Taulukko-ohjelma-yritys

Joissakin yrityksissä hoidetaan isojakin bisneksiä pelkällä taulukko-ohjelmalla. Jos oma yritys on Excel-yritys-vaiheessa, voi tuntua houkuttelevalta ajatella, että digitalisaatioksi riittää, kun vie taulukon pilvipalveluun. Tällainen muutos on melko kosmeettinen. Taulukko pilvessä ei tuo lisää älyä. Se vain tarkoittaa, että taulukko on kätevämmin jaettavissa muille kuin omalta tietokoneen kovalevyltä tai jaetun verkkolevyn kautta.

Excel-yrittäjää miellyttää ajatus, että taulukko on saatavilla mistä tahansa kirjautumalla, vaikka oma kone ei olisi mukana. Hyvänä puolena on myös, että pilvipalvelu varmuuskopioi taulukon tiedot niin, että jos oma kone hajoaa, liiketoiminnalle olennaiset tiedot eivät huku koneen mukana.

Taulukko voi olla esim. Googlen työkaluilla tehty tai Microsoftin Excel-ohjelmalla. Etenkin myynnissä näkee taulukko-ohjelmia. Myyjät pitävät yllä omaa henkilökohtaista tiedostoaan, josta he kertovat myyntikokouksessa, mitä haluavat. Todellista myynnin tilannetta ei nähdä.

Taulukko-ohjelmaa käytetään yleisesti myös yhteystietojen säilyttämiseen. Silloin helposti käy, että ajantasaiset yhteystiedot ovat vain tekijöiden sähköposteissa, koska niitä ei ole muistettu, ehditty tai haluttu päivittää kaikkien yhteiseen osoitteisto-taulukkoon.

Monen eri järjestelmän yritys

Kun yritys kasvaa, huomataan, että pelkkä taulukko-laskenta ei riitä. Taulukko-ohjelman taulukko ei ymmärrä riveistä, joita se käsittelee. Herää ajatus, että jokin fiksumpi järjestelmä on tarpeen. Ajan kuluessa käy niin, että yrityksessä on paljon eri järjestelmiä, alla muutamia esimerkkejä:

• Kun henkilöstömäärä kasvaa, aletaan ajatella, että tarvitaan HR-järjestelmä.
• HR-järjestelmä ei sisällä perehdytykset-työkalua, joten ostetaan vielä perehdytyksiin järjestelmä.
• Kun projektien määrä kasvaa, päätetään hankkia toiminnanohjausjärjestelmä tai projektien hallintaan ohjelma tai molemmat.
• Kirjanpitotoimisto ehdottaa viimeistään nyt sähköistä taloushallintoa, jolloin yritykselle tulee kirjanpito- ja laskutusohjelma, jossa maksetaan palkat.
• Kun kasvetaan lisää, huomataan, että pitäisi rekrytoida. Tulee rekrytointi-lomake nettisivulle tai jopa useiden työpaikkojen haku ja siihen tarvitaan rekrytointijärjestelmä.
• Työajan seuranta on lakisääteista, joten hankitaan työajanseurantajärjestelmä tai pidetään se taulukko-ohjelmassa.
• Jos laskutetaan projekteissa tunteja, tarvitaan tuntikirjanpito laskutusta varten. Yritykseen hankitaan tuntiseurantaan järjestelmä.
• Myynnin johtaminen kiinnostaa ja ostetaan CRM.
• Jos ostettu CRM ei autakaan asiakkuuksien hoitamisessa, ostetaan vielä toisenlainen CRM.
• Huomataan, että tarjousten laadinta on työlästä. Tilataan tarjous-työkalu.
• Sitten tulee markkinointi, joka kertoo, että markkinoinnin automaatio tulisi hankkia tai ainakin uutiskirje-työkalu.
• Tarvitaan julkaisujärjestelmä, että saadaan minimissään yhtiön nettisivut Internetiin.
• Jos myynnissä on verkkokauppaan sopivia tuotteita, ostetaan verkkokauppa.
• Jos palveluja tai tuotteita annetaan vuokralle, ostetaan vuokraustoimimtaan sopiva järjestelmä.
• Jos myytävä on fyysinen tuote, tarvitaan varasto ja varastolle varaston hallintaan järjestelmä.
• Jos tarjotaan huoltoa palveluna, tilataan huoltopalveluihin järjestelmä.
• Jos liiketoiminta on kouluttamista tai myydään, tarjotaan lisäarvopalveluna tuotteisiin ja palveluihin koulutusta, ostetaan kurssialusta.
• Jos liiketoiminta on tuotteiden kehittämistä, ostetaan tuotetiedon hallinnan järjestelmä (PDM).
• Tarvitaan intra, koska henkilöstölle tiedotuksen tulee onnistua ja sisäinen viestintä on saatava kuntoon.
• Lisäksi on pilvipalvelun toimittajana Microsoft tai Google, että saadaan sähköpostiohjelma ja hallittua työhön liittyvät keskustelut ja tiedostot.
• Asiakaspalvelu alkaa työllistää. Ostetaan asiakaspalveluun oma järjestelmä.
• Laatua aiotaan parantaa ja on pakko seurata, että saadaan laatusertifikaatti. Ostetaan laatujärjestelmä.
• Hankintojen määrä kasvaa. Taloushallinto alkaa kysellä, olisiko hankintajärjestelmän aika.
• Kilpailutetaan paljon. Hankitaan kilpailutusjärjestelmä. Ehkä myös toimittajaportaali.
• Tehdään ja seurataan sopimuksia. Hankitaan sopimusten hallintajärjestelmä.
• Halutaan allekirjoittaa sähköisesti, tulee sähköisiä allekirjoituksia varten oma palvelunsa.
• Työntekijöitä alkaa tulla ja mennä niin paljon, että ostetaan keskitetty käyttäjähallinta.

Monen eri järjestelmän organisaatiossa on saatettu hyväksyä tapa, jossa jokainen tiimi tai yksikkö tai liiketoiminta-alue tilaa käyttöönsä järjestelmän eikä kukaan kanna huolta kokonaiskuvasta. Unohtuu, että koko yritystä tulee johtaa helposti eikä vain tiettyä osaa operatiivisesta toiminnasta. Aina kun huomataan jokin uusi liiketoiminta-alueen tarve kerätä, käsitellä ja säilyttää liiketoimintaan liittyvää tietoa, lähdetään etsimään uutta järjestelmää tai pakotetaan käyttämään olemassa olevaa, joka oli suunniteltu johonkin aivan muuhun.

Jos eri liiketoiminta-alueilla on kullakin oma järjestelmänsä tai jopa useita ohjelmia, jossain vaiheessa yrityksessä huomataan tarve rajapinnoille tai joudutaan käyttämään paljon aikaa tiedon siirtämiseen ja raportointiin manuaalisesti, jotta johtamiseen tarvittu kokonaiskuva pystytään luomaan edes osin. Tähän käyttötarkoitukseen on markkinoilla myynnissä myös järjestelmiä, jotka ovat olemassa olevan tiedon visualisointia varten. Saatetaan isolla rahalla säätää "dashboardeja" erillisessä järjestelmässä, että saataisiin yrityksen strategiaa ja mittareita vastaavat näkymät seurattavaksi ylimmälle johdolle. Kun järjestelmiä alunperin hankittiin, ei ollut vielä mahdollista saada järjestelmiä yhdessä alustassa tai huomattu ajatella, että järjestelmän tulisi tuottaa aina myös kokonaiskuvaa eikä vain tilannekuvaa. Siksi ollaan nyt tässä tilanteessa.

Monen eri järjestelmän ja ohjelman yrityksessä sama tieto on yleensä moneen kertaan eri paikoissa täytettynä käsin tai lisättynä tiedostona. Tieto voi olla vanhentunutta ja tiedon ajan tasalla pitäminen aiheuttaa hukkaa.

Onneksi integraatioilla saa ratkaistua ongelmia, vaikka olisi monen eri järjestelmän organisaatio. Riskinä ovat vanhat järjestelmät. Vanhimpiin järjestelmiin rajapinta ei onnistu. Joskus riski voi liittyä uusiin ohjelmiin, sillä integrointi saattaa maksaa enemmän kuin uusi järjestelmä, jossa on integroitavien ohjelmistojen ominaisuudet jo yhdessä järjestelmässä.

Siirtotiedosto on rajapintaliittymää kevyempi vaihtoehto. Silläkin rakenteinen data saadaan pysymään ajan tasalla eikä tarvitse käsin täyttää isoa massaa tietoja. Siirtotiedosto edellyttää aina enemmän käsityötä ja lisäriskinä saattaa jäädä yksittäisen henkilön muistin varaan tehdä säännöllisesti, mutta silti se on parempi kuin syöttää käsin tietoa, jos tietorivejä on kymmeniä, satoja ja tuhansia.

Systemaattinen yritys

Systemaattinen yritys valitsee usean eri järjestelmän sijasta muutaman liiketoiminnan kannalta olennaisen ydinjärjestelmän, joilla se hoitaa koko liiketoimintansa. Liiketoiminta-alueet ohjataan tekemään yhteistyötä ja yrityksessä on tunnistettu, mitä eri liiketoiminta-alueen prosessista seuraa seuraavan liiketoiminta-alueen prosessiin. Järjestelmien kokonaisuus mietitään niin, että valitaan kokonaisvaltaiset järjestelmät, jotka tukevat toisiaan ilman isoja päällekkäisyyksiä.

Kun järjestelmiä on vähemmän, rajapintoja tarvitaan vähemmän. Järjestelmien määrä on merkittävästi pienempi kuin monen eri järjestelmän yrityksessä, mutta isompi kuin taulukko-ohjelma-yrityksessä.

Systemaattinenkin yritys käyttää edelleen taulukko-ohjelmaa, mutta taulukko-ohjelmaan avataan järjestelmän tietokannasta otettu taulukko jotakin lyhyttä käyttötarkoitusta varten eikä niin, että taulukko olisi enää olemassa ensisijaisena työkaluna ja tietokanta vasta sitten.

Liiketoiminta-alueiden yhteistyöllä ei tarkoiteta tässä järjestelmien ulkopuolista yhteistyötä (IRL), vaan järjestelmähankintaa, jossa oikeasti sisällöt ja rakenteinen data hyödyttävät prosessista toiseen ilman merkittävää manuaalista työtä ihmisiltä. Systemaattisen yrityksen kokonaisvaltaisessa toiminnanohjausjärjestelmässä arkkitehtuuri tukee yritystoiminnan pyörittämistä fiksummin liiketoiminnoittain. Hukkatyö vähenee automaatiolla ja johtamisesta tulee helpompaa, koska tieto on ajantasaista ja reaaliaikaisesti saatavilla siellä, missä on, silloin, kun tietoa tarvitsee eikä vain silloin, kun joku ehtisi jotain jakaa.

Gemiloa kiinnostaa systeemin toimivuus kokonaisuutena ja liiketoiminta-alueiden näkökulmasta. Asiakkaitamme ovat systemaattisesti toimivat yritykset, jotka eivät halua uutta järjestelmää joka tarpeeseen, vaan yhden kokonaisvaltaisen järjestelmän, joka toimii yhteen muutaman muun liiketoiminnan kannalta olennaisen järjestelmän kanssa.

MyGemilon laajimman version kanssa tyypillisin järjestelmäpari on kirjanpito-ohjelmisto, josta laskut lähtevät, ostolaskut maksetaan ja hoidetaan yhtiön palkanmaksu ja kirjanpito. MyGemilossa hoidetaan myynti, tuotanto ja henkilöstöhallinto - kaikki samassa MyGemilossa valmiiden MyGemilo-toimintamallien avulla. Malleilla säästetään yritysjohdon ja yrittäjien aikaa ja rahaa. Käyttämällä hyväksi havaittuja valmiita tapoja ei tarvitse jokaisen keksiä itse alusta kaikkea.