Pilvipalvelun etuna on, että omaa tietohallintoa ei tarvita ylläpitoon, vaan pilvipalvelunne toimittaja huolehtii sekä järjestelmästä että palvelimesta, jolla järjestelmä on. Pilvipalvelulle on tyypillistä kuukausi- tai vuosimaksuun perustuva tilaus.
Laskutus voi perustua kiinteän hinnan sijasta tai lisäksi myös erilaisiin ennakoimattomiin määriin, jolloin toimittaja laskuttaa sen perusteella, montako tuntia palvelua käytettiin, montako käyttäjää palvelussa on tai montako kertaa jokin tietty juttu on lisätty. Esimerkiksi projektiohjelmistossa hintaan voi vaikuttaa projektien määrä, ryhmätyökalussa ryhmien määrä, uutiskirjeessä vastaanottajien määrä, julkaisujärjestelmässä erilaisten työkalujen määrä ja niin edelleen.
Maksua vastaan tilaaja saa ohjelmiston käyttöönsä, mutta hänen ei tarvitse huolehtia teknologiasta tai palvelimesta, jolla teknologiaa pyöritetään ja jonne tilaajan sisällöt myös tallennetaan.
Pilvipalveluna voi toimia esimerkiksi yhtiön oma sosiaalinen intranet, joka lisää organisaation sisäistä vuorovaikutusta, yhdessä tekemistä ja tiedon vaihtoa tai sosiaalinen CRM, jolla hallinnoidaan asiakastiedot.
Pilvipalvelun parhaat hyödyt saa vain silloin, kun työkalut otetaan oikeasti käyttöön omassa työssä - eikä vain tilata. Tässä se on samanlainen kuin mikä tahansa muukin ohjelmisto.
Esittelemme seuraavaksi pilvipalvelu-malleja, joilla ohjelmistoja tarjotaan asiakkaille.
Kaikkien yhteinen pilvipalvelu, sama ilme kaikille
Kun pilvipalvelu on kuin Facebook, Instagram, Google Drive tai Twitter, asiakas kirjautuu sisään ja saa tasan samanlaisen palvelun kun kuka tahansa muukin asiakas. Vaikka asiakkaalla olisi oma sivunsa - tai profiili, kuten sivua yleensä nimitetään - näkymän sivupohja sisältää tietyt yleiset asetukset, jotka ovat täysin samat jokaiselle käyttäjälle.
Teknologiatoimittajalle on etuna tässä mallissa, että toimittajana se saa muutokset samantien kaikille eikä niistä neuvotella. Mitä isompi palvelu, sen isompi säästö, koska ohjelmistoresurssi jaetaan sellaisenaan kaikille käyttäjille. Kustomoituja ratkaisuja ei tarvitse huomioida kehittämisessä.
Käyttäjän kannalta tämä tarkoittaa, että palvelusta on vain yksi versio, jota voi käyttää ja uudet näkymät pitää opetella, halusi tai ei, jos aikoo jatkaa palvelun käyttöä.
Kaikkien yhteinen pilvipalvelu on siis tiivistettynä, että järjestelmän omistaa teknologiatoimittaja, joka tarjoaa haluamillaan ehdoilla saman palvelun kaikille sellaisena kuin se on. Tyypillisesti tähän liittyy myös koko joukko käyttöehtoja, joissa toimittajalle jää oikeus päättää, mitä palvelun sisällöille tehdään ja miten palvelussa hoidetaan tietojen salaus tai yksityisyys.
Jos toimittaja haluaa kesken kaiken muuttaa sääntöjä, sillä on siihen kaikki oikeudet. Käyttäjille tämä on riski, joka pitää hyväksyä - tai alkaa käyttää muita palveluja.
Gemilon vanhin pilvipalvelu on Waraamo.com. Palvelu kehitettiin vuonna 2008, jolloin ei vielä puhuttu responsiivisuudesta. Pilvipalvelussa yrittäjä saa nettivarauskirjan järjestelmästä, jossa on samassa asennuksessa kaikkien muidenkin varauskirjat. Kukin varauskirjan ylläpitäjä ylläpitää varauksensa samassa järjestelmässä ja voi ottaa varauskirjan suoraan palvelusta käyttöönsä. Vaikka varauskirjan jakaisi omalle sivulleen upotuksena, se toimii silti samasta pilvipalvelusta, johon on tallennettu naapuriyrittäjänkin varauskirja. Hallintatyökaluissa ja varauskirjassa on kaikille sama visuaalinen ilme.
Kuluttajalle etuna on, että yhdellä tunnuksella pystyy varaamaan kenen tahansa Waraamo-varauskirjasta ja saa omat aikansa talteen myös itselleen, olipa varattu aika yrittäjältä A tai yrittäjältä B. Yrittäjälle etuna on, että palvelu pystytään tarjoamaan hyvin edullisesti.
Kustomoitava pilvipalvelu jaetulla palvelimella, mutta omalla ilmeellä
Pilvipalvelu-asiakas ostaa pilvipalveluna ylläpidon, jolloin palvelimia ei ole asiakkaalla itsellään, mutta palvelu on saatavilla verkkoyhteyden yli omaan käyttöön toimittajan kanssa sovituin ehdoin. Toteutuksissa asiakaskohtainen räätälöinti tarkoittaa esimerkiksi valmiiden liitännäisten lisäämistä ja palvelun ulkoasun muokkauksen asiakkaan oman visuaalisen ilmeen mukaiseksi. Tämä on kustomointia eli räätälöintiä.
Jotta pilvipalvelua voi muuttaa asiakaskohtaisesti, tilaajan kannattaa varmistaa, että toimittajalla on teknistä backend -osaamista. Helpommin sanottuna: Toimittajalla on töissä ihmisiä, jotka osaavat koodata järjestelmään uusia ominaisuuksia eivätkä käytä vain toisten tekemää. Markkinoilla on toimittajia, jotka pystyvät käytännössä muuttamaan vain ulkoasua ja hyödyntävät valmiin järjestelmän sellaisenaan. Tilanteessa, jossa asiakas haluaisikin jotain enemmän, toimittaja joutuu toteamaan, ettei osaa tehdä pyydettyä - tai hankkii osaamisen alihankintana.
Esimerkiksi WordPress-, Joomla-, Drupal- ja Gemilo CMS -asennukset voivat olla asiakaskohtaisina asennuksina, joita teknologiatoimittaja ylläpitää jaetulla palvelimella. Nämä asennukset eroavat kaikkien yhteisistä pilvipalveluista siinä, että tilaaja saa oman visuaalisen ilmeen ja mahdollisesti myös muista asiakastoteutuksista poikkeavia, kyseiselle tilaajalle räätälöityjä ominaisuuksia tai integrointeja muihin järjestelmiin.
Järjestelmien kehittyessä niiden versiot vaihtuvat. Pilvipalvelu-sopimuksessa on hyvä edellyttää, että toimittaja hoitaa versiopäivitykset joko osana lisenssihintaa tai erillismaksusta. Näin valittu järjestelmä ei vanhene käsiin. Toimittajalta voi edellyttää, että asennettu versio päivitetään esimerkiksi tietoturva-aukkoja koskevien päivitysten osalta useamminkin kuin vain kerran vuodessa, jotta järjestelmä ei aiheuta odottamatonta tietoturva-ongelmaa tilaajalle.
Vastuu asennuksen toimivuudesta ja turvallisuudesta on pilvipalvelussa toimittajalla. Jos tilaaja itse asentaa omalle palvelimelleen järjestelmän, päävastuu on omalla työntekijällä tai sisäisellä tietohallinnolla, joka järjestelmistä ja palvelimista huolehtii.
Räätälöimätön pilvipalvelu dedikoidulla palvelimella
Pilvipalvelu on tässä vaihtoehdossa ns. pakasta vedetty tuote. Ohjelmisto toimii hyllytavarana: Ilman kustomointia. Asiakas ei jaa ohjelmistoresurssia eikä palvelinta muiden kanssa. Palveluun ei tehdä asiakaskohtaisia muutoksia visuaaliseen ilmeeseen, mutta käyttäjähallinta saatetaan integroida olemassa olevaan käyttäjätunnistukseen, jos tilaajalla on sellainen jo käytössä.
Dedikoitu palvelin tarkoittaa, että tilaaja saa oman palvelimen. Se on mitä todennäköisimmin virtuaalipalvelin. Tällä palvelimella on vain asiakkaan tietoja ja asiakkaalle tehty järjestelmä-asennus, jolle on varattu kaikki kyseisen palvelimen resurssit. Kun samaa palvelinta ei jaeta muille asiakkaille, asiakas on ainoa, joka kuormittaa palvelua ja joka web-käyttöliittymästä voi kirjautua tälle palvelimelle asennettuun pilvipalveluun.
Esimerkiksi Gemilon osoitteisto asennetaan asiakkaalle pilvipalveluna, joka voi olla visuaaliselta ilmeeltään ja komponenteiltaan täysin sama kaikille tilaajille, mutta joka silti tehdään omana asennuksenaan. Asennus on automatisoitu, ja asennuspaketti sisältää toimittajan valitsemat osiot, toiminnallisuudet ja oletusasetukset. Se on vähän niin kuin matkailutoimiston lomapaketti. Kohde ennakkoon valittu ja kaikille yhdenmukainen. Samat lennot ja majoitus, mutta kullekin reissu on lopulta omannäköinen sen mukaan, mitä matkallaan päättää tehdä.
Tiedot ovat turvassa pilvipalvelussa, jolloin niihin pääsee käsiksi mistä haluaa ja milloin haluaa, kunhan palveluun on voimassa oleva käyttäjätunnus ja salasana.
Räätälöity pilvipalvelu, oma palvelin
Kun asiakas haluaa räätälöidyssä pilvipalvelussa vaikuttaa käyttöliittymiin, toiminnallisuuksiin ja visuaaliseen ilmeeseen merkittävästi, teknologiatoimittaja tekee järjestelmä-asennuksen, jossa muutokset tehdään vain tilaajalle. Osassa pilvipalveluja tilaaja pystyy tekemään paljon muutoksista myös itse muuttamalla palvelua järjestelmän tarjoamilla työkaluilla ilman, että se edellyttää kehitysprojektia toimittajan kanssa.
Asiakaskohtaiset muutokset ovat teknisesti mahdollisia koska tahansa, sillä asiakkaan asennus on vain asiakkaan käyttöön tarkoitetulla palvelimella eikä ohjelmistoresurssiakaan ole jaettu muille. Toimittaja hoitaa pilvipalvelussa palvelimen ja järjestelmän tilaajan puolesta.
Pilvipalvelu voi olla myös asiakkaan oma, jolloin puhutaan ns. in house -pilvestä. Toimittaja asentaa palvelun asiakkaan omaan pilveen, jossa järjestelmää ylläpidetään. Vaihtoehto soveltuu lähinnä konserneille ja julkishallinnolle, jossa tietohallintoa on jo omasta takaa. Muille se tarkoittaisi turhia lisäkustannuksia, koska saman voi ostaa ulkopuoleltakin pilvipalveluna, jota ei itse tarvitse ylläpitää.
Räätälöinti on etu, jota kannattaa hyödyntää esimerkiksi toimialoilla, joissa toimijalla on erityistarpeita tiedon suodattamiseksi. Toimittaja pystyy toimittamaan ratkaisuun juuri ne suodattimet, jotka tilaaja haluaa. Yksittäisasennuksen ei tarvitse olla täysin samanlainen kuin muilla asiakkailla ja muutokset näkyvät vain tilaajalle, joka niitä tarvitsee. Sama malli mahdollistaa visuaalisen ilmeen muutokset, jotta työkalu ei vain tunnu omalta, vaan myös näyttää omalta.
Toimittaja saa tarjottua versiopäivitykset asiakkaille osana kuukausimaksua etenkin silloin, kun palvelu sisältää peruskomponentteja, jotka mukautuvat asiakaskohtaiseen visuaaliseen ilmeeseen niin hyvin, että ne sulautuvat vielä muutosten jälkeenkin kunkin asiakkaan omannäköiseen pilvipalveluun samasta ohjelmistosta. Tämä aiheuttaa, että pilvipalvelussa on aina jonkinasteinen sukunäköisyys asiakasasennuksissa, vaikka niitä olisi muutettu asiakkaan toiveiden mukaiseksi.
Päivitystyö on tässä mallissa tosin vaativampaa ja siksi myös kalliimpaa toimittajalle kuin mallissa, jossa jokainen asiakas käyttää täysin samanlaista lopputuotetta. Asennuksista pitää tietää asiakaskohtaiset erot. Ne on huomioitava osin myös kehitystyössä, jotta yksilöllinen palvelu pystytään tarjoamaan, mutta pilvipalvelun eduilla.
Koska asennus on aina omansa, muutokset eivät oletuksena näy kenellekään toiselle samaa järjestelmää käyttävälle asiakkaalle, vaikka niitä myöhemmin joiltain osin saatettaisiinkin hyödyntää tulevissa versiopäivityksissä muille asiakkaille.
Gemilo-tuoteperheen erilaiset yhdistelmä-asennukset ovat tyypillinen täyden palvelun paketti, joka toimitetaan pilvipalveluna ja tilaaja päättää, haluaako miltä osin muutoksia tai lisäyksiä palveluunsa.
Oma lukunsa ovat pilvipalvelut, joissa tarjotaan infrastruktuuria, skaalautuvat pilvipalveluiden palvelimet, jotka nekin nykyään tarjotaan pilvipalveluna tai sovelluskehittäjille tarkoitetut työkalut palveluiden toteuttamiseksi. Nämä on jätetty pois tästä blogikirjoituksesta.