Modernissa toiminnanohjausjärjestelmässä on monipuolisesti eri sisältötyyppejä, lomakkeilla kerättävää rakenteista dataa, metatietoja, kuten sisällön status ja tärkeys. Yleensä on myös organisaation omaan toimintamalliin sopivat työnkulut, automaattiset oikeusasetukset ja selkeät rakenteet tiedon tallentamiseen, täydentämiseen, jakamiseen ja löytämiseen. Kaikilla sisällöillä on oma nimensä.

Olipa miten hieno järjestelmä tahansa, on tärkeää, että niin kauan kuin tietoa katselee ja käsittelee ihminen, tieto olla inhimillisesti ymmärrettävää. Se tarkoittaa

• selkeää otsikointia
• selkokielistä tekstiä
• sekä riittäviä tietoja
• ajantasaisesti.

Tieto tarvitaan työntekoon, työn tuloksista jatkamiseksi tai työstä kertyneen tiedon hyödyntämiseksi jossain muussa työnantajalle arvokkaassa yhteydessä.

Tieto on arvokasta työnantajalle, mutta myös kollegoille sen lisäksi, että sillä on arvo täyttäjälle itselleen. Täyttäessäsi tietoja mihin tahansa järjestelmään kirjaa asiat niin, että kuka tahansa muu, jolla on siihen oikeus, voi jatkaa samoilla tiedoilla tietäen sen, mitä tiedon lisääjänä tietää.

Kun omassa päässä on kaikki selkeänä ja muistissa, se on hyvä juttu. Vielä parempi on, kun joku muukin voi jatkaa siitä, mihin toinen jäi. Onnistunut tiedonhallinta on yksi helpoimpia keinoja hallita riskejä ja johtaa laatua sekä asiakaskokemusta.

Hyvä tiedonhallinta on myös työnantajalle käytännöllinen tapa varautua aikaan, jolloin henkilö onkin sairaana, lomalla, lomautettuna, siirtynyt eläkkeelle tai lähtenyt toiselle töihin - tai eristyksissä niin kuin korona-aikaan on huomattu.