Yksi tapa ratkaista yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä on tehdä itse tai tilata joku muu tekemään esim. Excel-tiedosto makroineen tai muu vastaava taulukkolaskentaohjelmalla toteutettu systeemi. Taulukkolaskenta taipuu moneen, mutta lopulta tiedoston tietomalli ei enää riitä monimutkaisten prosessien johtamiseen.

Kun miettii nykyisten pilvipalveluiden hintoja ja toiminnanohjausjärjestelmien määrää ei mielestäni kannata enää rakentaa yrityksensä johtamisjärjestelmää taulukkolaskenta-tiedostojen päälle. Valitse ennemmin teille sopiva toiminnanohjausjärjestelmä-ohjelma ja varmista, että ohjelmasta saa raakadatan tarvittaessa ulos siirtotiedostona (.csv, Excel).

Valmiiden toiminnanohjausjärjestelmien automatiikka ja tietorakenne työnkulkuineen sujuvoittavat työtä tavalla, jonka hyödyt ymmärtää vasta käytettyään järjestelmää jonkin aikaa omalla datallaan. Ohjelmat poistavat paljon sellaista käsin tehtävää arkista työtä, mikä taulukkolaskentaohjelmalla toimintaansa ohjaavissa yrityksissä on sallittua ajanhukkaa, koska muutakaan ei voida niin kauan, kun toimintaa johdetaan taulukkolaskentaohjelmalla.

On helppo ajatella säästävänsä, kun onnistuu hoitamaan taulukkolaskentaohjelmalla yrityksensä johtamisen. Osa taulukkolaskenta-ohjelmista on maksuttomia ja Excel tulee mukavasti Microsoftin tuoteperheen mukana niin, ettei ohjelma tunnu kululta lainkaan.

Alussa se onkin ihan ok. On vähän tietoa, muutama tiedosto ja homma toimii. Sitten yritystoiminta kasvaa. Tulee lisää tekijöitä, lisää asiakkaita, lisää projekteja, lisää laskutettavaa. Huomataan, että työnkulusta toiseen pitäisi saada data liikkumaan mukana. Aletaan kaivata kokonaiskuvaa ja tilannekuvaa, mutta edessä on massiivinen taulukkolaskentaa varten koottu tiedosto.

Taulukkolaskentaohjelma ja käsin ylläpidetyt kansiot pilvipalvelussa toimivat aikansa johtamisjärjestelmänä.

Esimerkkejä riskeistä

Viimeistään kasvuvaiheessa huomataan tekijöiden tuntiseurannasta tulleen liian vaivalloista, puhumattakaan tietosuoja-ongelmista. On ehkä havaittu myynnin tilannekuvan ja kokonaiskuvan hukkuneen ja yhtiöllä olevan enemmän erilaisia taulukkolaskentaohjelmalla tehtyjä tiedostoja kuin on mahdollista järkevästi enää hallita - tai yksittäisiä niin valtavia tiedostoja, että alkaa pelottaa, miten käy, jos tiedosto ei enää avautuisi. Yhtäkkiä paljon samanaikaisesti kaikkea, jossa osan vaikutuksista pitäisi tietää muuallakin kuin siinä tiedostossa, jonne dataa on kerätty.

Joku toinen näkee jo painajaisia, että tiedosto avautuu, koska hän ei hahmota enää taulukon koon vuoksi, mikä on hänen työlleen olennaista tietoa. Henkilö ahdistuu, koska tietää hukkaavansa työaikaa taulukon tulkintaan ilman, että voi olla täysin varma, oliko taulukossa linkitykset ja laskentakaavat tehty oikein, koskiko oikeaan paikkaan taulukossa, kun teki itse riville tai soluun muutoksia. Joku voi arvailla, onko edes oikeassa taulukon versiossa.

Mitä enemmän eri projekteja tehdään samankin päivän aikana, sen hankalampaa alkaa olla tuntiseuranta manuaalisesti, vaikka olisi taulukkolaskenta-ohjelma työajanseurantaan. Tunnit pitäisi saada tekijän mukaan, projektin mukaan ja laskutettavat asiat vielä hoidettua laskulle asti oikein. Se on kova määrä hallinnollista työtä taulukkolaskenta-ohjelmassa.

On riski, jos taulukkolaskentaohjelmaan (esim. Excel) käsin rakennetut makrot ovat niin vaikeita, ettei kukaan yrityksessä enää ymmärrä niitä. Alkuperäinen makrojen tekijä on saattanut vaihtaa jo maisemaa, joten ollaan pulassa, koska data ehkä on oikein, mutta ei voida tarkistaa mitenkään, koska kukaan ei ymmärrä makroja, joita tiedostoon on toteutettu. Aletaan etsiä Excel-gurua, kun pitäisi oikeasti etsiä jo kunnollista projektinhallintaohjelmaa tai CRM:ää tai HR-ohjelmaa tai vaikka kaikki nämä kolme yhdistävää toiminnanohjausjärjestelmää.

Onneksi taulukkolaskentaohjelmien asiantuntijoita on markkinoilla paljon. Yritys hankkii lopulta ostopalveluna taulukkolaskenta-osaamista, jos taulukkolaskentaa halutaan edelleen käyttää toiminnanohjaukseen myynnissä, tuotannossa ja henkilöstöhallinnossa.

Tallennusongelmat

Taulukkolaskennan ikävimpiä riskejä on, että kesken yhteiskäytön saattaa ilmetä tallennusongelmia. Yhteiskäyttö tarkoittaa, että useampi kuin yksi henkilö käsittelee samaa taulukkolaskenta-tiedostoa yhtä aikaa.

Onneksi taulukkolaskentaohjelma tallentuu automaattisesti. Ainakin jos sitä käytetään pilvipalveluna. Hyvä ominaisuus, vai mitä? Yleensä kyllä, mutta jos tiedostoa käsiteltäessä tuli tehtyä virhe jollekin riville, muutos tallentui eikä sitä välttämättä pystykään enää perumaan, koska joku toinenkin on jo välissä muuttanut samaa tiedostoa.

Pahimmillaan taulukkolaskentaan itse tehty asetus voi aiheuttaa yllättävän virheen, joka tyhjentää koko taulukko-ohjelman tiedoston. Liiketoiminnalle kriittinen data hukkuu pysyvästi. Kustannukset yhtiölle ovat sitä suuremmat, mitä merkityksellisemmästä datasta on kyse.

Ajattele tilannetta, jossa tilausdata taulukkolaskentaohjelmassa katoaisi. Tietojen selvittäminen veisi aikaa, mikä aiheuttaa työtuntien menetyksiä (välillinen taloudellinen seuraus). Lisäksi saatetaan menettää rahaa (välitön tappio), koska tilaajaa ei saada enää ajankohdan vuoksi kiinni tai koska myös tilaajan yhteystiedot katosivat. Aikakriittisissä toimituksissa tilausta ei välttämättä saada enää uudelleen. Tällaiseen on varaa ehkä kerran, mutta jos se tapahtuu toisen kerran taulukkolaskenta-ohjelmassa, yrityksen omistajien ja johdon pitää olla hereillä ja miettiä kestävämpi, riskittömämpi tapa johtaa ja seurata yrityksensä toimintaa.

Kokonaiskuvan oikea-aikaisuus

Taulukkolaskentaohjelma korvaa kivasti taskulaskimen ja paperin. Silti se jättää paljon vielä manuaalista työtä, joka olisi automatisoitavissa. Esim. kokonaiskuva ei välttämättä ole oikea-aikainen, vaan saatavissa vasta, kun joku erikseen jaksaa tehdä taulukkolaskenta-ohjelmassa taikojaan ja toteuttaa graafit.

Taulukko-ohjelmien haittapuolena on myös historiatiedon puutteellisuus. Muutoslokia jää talteen taulukko-ohjelmassa ja käyttäjä voi kommentoida taulukon soluja, mutta kokonaisvaltainen yrityksen johtaminen saattaa kärsiä, kun kaikkea, mitä haluttaisiin data-ohjautuvassa liiketoiminnassa seurata, ei pystytäkään seuraamaan. Ainakaan sillä hetkellä, kun liikkeen johdolla olisi tähän aikaa.

Kokonaistilanteen esittäminen eri taulukoiden perusteella voi jäädä kokonaan tekemättä, koska arkisessa yrityksen pyörityksessä siihen ole yrittäjä-omistajalla aikaa eikä välttämättä riittäviä teknisiä taitoja. Kun tuotannon sekä myynnin ihmiset ovat kiireisinä omissa töissään, myös heidän raporttinsa jäävät helposti toissijaisiksi. Dataa kerätään ja tallennetaan, mutta ei hyödynnetä. Ajattele mitää ajanhukkaa! Omasta datasta voisi oppia uutta ja johtaja saada tukea strategisille päätöksille. Kilpailijanne voi tehdä jo näin.

Liikkeenjohto saattaa luulla asioiden menevän tietyllä tavalla, koska tekijät kertovat niin. Data on lahjomatonta ja voisi näyttää eri suuntaa. Todellisen tilanteen havaitseminen ajoissa on tärkeä osa onnistunutta päätöksentekoa ja yrityksen riskienhallintaa! Taulukkolaskentaohjelmia ei ole rakennettu tällaiseksi johtamisjärjestelmäksi, vaikka ne käteviä ohjelmia ovatkin.

Käytettävyys isoissa taulukoissa

Väärinymmärrysten riski on olemassa toki toiminnanohjausjärjestelmissäkin, joiden käyttöliittymät pitää omaksua ihan niin kuin taulukkolaskentaohjelmankin.

Jos tietoa on paljon, taulukkolaskennassa käytettävyysongelma ratkaistaan yleensä lisäämällä taulukkoon välilehtiä tai tallentamalla useita yksittäisiä tiedostoja mahdollisimman selkeillä tiedostonimillä. Siirtyminen tiedostosta toiseen ei onnistu visuaalisella käyttöliittymällä ja asioiden yhteydet eivät erotu. Se saattaa työntekijöistä tuntua vaikealta. Inhimillisten virheiden määrä kasvaa.

Mitä kauemmaksi käytännön prosesseista mikä tahansa työkalu työnnetään, sen helpommin se unohdetaan ja systeemi jää käyttämättä. Tämä on yhteistä mille tahansa toiminnanohjausjärjestelmälle, olipa systeeminne kehitetty itse taulukkolaskenta-ohjelmalla tai oikea ERP-, CRM-, HR-ohjelma.

Tiedon versiointi ja ajantasaisuus

Tiedon ajan tasalla pysyminen on yksi merkittävimpiä riskejä. Jos tieto jäi pitämättä ajan tasalla eikä kukaan huomaa kiinnittää asiaan huomiota ennen kuin tilanteessa, jossa tietoja lopulta tarvitaan (esim asiakasrekisteri, markkinointirekisteri), päivitysurakka voi muodostua liian isoksi.

Taulukkolaskentaohjelma ei muistuta asioista. Oikeat ERP-, CRM- ja HR-ohjelmat voivat ohjata tekemään asioita tavalla, jonka avulla tarvittavat työt muistaa tehdä ja tiedot osaa täyttää. Niissä yleensä onnistuu myös tiedon pitäminen ajan tasalla helpommin.

Kun kokonaisvaltaisessa, laajassa sovelluksessa tai hyvin toisiinsa integroiduissa ohjelmissa muuttaa tietoa yhdessä paikassa, se muuttuu useassa eri paikassa yhtä aikaa (integraatioiden avulla jopa eri järjestelmien välillä), jotta ollaan ajan tasalla ilman manuaalista hukkatyötä. Taulukkolaskentaohjelmissa tulee helpommin tehtyä "copypastea" eli kopioidaan samaa tietoa useaan kertaan eri tiedostoihin, mikä kasvattaa virheriskiä ja aiheuttaa turhaa tuplatyötä. Tällainen hukka ei kuulu moderniin organisaatioon, joka haluaa ohjata toimintaansa datan perusteella.

Gemilo Oy on tamperelainen ohjelmistotalo, joka kehittää ja ylläpitää MyGemilo-pilvipalvelua. Tutustu Asiantuntijayrityksen ERP -moniohjelmaan. Visuaalinen, turvallinen pilvipalvelu graafisella käyttöliittymällä soveltuu esim. henkilöstöhallinnon töiden helpottamiseen, myynnin edistämiseen ja projektiliiketoimintaan, jossa pitää hallita tunnit ja laskuttaa työt. Jos etsit omaan toimialaan sovitettua ohjelmaa, tilaa Gemilolta The Perfect Fit ® -käyttöönottoprojekti (ohjelman kustomointi) ja toimitamme oman Edition-version MyGemilosta sinun yritystäsi varten.