Pieni ja keskisuuri yritys tarvitsevat toiminnanohjaukseen ja myyntiin työkaluja siinä missä isokin yritys. Kun asiat ovat järjestyksessä, jokainen tietää, mistä mitäkin löytyy. Silloin on paljon helpompi palvella laadukkaasti ja hoitaa liiketoimintaa. Asiat tehdään sovitussa järjestyksessä sovituilla välineillä, jotka ovat kunnossa ja toimivat niin kuin pitää. Systeemin mukainen, mallien mukainen toiminta pienentää riskiä epäonnistua. Se näkyy parempana laatuna.

Johtajat miettivät liiketoiminnan eri osa-alueita ja niiden roolia. Heidän vastuullaan on varmistaa, että riskit osataan eri liiketoiminnoissa oikeasti ennakoida perustuen tietoon (dataohjautuva organisaatio) eikä arvauksiin.

Riskitilanteissa on erityisen tärkeää toimia sovitun mukaisesti. Siksi pk-yrityksessä on oltava systeemit ja mallit eikä vain ohjekirjoja. Tässä pieni tai keskisuuri yritys ei poikkea mitenkään isoista yhtiöistä.

Mietimme Gemilossa valmiiksi pk-yrityksen näkökulmasta, miten voisimme ohjelmistoyrityksenä pienentää järjestelmähankintaan liittyvää riskiä. Päätimme kehittää alustan, jolla yhdessä järjestelmässä pystyy hoitamaan mahdollisimman paljon yhdessä tehokkaasti ja sujuvasti ja niin, että samassa järjestelmässä on eri liiketoimintojen asioita. Kokonaisuus toimii saumattomasti yhteen, koska on jo ajateltu, mitä prosessista toiseen seuraa.

Gemilo on yksi markkinoiden edullisimpia. Siksi ei edes haittaa, vaikka kutakin liiketoiminta-aluetta hoitaisi yrityksessä vain muutama ihminen. Itse asiassa silloin jos koskaan on tärkeä saada keskitetty kokonaisvaltainen johtamisjärjestelmä. Löydätte yhdestä paikasta kaiken tarvittavan, mikä on iso etu keskellä pienen yrityksen kiireitä.

Jos liiketoiminta-alue on liikaa yhden ihmisen varassa, miten yrityksenne liiketoiminnalle ja siihen liittyville elintärkeille tiedoille käy, jos avainhenkilö ei tulekaan enää töihin? Yhteisen johtamisjärjestelmän avulla pk-yrityksessä on jonkun muunkin helppo jatkaa siitä, mihin edellinen jäi.

Kun yritys kasvaa, tulee toisenlaisia ongelmia. Isommassa pk-yrityksessä johtamisjärjestelmä vähentää sählinkiä. Sählingin vähentäminen parantaa laatua ja lisää tuottavuutta, kun ei tehdä tuplatyötä, toimitaan yhtenäisellä tavalla ja osataan hyödyntää vapaana olevan henkilöstön osaamista projekteissa.

Työntekijöiden vaihtuvuus ja yrityksen nopea kasvu ovat syitä rekrytoida uusia ihmisiä. Joskus on laajennettava yhtiön osaamista rekrytoimalla uusia ihmisiä. Rekrytointia ei ole pakko tehdä rekrytointi-työkalulla*, mutta kun sellainen on samassa paketissa, niin miksi ei pk-yrityksenä hyödyntäisi tilaisuutta ja hoitaisi työpaikkahakemuksia ammattilaistyökalulla, kuten Rekrysuora, jota rekrytointiyrityksetkin voivat käyttää**.

Yrityksen talouteen vaikuttaa merkittävästi, miten myynnissä menee. Jos teillä vielä sanotaan, että laskutuksesta näkee asiakkaat ja myynnin tilanteen, katsotte peruutuspeiliin sen sijaan, että hyödyntäisitte kokonaiskuvaa myynnin potentiaalista eli niistä liideistä, prospekteista ja kaupoista, joita saattaa olla tulossa ja tarjouksista, joita vasta valmistellaan, mutta joista ei tiedetä vielä, ostaako asiakas.

Laskutusjärjestelmän laskuihin perustuvat asiakastiedot eivät kerro toimitusjohtajalle tai myyntijohtajalle, onko myyjältä tulossa kauppaa. CRM näyttää tämänkin tiedon. Silloin voidaan oikeasti johtaa myyntiä ja saadaan tilannekuvaa ennakoidulla tiedolla eikä vain sillä, mikä meni jo.

Uusissa moderneissa järjestelmissä visuaaliset graafiset tilastot ovat heti valmiina. Kenenkään ei tarvitse tehdä näitä taulukko-ohjelmassa eikä tietoja enää tallenneta Exceliin, vaan myynnin ja tuotannon järjestelmään eli toiminnanohjausjärjestelmään, joka sisältää sekä tuotannon prosessin että myynnin työkalut.

Järjestys on kääntynyt tavallaan toisinpäin kuin ennen vanhaan. Nykyisin tieto syötetään visuaalisissa käyttöliittymissä järjestelmän tietokantaan, josta sen saa tarvittaessa ulos siirtotiedostona (esim. Excel-tiedosto tai PDF). Tätä hienompi on datan siirtyminen järjestelmästä toiseen automatiikalla tai nappia painamalla.

Esim. MyGemilossa laskuaineiston luomiseen liittyvää työtä automatisoitiin ja kokonaisuus täydennettiin rajapinnalla Procountoriin. Toiminnanohjausjärjestelmässä luodaan ensin laskuaineisto projektin tunneista ja kun se on kunnossa, laskuaineisto siirtyy nappia painamalla asiakkaalle Procountorin kautta. Lasku jää Procountoriin kirjanpitoa varten talteen ja MyGemiloon kannattavuuden seurantaa varten ja jotta henkilöllä, jolla ei ole pääsyä taloushallinnon ohjelmaan, on mahdollisuus vastata asiakkaan kysymyksiin laskun tunneista, mikäli tuntiraporttia ei toimitettu projektista asiakkaalle.

Aiemmin vastaava olisi vaatinut, että laskuttaja kyselee laskutettavia tunteja, joutuu käsin "copy-pastettamaan" tietoja ja pahimmillaan vielä laskee taskulaskimella tunteja tuotteen alle yhteen, vaikka tietokone pystyy tekemään tämän kaiken automaattisesti. Yrittäjän olisi ollut vanhalla tavalla vaikeampi nähdä, mistä tunneista tietty lasku koostuu ja mitkä tunnit oli jo laskutettu ja mitkä työt on laskuttamatta. Modernilla tavalla laskutukseen menevä työaika puolittuu.

Kun tieto on rakenteisesti tallessa johtamisjärjestelmässä, systeemi tuottaa datasta tilastot ja valmisraportit. Hyvissä järjestelmissä on myös tehokas haku ja tiedonhallinnan malli, jolla asiayhteyksien avulla saadaan toisiinsa liittyvistä sisällöistä kokonaisuus.

Visuaalinen esitystapa auttaa toimitusjohtajaa ja liiketoiminta-alueen johtajaa näkemään kokonaiskuvan. Se on keino pienentää pk-yrityksen riskejä. Näkymä perustuu oikeaan toiminnan dataan, joka on reaaliaikaista tai rajattu tietyn ajanjakson ajalta. Joskus voi käydä niin, että kun oman yrityksen toiminnasta kertova data valjastetaan johtamisen avuksi johtaja huomaa näkymästä mutu-tuntumansa olleen eri kuin oman firman konepellin alla oikeasti on. Mitä nopeammin tällaiset huomaa, sitä parempi yritystoiminnan riskien hallintaan ja sen helpompaa johtamisesta tulee.

Projektihallinta-ohjelman ideana on, että tiedetään, mitä projekteja on mennyt, meneillään ja tulossa, mutta ennen kaikkea on varmuus, että toimitus hoituu ja kaikki projekteissa tehty työ päästään laskuttamaan. Toiminnanohjausjärjestelmä projektiliiketoimintaan sisältää myös projektit eikä pakota ottamaan tähän jotain erillistä järjestelmää.

Riskienhallintaa varten projektipäällikölle pitää olla helppo tapa kertoa projektin tilanne. Kun se on vaivatonta, tieto on helppo antaa. MyGemilossa projektisalkku-näkymä on taulukko sarakkeineen ja yhdessä sarakkeista käy ilmi, onko projektissa tunnistettu riskejä vai eteneekö niin kuin pitää.

Systeeminen ajattelutapa auttaa pk-yritystä riskienhallinnassa. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä CRM:llä on systeemi, joka kannattaa hankkia.

ps. Jos tarvitsette The Perfect Fit kustomoitua ratkaisua, ole minuun yhteydessä. Asiantuntijayrityksen ERP -ratkaisun voi ottaa koekäyttöön suoraan netistä. Mikäli siihen liittyy kysymyksiä tai tarvitsette käyttöönottokoulutuksen, soita. Autan mielelläni.

* Myymme työkalua myös erikseen.
** Rekrytointiyritysten versio, ota yhteys myyntiin.