Tomi Terentjeff // Tavat tehdä yhdessä töitä ja viestiä verkossa ovat muuttumassa, mutta moni organisaatio silti miettii, uskaltaako harpata uusiin viestintä- ja toimintatapoihin. Alla on listattu mielestämme nousevia trendejä vuodelle 2011:

Osallistuminen ja osallistaminen verkossa

Työntekijät ja asiakkaat osallistuvat yhä enemmän yrityksen tai julkisen organisaation palveluntarjonnan ja toiminnan kehittämiseen. He voivat jakaa kehitysehdotuksia ja myös kertoa mielipiteensä jo jaetuista ideoista.

Ideointi- ja palautejärjestelmät mahdollistavat, että yritys pystyy käsittelemään, lajittelemaan ja jatkotyöstämään ehdotukset eikä ainoastaan vastaanottamaan niitä. Erityisesti asiakkaiden osallistaminen yrityksen tarjonnan kehittämiseksi on jo jonkin aikaa ratkaissut, kuka menestyy ja kuka ei. Jossain vaiheessa yritykset vain ehtivät unohtaa, että asiakasta tulee kuunnella.

Verkossa osallistuminen on helpompaa uusien työkalujen ansiosta, jolloin isoimpana haasteena on organisaation oma toimintakulttuuri ja lopulta se, kokeeko asiakas yrityksen niin kiinnostavaksi, että haluaa antaa palautetta.

Avoimuus

Aiemmin yritykset ja julkishallinnon organisaatiot jakoivat tietoa need-to-know-mallilla: tietoa jaetaan jos se on pakollista. Sosiaalinen media on muokannut toimintatapoja avoimempaan suuntaan. Sisältöjen avoimuus tekee asioista - ja ihmisistä - helpommin löydettäviä. Työntekijäprofiilit, asiakasprofiilit, hankeprofiilit, henkilökuvaukset ja päivittyvä sisältövirta mahdollistavat, että erilaista informaatiota aletaan jakaa avoimemmin organisaation sisällä, mutta myös ulospäin.

Wiki-sivut auttavat yhdessä työskentelyyn pelkän jakamisen ja lukuoikeuksien sijasta. Kun osa keskusteluista aiemmin hukkui ihmisten sähköposteihin, nyt nekin saadaan talteen, koska keskustelut käydään sisällön yhteydessä. Samalla sähköpostin määrä vähenee. Jakaminen onnistuu hyvillä työkaluilla intuitiivisesti.

Ennemmin tai myöhemmin vasen käsikin tietää, mitä oikea tekee. Tämä taas tekee hyvää liiketoiminnalle, koska vain silloin toiminta voi tehostua.

Vuorovaikutus helpottuu

Yksisuuntaisesta viestinnästä siirrytään kaksisuuntaiseen viestintään, joka mahdollistaa keskustelun. Yritysten sisäiset blogit, joissa on mahdollisuus kommentoida ja ottaa kantaa, ovat edelleen trendi 2011. Blogi korvaa monessa paikassa sähköpostitse jaetun tiedotteen tai tiedotekoosteen. Keskustelemaan ei tarvitse siirtyä keskustelufoorumille, vaan kommentointi onnistuu myös heti sisältöjen yhteydessä.

Henkilökohtainen

You See What You Want - eli näet vain itsellesi olennaista tietoa. Koska avoimuus lisää jaetun sisällön määrää, on vaarana, että yritysten viestintä- ja vuorovaikutuskanavat täyttyvät kohinasta. Yhä useampi valitsee tästä syystä sosiaalisen median ratkaisun, jotta käyttäjä voi tehdä henkilökohtaisia valintoja ja suodattaa itselleen tärkeän informaation esiin.

Kuluttajapalveluista ominaisuuksia yrityspalveluihin

Vapaa-ajalla käytettyjen verkkopalveluiden parhaita ominaisuuksia  aletaan kaivata työympäristöön. Esimerkiksi yrityksen sisäinen mikroblogi yleistyy, jotta työntekijät voivat jakaa nopeasti tilapäivityksiä ja pikaviestejä ilman, että yrityksen liiketoimintasalaisuudet vaarantuvat.

Etenkin isommissa yrityksissä työntekijä-profiili rakennetaan huolella, jolloin henkilökohtainen profiili onkin jo osaamisprofiili. Se auttaa löytämään oikean asiantuntijan aiempaa nopeammin. Osaaminen merkitsee enemmän kuin sosiaalisen verkoston tai organisaatiorakenteen kuvaaminen.

Yhteisöllisyys

Yrityksen sisäiset "facebookit" tulevat lisäämään yrityksen yhteisöllisyyttä ja yhtenevyyttä, mutta teknologia yksin ei riitä, vaikka se olisi miten sosiaalista mediaa. Tarvitaan uskallusta, motivaatiota ja toimintatapojen muutoksia. Työympäristö ja työtavat ovat olennaisessa osassa siinä, miten työntekijä viihtyy työpaikallaan. Nopeat keskustelut, osallistuminen, vuorovaikutus, tiedon läpinäkyvyys, tekijöiden tunnistaminen ja monet muut seikat tekevät työpaikasta työyhteisön, jossa kaikki puhaltavat yhteiseen hiileen.

Seuranta kaikkialla

Yritykset, julkisorganisaatiot, kunnat ja valtio siirtyvät pelkästä sosiaalisen median seurannasta proaktiiviseen toimintaan, jossa halutaan järjestää helppo oma verkkoympäristö keskusteluja ja sisällön keräämistä varten. Moni herää vasta huolehtimaan, että on paikalla osallistumassa myös sivustonsa ulkopuolisiin palveluihin, jotta reagointiaika lyhenisi. Työntekijän ja asiakkaan äänelle annetaan tilaa enemmän, koska on turvallisempaa saada palaute omassa ympäristössä ja myös nopeampaa reagoida siihen kuin yrittää seurata, puhutaanko yrityksestä ja sen palveluista jossainpäin nettiä.

Yrityksen oma intranet tarjoaa sisältövirtoja, joista käyttäjät pääsevät valitsemaan, mitä niistä haluavat seurata. Johtajalla on erilainen työpöytä-näkymä seurantaa varten kuin työntekijällä, mutta seuratakseen työpaikan asioita, kumpikin tarvitsee räätälöidyn näkymän.

Seurannan nopeuttamiseksi sivustoille tuodaan ja niiltä viedään syötteitä, joista aletaan puhua sisältöinä. Pikkuhiljaa käyttöliittymissä yksinkertaistetaan sisällön siirtäminen paikasta toiseen niin, ettei käyttäjän tarvitse enää miettiä, mitä tarkoittaa vieraankuuloinen sana syöte (feed) tai syötteiden agregointi. Sisältöjen lisäksi seurataan ihmisiä.

Välittömyys

Sähköposti on ajatonta, muttei välitöntä. Nopeat keskustelut verkossa ovat nouseva trendi. Chatin, mikroblogin ja kommentoitavien sisältösivujen ja sisältövirtojen avulla saadaan edistettyä työntekoa. Samalla kerrytetään yrityksen tietämystä, ja keskustelua seuranneet oppivat keskustelusta aina jotain uutta. Keskusteluiden siirtäminen pois sähköpostista lisää myös avoimuutta ja osallistumista ja auttaa kerryttämään hiljaista tietoa näkyväksi. Työntekijä ja johto tietävät paremmin, missä mennään, kun tarjolla on välitöntä tietoa, mutta myös sisältöjä, joihin voi palata.

Monella on liikkuva työ ja markkinat ovat globaalit. Tämän vuoksi työaineistoihin halutaan päästä mistä tahansa maailman kolkasta, jossa on verkko. Sekin on osa välittömyyttä. Mobiilisti palveleminen on edelleen ajankohtaista.

Läsnäolo ja aitous

Monelle ihmiselle voi olla yllättävän iso shokki olla läsnä ja saavutettavissa - nähtynä. Tähän muutosvastarintaan kannattaa varautua. Toisaalta monille ihmisille oman organisaation ulkopuoliset sosiaaliset verkostot tuovat tarvittavan lisäavun yritystoiminnan kehittämiseksi ja parantavat tiedonkeruuta. Pienyrittäjillä verkostot tukevat työssäjaksamista.

Aitous on hyvä trendi, mutta vaatii opettelua. Jopa virheet voidaan antaa anteeksi, kunhan niitä ei yritä kieltää. Paljon tunteita herättävissä asioissa vastareaktiot voimistuvat: ihmisten on helppo vihata ja puolustaa netissä. Se ei silti ole tae käytännön toimista netin ulkopuolella. Tämä voi osalle yrityksiä olla helpotus, koska reaktio ei heijastukaan ostopäätökseen.

Fragmentoituneesta koottuun

Verkko on täynnä erilaisia työkaluja kollaboraatioon ja viestintään. Ikävä kyllä tieto yhä pirstaloituu eri järjestelmiin, käyttäjätunnuksia saattaa olla lukuisia ja pahimmillaan yritys ei pysty enää valvomaan tietoturvaa tai liikesalaisuuksiensa säilymistä. Työntekijät ottavat ulkopuolisia palveluja käyttöön tuskastuttuaan organisaatioiden omiin, vanhentuneisiin järjestelmiin.

Monessa yrityksessä on liuta järjestelmiä, mutta ne eivät palvele kunnolla, koska niistä puuttuu tehokas tapa yhdistää tietoa ja tietovirtoja päätösten ja toiminnan tueksi. Jatkossa yritykset keskittyvät tilaamaan järjestelmän, joka sisältää kattavasti yrityskäyttöön kaiken tarvittavan. Kyse voi olla järjestelmän omista ominaisuuksista tai joukko integrointeja.

Yllä olevat asiat ovat lähtökohtana omalle tuotteellemme Gemilo Socialille. Olemme kehittäneet sitä yhdessä asiakkaittemme kanssa. Gemilo Socialin uusin versio etusivusta sisältää esimerkiksi nopeat keskustelut (kommentointi ja mikroblogi), aineistojen yhteismuokkauksen (wiki-sivut) ja sisältövirran, joka näyttää sisäiset päivitykset käyttöoikeuksien mukaan kullekin käyttäjälle (työpöytä, syötteet).