Tomi Terentjeff // Menestyvässä organisaatiossa työntekijät ja johto pysyvät ajan tasalla, mitä yrityksessä tapahtuu ja miksi. Kesän kunniaksi listasimme kolme tapaa kehittää oman organisaation sisäistä viestintää ja tiedonhallintaa.

Ajan hukka voi näyttää pieneltä, mutta pienistäkin kasvaa isoja.

(CC) image by USFWS Headquarters@Flickr

1. Hankkiudu eroon sähköpostilistoista

Sähköpostilistalla on nopea ja helppo jakaa tietoa, mutta samalla viestit tukkivat muiden sähköpostit hankaloittaen tärkeiden ja olennaisten viestien löytämistä viestitulvasta.

Välitetyissä sähköposteissa on usein mukana liitetiedostoja. Liitteet vievät valtavasti levytilaa palvelimella, koska tyypillisesti sama tiedosto on jokaisen viestilaatikossa erikseen tallessa.

Sähköposti on lisäksi henkilökohtainen. Kun henkilövaihdoksia tulee, kaikki keskustelut jäävät makaamaan edeltäjän sähköpostilaatikkoon. Ei hyvä.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Jos et pysty jättämään sisäistä sähköpostia kokonaan, kuten Gemilo teki, on askel oikeaan suuntaan vaihtaa sähköpostilistat ja ottaa niiden  tilalle järkevämmät tavat viestiä.

Sähköpostilistan voi korvata organisaatioon tiimien ja projektien sisäisellä tietokanavalla, joka on järjestelmä - ei sähköpostilista. Toimintatavan ei ole pakko muuttua kokonaan eli tämä on osa helppoja muutoksia. Sähköpostit voidaan edelleen forwardoida eli lähettää eteenpäin, mutta sähköpostin sijaan viestit päätyvät tähän yhteiseen, tiimeille ja projekteille hankittuun järjestelmään, jossa on tarkoituksenmukaiset työtilat.

2. Julkaise tietoa kohdennetusti

Organisaation intrassa tai muussa tiedonjakokanavassa suurin osa tiedosta jaetaan aina kaikille.

Esimerkiksi intranetin etusivulla on yleensä ensimmäisenä vastassa konsernin tai muut vastaavat uutiset, jotka koskevat vain murto-osaa ihmisistä. Kun ihmiset huomaavat, että suurin osa tiedosta on irrelevanttia heidän kannaltaan, he jättävät herkästi viestit toisarvoisina lukematta.

Jälleen kerran olennainen informaatio jää tietotulvan sekaan. Tietoa ja tiedotteita on siis pyrittävä jakamaan kohdennetusti ja siitä näkökulmasta, joka työntekijän ja johdon työn kannalta tuntuu olennaiselta.

Vaihtoehtoinen toimintatapa:

Kannattaa julkaista tietoa kohdennetusti, kun vain mahdollista. Selvitä, pystyykö intra-alustanne tai työkalu projektien ja tiimien hallintaan auttamaan tässä. Jos  ei, etsi alusta ja tekninen ratkaisu, joka siihen pystyy.

3. Viimeisimmät muutokset näkyville

Kun intrassa jokin tieto muuttuu, ei viimeisimpiä muutoksia yleensä näe mistään. Onpa kyse sivusta tai dokumentista, käyttäjä joutuu yleensä itse tarkistamaan tai mikä pahempaa yrittämään muistaa, onko sivu muuttunut viime käynnin jälkeen. Tämä johtaa herkästi siihen, että käyttäjät käyttävät vanhoja dokumenttipohjia tai muita vanhoja tiedostoja tai alkavat tallentaa taas tiedostokopioita omalle koneelleen käyttäen vain niitä, mikä pahentaa tilannetta.

Käyttäjiltä kuluu aikaa tarkistuksiin, kun he käyvät katsomassa, joko dokumentti on päivitetty tai varmistamassa, onko siihen tullut muutoksia. Kuluva aika yksittäiseen tarkistukseen on pieni, mutta mitä enemmän henkilöstöä, sitä suuremmasta ajanhukasta on kyse.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Käyttäjille näytetään tuoreimmat päivitetyt tiedostot tai dokumentit, jotka liittyvät heidän omaan työhönsä tai ovat koko organisaation kannalta tärkeitä huomata viimeistään isojen päivitysten jälkeen. Parhaassa järjestelmässä käyttäjä saa tilattua ilmoituksen, kun seurattavaksi merkitty tiedosto muuttuu.

Esimerkiksi Gemilo Platformissa käyttäjät valitsevat, mitä tiedostoja haluavat seurata ja valintansa mukaisesti intrasta lähtee muistutus (engl. notification). Vahtipalvelu kertoo, mikä heitä koskeva tiedosto tai tieto on muuttunut.