Johtaja katselee yhtiötään kuin pilvisenä päivänä turisti Grand Canyonia. Hän tietää, että kanjoni on syvä. Lukemansa perusteella johtaja ymmärtää kanjonin laidalla seistessään, että kanjonissa on erilainen ilmasto eri korkeuksissa, mutta se, mikä siellä kanjonissa liikkuu ja minne, jää arvailun varaan. Muistikuvasta, miltä kanjoni näytti, tulee turvallinen tunne.

Kun mietit oman yhtiönne prosesseja, onko edessäsi millainen maisema?

Johdetaanko organisaatiotanne muistikuvan varassa vai todellisen näkymän?

Huonosti hoidetuista tai tunnistamattomista prosesseista seuraa pahimmillaan esimerkiksi tällaista:

• ylimääräisiä, ennakoimattomia kustannuksia (esim. sakot, sanktiot, varoitukset, reklamaatioiden vuoksi maksetut korvaukset, lisätyöt, ylityöt, oikeudenkäynnit)
• epäsuora taloudellinen menetys (huono asiakaskokemus, heikko yritysbrändi, henkilöstön / johdon / omistajien / markkinoiden epäluottamus)
• heikompi myynti (menetetyt tilaukset, hävityt asiakkuudet, hitaampi kasvu)
• epäonnistuneet hankinnat (virhevalinnat, keskeytetyt hankinnat, hätäily, liian pitkään kestävät hankintaprosessit, valmistelutyöhön hukattu aika hankintoihin, joita ei koskaan tehdäkään)
• rekrytointiongelmat (virhevalinnat, ohi menneet tilaisuudet)
• virhearviot ja päätökset, jotka ohjaavat väärään suuntaan, hidastavat, jopa estävät
• passiivisuus ja paikalleen jämähtäminen (mahdollisuuksia jää hyödyntämättä)
• hävikkiä, hukkaa, heikompaa laatua.

Tehoton prosessi syö resursseja. Se aiheuttaa ylimääräistä työkuormaa, joka raastaa johdon ja henkilöstön hermoja. Tietokatkot aiheuttavat virheitä, joiden hinta saattaa paljastua vasta, kun on liian myöhäistä.

Mielestäni prosessimalleissa tulisi pyrkiä organisaatiorajoja ylittäviin toimintoketjuihin ja työn suunnitteluun niin, että tuottamattomat vaiheet karsitaan. Tavoitteena on saada liiketoiminnan kannalta olennaiset tietovirrat liikkeelle oikeaan suuntaan - ja muutenkin energia suunnattua siihen, mikä on yhtiön liiketoiminnalle järkevää.