Paras intra on toiminnallinen intra. Uudet intrat ovat jo lähempänä toiminnanohjausjärjestelmää kuin perinteistä tiedottavaa tai uudenaikaisempaa tiedottavaa ja ohjeistavaa, mutta vuorovaikutteista intraa. "Toiminnallinen" tarkoittaa, että intraan tullaan tekemään töitä, ei lukemaan tiedotteita ja uutisia, vaikka toki niillekin on vielä paikkansa.
Toiminnallisessa intrassa toiminta luo suurimman osan sisällöistä. Työntekoon tarvittavat tiedot löytyvät näistä sisällöistä. Sisällöt itsessään voivat olla "työtä" ja ne luodaan "työnä" tai "työksi". Ajatus voi aluksi tuntua vieraalta, jos on tottunut katsomaan intraa, jossa ei onnistu edes kommentointi, mutta anna kun selitän hieman.
Työ on syy tulla intraan, koska toiminnallisen intran ideana on olla osa työn ja ihmisten johtamista. Se on työkalu enemmän kuin vain tiedotuskanava. Ihmiset keskustelevat intrassa työtehtävistään, antavat ja aikatauluttavat työtehtäviä, kysyvät lisätietoja, vastaavat toisilleen. Keskustelut, erilaiset dokumentit ja työsisällöt nivoutuvat osaksi työprosesseja, joihin intrassa on omat työtilat, prosessit, taulut tai muut työkalunsa.
Alla muutamia esimerkkejä, mitä käytännössä tarkoittaa, kun työstä tulee intran sisältö.
- Kun myyntiyksikkö tai myyntitiimi kuljettaa kanbanillaan liidit kaupoiksi, tästä jää jälki järjestelmän virtaan. Myyntiä koskeva ohjeistus saatetaan koota erilliseen myynti-työtilaan tai jakaa koko henkilöstön yhteisessä käsikirjassa yhtenä oppaan osista. Sisältöinä ovat kauppa ja kauppoihin liittyvät sopimukset, tarjoukset ja toimeksiannot sekä näistä käydyt keskustelut. Toki voi edelleen jakaa uutisen myyntiin liittyen, mutta onko siihen kenelläkään aikaa. Riittää, että tieto saaduista kaupoista leviää virran yli henkilöstölle sitä mukaa, kun kauppaa tulee. Sen sijaan, että on erillinen CRM, myynti onkin osa intraa.
- Henkilöstöhallintokaan ei kuulu mielestäni enää erilliseen järjestelmään, paitsi niillä yrityksillä, joilla on resursseja hankkia uusia järjestelmiä järjestelmä toisen jälkeen. On helpompaa käyttää toiminnallista intraa, jossa saa jaettua ja käsiteltyä kaikkia henkilöstöhallintoon liittyviä dokumentteja ja tiedotettua työterveydestä, työturvallisuudesta jne. Samalla hoidetaan HR-prosesseja, kuten työntekijän perehdytykset, poissaoloista ja lomista sopiminen, kehityskeskustelut, varoitukset, YT-neuvottelut, lomautukset ja uusien työntekijöiden rekrytointi, nykyisten työssä jaksaminen ja työtyytyväisyys. Nämä kaikki ovat erinomaisia syitä sekä henkilöstöhallinnolle että muulle henkilöstölle kirjautua intraan eikä silloin tarvita enää mitään vippaskonsteja tai ihmeellisyyksiä, että henkilökunta käyttäisi intraa. Se on itsestäänselvyys, koska intra on ainoa paikka, josta tieto löytyy. Palkat jättäisin edelleen taloushallinnon ohjelmistoon, jonne ne kirjanpidon ja maksujärjestelmän vuoksi kuuluvat, mutta muuten, mikä oikeastaan estää hoitamasta HR:ää myös intrassa?
- Markkinoinnin ja viestinnän työtilassa tai markkinoijan kanbanilla ja tiedottajan kanbanilla valmistellaan esitteet, tiedotteet, messut ja muut tapahtumat, sovitaan nettisivuston päivitykset ja some-jaot. Etsitään ehkä uusia markkinoita, tarkennetaan olemassa olevia markkinoita, kehitetään sisäistä ja ulkoista viestintää. Tuotteistetaan ja ollaan myynnin tukena. Prosessivetoisessa intrassa, jossa on myös dokumentinhallintaa ja vuorovaikutusta tukevat työkalut, tämä kaikki on hoidettavissa. Markkinoinnin automaatiotakin näkyy yhä enemmän.
- Tuotantoprosessi voi poiketa niin paljon eri toimijoilla, että se on tyypillisimmin omassa toiminnanohjausjärjestelmässään. Jos toiminnanohjauksenne on exceleissä tai ERP vanhentumassa käsiin, harkitse toiminnallista intraa tilalle. Prosessi- ja/tai projektiohjauksella toimivassa intrassa voi keskittyä tuotantoon, mutta siinä sivussa saa intralle tyypillisiä toimintoja yleisemmän yhtiötä koskevan tiedon jakamiseksi ja työntekijöiden ohjeiksi tai oman hallintonsa avuksi toimitusjohtajalle ja omistajille.
- Tutkimus- ja tuotekehityksellä saattaa olla käytössään jo jokin projektityökalu tai on kokeiltu ehkä ideointiin erilaisia aloitelaatikoita. Toiminnallisessa intrassa ulkopuolisia projektitykaluja ei ole, koska projektihallinta onnistuu intran omalla projektiohjelmistolla. Kun projektitiimi haluaa jakaa projektinsa materiaaleja, he kirjautuvat intraan. Kun he haluavat täyttää tai katsoa työaika-raporttinsa, he kirjautuvat intraan sen sijaan, että tunteja kerättäisiin taulukko-ohjelmalla omien koneiden tiedostoihin..Ideoita kirjataan intrassa ideaprosessiin, josta nähdään myös, mitä ideasta seuraa. Ideointi onnistuu horisontaalisesti ja vertikaalisesti, koska ns. ristiinpölytys on helpompaa, kun organisaatio käyttää avoimempaa kaikki liiketoiminta-alueet yhdistävää erillisjärjestelmien sijasta. Tämäkin voi olla intrassa!
Raja ERP:n ja intran välillä hämärtyy toiminnallisessa intrassa. Uudistus on erityisen tervetullut pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat vähentää järjestelmien määrää ja säästää hankinnoissa.
Näistä syistä intra-hankinnan ei pitäisi koskaan olla vain sisäisen viestinnän kehittämistä, ellei yhtiön viestinnällä ja johdolla ole ihan oikeasti holistinen käsitys, mikä on "organisaation viestintää".