Gemilo kehittää myynnin, asiakaspalvelun, hallinnon, tutkimuksen ja tuotekehityksen, tuotannon ja talouden IT-ratkaisuja. Käytämme itsekin Gemilossa samaa Gemilo EIM -järjestelmää toiminnanohjaukseen, myyntiin, markkinointiin, viestintään ja asiakkuuksienhallintaan. Yksi ohjelma, monta käyttötarkoitusta.
Olen onnekas, koska saan miettiä useasta eri näkökulmasta tiedonhallintaa oman organisaationi arkitöidenkin vuoksi. Tiedonhallinta-mallimme sisältää jos ei nyt joka päivä, niin joka viikko tai kuukausi pieniä parannuksia ja päätöksia. Päätämme, miten työpaikalla hallitaan tietoa, jotta työnteko on helpompaa, mutta saadaan silti oikea-aikainen ja riittävä tieto kaikille, jotka sitä tarvitsevat.
Tiedonhallinta-taipaleen alussa yli vuosikymmen sitten keksimme herkemmin uusia ominaisuuksia, jos oma tiedonhallinta takkusi. Aika nopeasti huomattiin, että kyse olikin oman työyhteisön ja yksiköiden valitsemasta tavasta tehdä töitä, kirjata asioita ja viestiä kollegoiden kanssa kuin niinkään IT-ohjelman puutteita tai järjestelmän vikoja.
Joskus olisi todellakin nopeampi kehittää uusi ominaisuus kuin muuttaa opittua käytäntöä. Ketteränä ohjelmistotalona tuotekehityksen helppous saattoi ohjata kehittämään IT-järjestelmää, kun oikeasti piti kehittää omaa toimintamallia ja sopia yhteiset säännöt, jotka tuli vielä kunkin omaksua osaksi omaa työtä.
Myös useista asiakasprojekteista oppineena haluan nyt nostaa esiin ja muistuttaa itsestäänselvyydestä: Tiedonhallinta ei ole koskaan vain tekninen kysymys.
Järjestelmä saadaan kyllä tallentamaan, näyttämään, jakamaan ja lajittelemaan tietoa. Järjestelmän hakukone myös löytää tietoja. Yksi kaikkein tärkeimmistä tekijöistä tiedonhallinnassa on ihminen. Henkilö, joka itse päättää, miten ja milloin tietoja tallentaa.
Mitä enemmän työpaikallanne on oman muistin varassa asioita, sen heikommin tiedonhallinta työpaikalla hoidettu. Jos tieto on vain jonkun omalla koneella tai omassa sähköpostissa, modernin organisaation tiedonhallinta-malli kannattaa ottaa käyttöön mahdollisimman nopeasti.