiminnasta", josta halutaan tuloksia ja voittoa yritykselle.

SAP on tuttu esimerkki ERP:stä teollisuuden yrityksissä ja isoissa konserneissa, joissa talouskin saatetaan hoitaa ERP:ssä. Silti joissakin yrityksistä on kustomoidut työmääräysten käsittelyyn ja varastoseurantaan tarkoitetut työkalut, jotka voivatkin olla omia erillisjärjestelmiä. Tällaisessa tapauksessa yhtiön tehtäväksi jää varmistaa, että tarvittavat järjestelmät tuottavat tietoa SAP:iin tai hyödyntävät SAP:n tietoja, jos ei sopivaa ollut valmiina SAP:n moduuleissa.

Gemilon MyGemilo - Asiantuntijayrityksen ERP palvelee erityisesti niitä asiantuntijayrityksiä, jotka ovat pieniä, keskisuuria tai mikroyrityksiä. Teille on todennäköisesti edullisempaa ottaa yhdistelmä, jossa on omaan toimintatapaan sopiva toiminnanohjausjärjestelmä, kuten MyGemilo Asiantuntijayrityksen ERP ja sen rinnalla on erillinen taloushallinnon ohjelmisto, jota MyGemilo ei korvaa, vaan tukee. Erikseen päätettäväksi jää, onko HR-järjestelmä osa toiminnanohjausjärjestelmää vai integroitava erillisjärjestelmä ja onko CRM samassa ohjelmassa kuin ERP vai integroitava erillisjärjestelmä. Gemilon kanssa onnistuu kummalla tavalla tahansa.

Toiminnanohjausjärjestelmät painottavat eri tavalla työtä, tilauksia ja laskuttamista.

Jos projektityötä tekevä yritys haluaa työvuorosuunnittelun samassa järjestelmässä kuin työaikaraportoinnin, osa toiminnanohjausjärjestelmistä ei sovellu sellaisenaan, sillä niissä ei ole resurssien hallintaa tai varsinaista vuorotyön suunnittelua. Toiminnanohjausjärjestelmien erilaiset painotukset näkyvät myös siinä, onko järjestelmässä millainen tuki myyntityölle ja myynnin edistämiselle vai sisältääkö alusta pelkän tuotannon ohjauksen tai vain tuntikirjaukset.

Markkinoilla on CRM-ohjelmistoja, joissa CRM sisältää kaupat ja tarjous-työkalun, jolla voi tehdä tarjouksia, kun osassa yritysohjelmia tarjoukset tarkoittavatkin vain, että voidaan käsitellä jossain muualla tehtyjä tarjouksia liitetiedostoina ja lopuissa ohjelmista ei ole ollenkaan tarjous-työkalua tai tarjoustenhallintaa, mutta tarjous-työkalun voisi ostaa erikseen joltain toiselta toimittajalta ja yhdistää järjestelmään. Jos yritys haluaa hoitaa tarjous-kantaa toiminnanohjausjärjestelmässä, tietyt järjestelmät eivät ole vaihtoehtoja,

• ellei yritys ole valmis maksamaan integraatiosta
• luota, että järjestelmän kehittäjä tuottaa integraation joku päivä itse
• tai hyväksy, että tarjoukset ovat eri järjestelmässä kuin työt.

Yllä oleva lista pätee myös tilanteessa, jossa yritys on hankkimassa toiminnanohjausjärjestelmää ja miettii, millainen toiminnanohjausjärjestelmä on paras. Yritys päättää, että haluaa uudistaa sekä tuotannon että myynnin prosessit. Yksinkertaisin tuntikirjanpito-ohjelma ei ymmärrä kuin projektit ja niihin liittyvät tunnit. Se ei ole CRM sanan varsinaisessa merkityksessä eikä ERP:kään, mutta toimii silti toiminnanohjauksen työkaluna yritykselle, joka ei halua kuin sähköiset tuntilistat.

Yrityksen, joka haluaa CRM:n ja ERP:n samassa alustassa, on ymmärrettävä teknisestä toteutuksesta ja toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuuksia sen verran, ettei silloin valitse pelkkää tuntikirjaus-ohjelmistoa ja yhtiön on myös tehtävä strateginen päätös, ostetaanko CRM+ERP erillisinä vai yhdessä alustassa.

Järjestelmien eroja on vaikea tietää vain lukemalla ERP-toimittajien nettisivustoja.

Samalla sanalla voidaan markkinoida eri asioita. Niin käy myös toiminnanohjausjärjestelmistä puhuttaessa. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon työkaluista on saatettu kahden eri valmistajan nettisivustolla kertoa, että toiminnanohjausjärjestelmä sisältä HR:n ja perehdytykset, mutta todellisuudessa vain toisessa järjestelmässä on monipuolinen perehdytykset-työkalu, jossa perehdytyssuunnitelmia saa tallennettua malleiksi ja valmiit tilastot, kun kilpailevassa järjestelmässä perehdytys tarkoittaa yhtä ominaisuutta, jossa on työntekijän nimen alla vain yksi ruksittava ruutu "perehdytetty". Se on helppo käyttää, mutta onko riittävä?

Ostajan on hankala löytää hakukoneilla, mikä on kattavin toiminnanohjausjärjestelmä, koska alalta puuttuu sanasto, joka kuvaisi selkeästi, mikä on esim. toiminnanohjaukseen tarkoitetuista järjestelmistä sellainen, joka sisältää työkaluja myynnille, tuotannolle ja henkilöstöhallinnolle, jopa talouteen ja mikä toiminnanohjausjärjestelmä on vain tuotannon ja myynnin johtamisjärjestelmä.

Jos toiminnaohjausjärjestelmää voi kustomoida eli muuttaa asiakkaan toiveisiin sopivaksi, toimittajien nettisivuilla on harvoin kattavat kuvaukset, mitä kaikkea järjestelmällä saa aikaan. Asiakaskohtaisista toteutuksista ei välttämättä edes saa jakaa kuvia liikesalaisuuksien vuoksi. Gemilossa tuotteiden markkinointi jää aika helposti tuotekehityksen jalkoihin, koska kehitämme järjestelmää jatkuvan kehittämisen periaatteella. Institutionaalisen muuttumattoman järjestelmän toimittaja voi käyttää samaa materiaalia vuosia, modernin ajassa pysyvän ohjelmiston valmistaja ei. Ostajat päättävät kumpaa haluavat. Itse tykkään tuoreesta enemmän, koska aina voi kehittyä.

Kannattaa kysyä valmistajalta tai ohjelmistotuotetta jälleenmyyvältä yritykseltä, mitä tuotteella saa aikaan ja kuvata oma tilanne ennen kuin päättää, minkä valitsee. Ratkaisumyyjä tarjoaa ostajalle asiantuntija-apua auttaen erottamaan, onko järjestelmä sopiva vai ei.

Systemaattinen resursseihin perustuva suunitelmallisuus vai kevyempi itseohjautuva työpaikka?

Joskus yrityksen toiminnanohjausjärjestelmäksi riittää työajan, poissaolojen ja lomien hallinta kevyemmin, koska on sallittu, että työaikaa raportoidaan jälkikäteen suunnittelematta töitä ennakkoon tai seuraamatta erityisemmin töiden tasolla, kuka tekee milloin mitäkin ja kenelle. Toiminnanohjaus on tällaisissa organisaatioissa hoidettu ehkä vain projektisalkulla. Projekti-portfolio on yksinkertaisimmillaan lista projekteista, joita tehdään, mutta ei oikeastaan tiedetä edistymisestä töiden tasolla ennen kuin laskutusvaiheessa, jos toimitus ei valmistu.

Etätöiden yleistyttyä ryminällä pandemian vuoksi osa yrityksistä kipuilee, miten hommat hoidetaan, kun ei voikaan vain kävellä viereen tai huikata käytävään, kuulla vahingossa kahvipöytäkeskusteluissa ja lounaalla jotain omalle työlle olennaista. Ei ihme, että osa lähijohtajista ja toimitusjohtajista on huolissaan, ettei tiedä, tekeekö työntekijä töitään kotona vai ei.

Asiantuntijayrityksessä on luotettava työntekijöihin, että ammattilaiset kyllä tekevät työnsä ilman mikromanageerausta, mutta se ei tarkoita, etteikö helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka tekee työn näkyväksi, ole yhtiölle hyödyllinen ja paras hankintapäätös pitkään aikaan. Näkymätöntä on vaikea johtaa! Siksi johtajan on pidettävä pää kylmänä ja ajettava toiminnanohjaus sisään yritykseensä, vaikka työyhteisössä olisi ensin muutosvastarintaa. Osalle tekijöistä uusi työnteon tapa ja avoimempi työkulttuuri, jossa työt näkyvät muillekin kuin tekijälleen, voi olla aluksi järkytys. Siitä pääsee yli, koska hyödyt huomaa, kunhan näkee vaivan muuttaa omaa tuttua työtapaansa.

Iso osa projektityötä tekevistä yrityksistä haluaa suunnitella työt etukäteen niin, että tiedetään työmääräys (tehtävät), työlle varattu työaika-arvio (resurssi) ja työn tärkeysjärjestys (prioriteetti). Se, mikä alun suunnittelussa hävitään ajassa, voitetaan seurattavuudessa, parempanana johdettavuutena ja kokonaiskuvassa. Työt seurataan toiminnanohjausjärjestelmässä, jotta on tiedossa, valmistuiko kaikki mitä piti määräaikaan mennessä. Suunnittelu voi olla keskusvetoista (joku muu kuin tekijä itse antaa määräykset) tai työntekijälähtöistä (oman työn näkyväksi tekeminen, itse lisätyt tehtävät).

Työt on saatettu jopa kategorisoida toiminnanohjausjärjestelmässä, jotta yhtiö saa automaattisesti tilastot tehdystä työstä eikä vain tunteja, joita laskutetaan. Yhtiön johdossa ymmärretään silloin paremmin minkätyyppiseen työhön resurssit käytetään. Tarkka seuranta on hyödyllinen yhtiölle, joka haluaa vauhdittaa kasvua tai parantaa laatua ja asiakaskokemusta dataan perustuvilla päätöksillä mutu-tuntuman sijasta. Nähdään ja opitaan, tehdäänkö oikeasti liiketoimintastrategian mukaista työtä vai luullaanko vain, että liiketoiminta on painotettu niin kuin omistajat halusivat.

Miten hyötyä integraatiosta?

CRM auttaa johtamaan myyntiä ja helpottaa asiakkuuksien hallintaa. ERP auttaa johtamaan tuotantoa, jossa tehdään työt, joita talous sitten laskuttaa. Kun nämä kaksi operatiivista liiketoiminta-aluetta ovat samassa alustassa, tieto liikkuu helpommin ja löytyy yhdestä paikasta. Pystytään saamaan kokonaiskuva ja tilannekuva, koska data on riittävän ehyttä. Integraatiolla vähennetään myös käsin kopiointia, jotta kenenkään ei tarvitse "copypastettaa" (leikkaa-liimaa-liitä) tai kirjoittaa uusiksi tietoa, joka on jo kertaalleen olemassa.

Jos CRM- ja ERP-ohjelmia ei ole integroitu toisiinsa tai tarvitut eri liiketoiminta-alueiden työkalut eivät löydy yhdestä järjestelmästä, toiminnanohjaus saattaa epäonnistua, hidastua, viedä edelleen liikaa aikaa aiheuttaen manuaalisia ylimääräisiä työrutiineja tai mutkia eri prosessien välille - jopa katkoja ja hukkaa. Kun järjestelmien välille saadaan toimiva myynnin ja tuotannon yhteys eli teknisellä termillä integraatio (rajapintaliittymä) tai on kokonaisvaltainen alusta, jossa oikeat työkalut jo valmiiksi, päästään eroon liian pitkistä, turhista kokouksista eikä enää etsitä pilveen tallennetuista kansioista tietoja kuin ennen vanhaan paperimapeista.

Jos aiemmin työyhteisössä oli yleistä keskeyttää työkaverin hyvä flow työssä puuttuvien tietojen vuoksi, jatkossa suuri osa asioista on käsiteltävissä ilman keskeytyksiä. Kun johtajalla on sopiva väli katsoa raportteja ja tilastoja, raportteja ei tarvitse alkaa laatia käsin keräämällä useasta eri lähteestä. Integraatioiden avulla datasta saadaan tukea johtamiseen automaattisesti, etenkin jos valitsemanne toiminnanohjausjärjestelmä sisältää monipuoliset valmiit raporttinäkymät ja tilastot.

Mikä ero on kokonaisvaltaisella alustalla ja järjestelmien integraatiolla?

Gemilo valmistaa MyGemilo-ohjelmistoperhettä Tampereella. Strategiamme on, että MyGemilo suoraviivaistaa ja selkeyttää tiedonhallinnan yhdistämällä CRM:n ja ERP:n samalle alustalle Asiantuntijayrityksen ERP:ssä. Kehitetty teknologia on moderni kokonaisvaltainen alusta sen sijaan, että olisi vain integroitu kaksi erilaista erillisjärjestelmää toisiinsa. Koska myynnin työkalu ja tuotannon työkalu käyttävät visuaalisesti samannäköisiä komponentteja ja käyttöliittymissä on toistettavuutta, käyttööönotto nopeutuu ihmisten osatessa käyttää järjestelmää helpommin kuin jos pitäisi opetella kahden toisiinsa integroidun järjestelmän erilaiset käyttöliittymät ja tietorakenteet.

Päätimme, että myös henkilöstöhallinnon toiminnanohjaus tarvitaan samassa paketissa. Työntekijät ovat jo ERP:n tuotanto-työtilassa tekemässä tuotantoprosessin mukaisia töitään projekteissa, joista työt ja tunnit tarvitaan. Siksi tuntui luontevalta ottaa CRM osaksi ERP:iä ja laajentaa kokonaisuutta henkilöstöhallinnon (HR) työkaluilla.

Myynti, tuotanto, talous ja henkilöstö pystyvät kaikki hyödyntämään samaa ohjelmaa. Ne myös jakavat yhteisen kontaktitietokannan, jolloin asiakkuudesta kertyy kokonaiskuvaa, joka ei ole vain myynnin tai vain tuotannon, vaan saadaan yhtiölle kaikki, mitä asiakkaan kanssa on tehty, on meneillään tai on tulossa. Kun työnantajan pitää ohjeistaa työntekijöitä tai tiedottaa yleisistä asioista, sekin onnistuu. Ilman erillistä intraa.

Tuotannossa työt hoidetaan pääasiassa projekteina, tehtävillä ja yhteydenpitona. Myynnissä yhteydenottoina, mahdollisuuksina, kauppoina ja tarjouksissa. Ihmisiä varten on oltava työsuhteet ja yhtiön asianmukaista johtamista varten systeemi, jolla hallitaan näiden työsuhteiden elinkaari. Yrityksellä pitää olla myös vetovoimaa (rekrytointeihin Rekrysuora) ja pitovoimaa (osaaminen), joista henkilöstöhallinnossa vastataan. Siksi teimme vielä HR:n tukityökalut, joten Asiantuntijayrityksen ERP ei olekaan vain ERP tai CRM + ERP, vaan CRM + ERP + HR.

Miten CRM:n ja ERP:n saa integroitua keskenään?

Integrointi tarkoittaa, että CRM ja ERP yhdistetään toisiinsa rajapinnan yli. Järjestelmissä tulee olla valmiina tai tehtävissä rajapinta, johon toinen järjestelmä saadaan liitettyä. Integrointi on yleensä erillisprojekti, jossa liiketoiminnan kannalta tärkeäksi arvioituun järjestelmään integroidaan eli liitetään (= yhdistetään) valitut muut ohjelmat. Hankinnan budjetoinnissa kannattaa muistaa, että integrointi edellyttää työtä:

• järjestelmätoimittajalta, jonka myymään, ylläpitämään tai valmistamaan ohjelmaan halutaan yhdistää toinen ohjelma
• järjestelmätoimittajalta, jonka myymä, ylläpitämä tai valmistama ohjelma halutaan yhdistää.

Kustannuksia rajataan sillä, että päätetään tarkasti, mitkä tiedot liikkuvat ja mihin suuntaan.

Onneksi monissa ohjelmissa on rajapintadokumentaatio ja valmis tai melko valmis rajapinta, joiden ansiosta järjestelmiin on melko helppo liittää muita ohjelmia. Yleisesti käytetty teknologia on esim. Rest, jolla rajapintojen yli on helppo siirtää dataa. Markkinoilla on myös maksullisia aggregaattori-järjestelmiä. Ne ylläpitävät lisämaksusta useita eri rajapintoja eri ohjelmiin, jotta järjestelmätoimittajien on helpompi liittyä vain aggregaattorin palveluun ja aggregaattori hoitaa ohjelmien rajapinnat.

MyGemilon alusta sisältää CRM:n, ERP:n ja HR:n työkalut ilman integrointivaivaa. Ne ovat osa samaa järjestelmää, joten integraatiosta ei tule lisäkuluja eikä tilaajan tarvitse huolehtia, onnistuvatko integraatiot vai ei.

Rajapinta silti löytyy, koska asiakkailla voi olla muita ohjelmaan yhdistettäviä järjestelmiä.

Otetaan esimerkiksi vaikkapa moderni taloushallinnon ohjelma, jonka rinnalla Asiantuntijayrityksen ERP toimii saumattomasti.Taloushallinnon ohjelmisto on erillinen järjestelmä, koska siellä hoidetaan yhtiön kirjanpitoa, palkanlaskenta, palkanmaksu, verojen maksu, myynti- ja ostoreskontra ja säilytetään tilinpäätös. Reskontralla tarkoitetaan luetteloa lähetetyistä myyntilaskuista ja maksettavaksi tulleista ostolaskuista sekä näihin liittyvistä suorituksista. Tällaisia ohjelmia on markkinoilla jo useita emmekä kilpaile niiden kanssa.

Etenkin Procountorin käyttäjille uusi Asiantuntijayrityksen ERP on jo todella hyvä, koska kotimainen toiminnanohjausjärjestelmä Procountor-rajapinnalla on jo totta. Rajapinnan saa päälle MyGemilossa ylläpitäjän tunnuksella ilman teknistä osaamista ja ilman maksullisia integrointi-projekteja*. On helppoa. Jos teillä on jokin muu taloushallinnon ohjelma, vinkkaa minulle sähköpostissa tai laita viestiä LinkedInissä. Katsotaan, mitä voidaan tehdä. Laitetaan teille myynnin, tuotannon ja HR:n työkalut linjaan. Meidät saa kiinni myös Instagramin kautta, tule seuraamaan tiliä @mygemilo.

*Procountorilla voi olla omia maksuja tai lisenssi, joka pitää olla ennen kuin rajapinnan voi ottaa käyttöön.