Tässä muutamia keskeisiä hyötyjä, joita organisaatio saa, kun on otettu käyttöön tuotepohjainen työtuntien raportointi vanhanaikaisen työajanseurantajärjestelmän ja tuntilappujen tilalle.

1. Strategisesti merkittävät tulokset -mittari

Tuotepohjaisessa tuntiseurannassa tärkeimpänä on, mitä saavutetaan eikä vain aika, joka käytetään. Tuotevetoinen tuntikirjanpito perustuu ajatukseen, että arvo saadaan saavutetuista tuloksista tai tuotteista. Ei siitä, että joku kirjaa itsensä sisään ja kirjaa itsensä ulos. Se tieto täyttää lakisääteiset vaatimukset, mutta ei kerro mitään, toimiko henkilö työssään strategian mukaisesti ja tehtiinkö työt yhdessä sovittujen toimintamallien mukaisesti. Jos työaikaa ei seuraa tuotteiden perusteella, menettää koko ajan arvokasta tietoa, jolla on iso arvo stategisessa johtamisessa.

2. Tehokkuuden ja vaikuttavuuden mittaaminen

Tuotepohjainen tuntiseuranta sopii työnantajalle, jota kiinnostaa työvoiman tehokkuus ja joka haluaa seurata monipuolisesti, mikä on todellisiin tunteihin perustuvan työn vaikuttavuus. Se, mihin aikaa käytetään, ei ole organisaation kannalta aina tehokkainta tai tuottavinta. Kun nähdään, mihin työaika menee, on helpompi miettiä strategiset muutokset ja päättää niistä. Tuotevetoinen tuntikirjanpito näyttää, mihin työntekijä päätti investoida aikaansa. Työntekijän päätös on samalla aina myös yhtiön tekemä investointi. Se, mitä tehdään, voi nostaa tehokkuutta ja lisätä vaikuttavuutta - tai laskea.

3. Asiakkuuksien hoitamiseen mittari

Kun tuotepohjainen tuntiseuranta on yhdistetty asiakkuuksien hoitamiseen, nähdään, onko asiakkuuksia hoidettu ja minkä verran oikeasti investoitiin aikaa asiakkuuksien hallintaan. Sen lisäksi, että tiedetään, minkä verran asiakkuuksien hoitaminen vie aikaa, tiedetään tarkempi erittely, mitä asiakkuuden hallinta tai asiakkuuksien hoitaminen on omassa yrityksessä konkreettisesti tarkoittanut, koska työaika on kohdennettu tuotteille. Työajanseuranta on keino kehittää asiakastyytyväisyyttä! Se onnistuu, kun tuntikirjanpito lähtee fiksusti mietityistä tuotteista liikkeelle. Malli ohjaa ihmisiä ajattelemaan, miksi työtä tehdään eikä vain raportoimaan tunteja lakisääteisen pakon, mahdollisesti laskutuksen tai vaikkapa oman tuntityöhön perustuvan palkan vuoksi.

4. Strateginen toimintamallien noudattamista dokumentoiva mittari

Tuotevetoinen tuntikirjaus on strateginen lähestymistapa työn dokumentointiin. Yrityksen on helpompi seurata, että organisaatiossa tiimit, yksiköt ja yksittäiset työntekijät toimivat yhteisesti sovitun mallin mukaisesti. Saadaan syvällisempi ymmärrys, miten oma organisaatio toimii ja tiedetään enemmän kuin pelkkä ajanjakso ja tunnit yhteensä. Tuotevetoinen tuntiseuranta on tapa seurata organisaatiossa tehdyn työn tehokkuutta ja vaikuttavuutta. On järkevää mitata strategian kannalta olennaisiin asioihin keskittymistä tarkkailemalla työtä, koska se, mikä on osa normaalia organisaation arkea, voi olla joskus muuta, mitä omistajat ja ylin johto ovat strategiassa halunneet. Organisaation varjostrategiaa on vaikea huomata, ellei työtä seurata. Systemaattinen tuotteisiin perustuva tuntikirjanpito kertoo enemmän hyödyllistä tietoa kuin perinteiset, pölyttyneet tavat.

5. Projektityön mittari

Ehkä yleisin tapa on ajatella, että tuotevetoinen tuntiseuranta olisi vain projektityön mittari. On se sitäkin. Kun tuntien tuotteet tiedetään, saadaan vähennettyä laskutuksen työmäärää ja automatisoitua laskutusta. Tuotepohjainen tuntikirjanpito auttaa myös seuraamaan yhtiön kehittämismenot jämptisti.

Oikein toteutettuna tuotevetoinen tuntiseuranta on erinomainen tapa nähdä työstä tarkemmin, miten työ jakautuu. Tiedon avulla on helpompi ymmärtää, miten työ kannattaa järjestellä, koska opitaan, mikä toimii ja mikä ei. Tuotevetoisessa tuntikirjanpidossa voidaan nopeasti arvioida auttoiko, että lisättiin työaikaa tiettyyn asiaan vai ei.

6. Mittari, jolla voi parantaa laatua

Työajanseuranta, joka perustuu tuotteisiin, on keino parantaa laatua. Koska laatu voi parantua tai heikentyä useissa eri kohdissa pitkää prosessia, tuotteisiin perustuva tuntiseuranta auttaa säätämään, missä kohdissa työaikaa kannattaa lisätä tai vähentää, jotta laatuongelmista pääsee eroon, jos niitä on. Tähän on useampi toimiva tapa, jos haluaa käyttää tuotteisiin perustuvaa tuntikirjanpitoa laatumittarina.

Etsitkö asianmukaista työkalua ja teknologiaa ajan tarkkaan kirjaamiseen ja apua, miten tuotevetoinen tuntiseuranta kannattaa toteuttaa, jotta sillä saavutetaan tuloksia ja saadaan toimivat mittarit helpottamaan johtamista? Autan sinua. Varaa aika kalenteristani.