Jokainen tietää, miten toiminta takkuaa, työaikaa palaa hukkaan ja laatu kärsii, jos työ ei suju. Organisaatio voi olla hyvinkin itseohjautuva ja omasta mielestään sillä on toimintamallit ja toimintatavat (prosessit) jo ohjeistettu. Silti käytännössä tehdään paljon ylimääräistä, jota ei kannattaisi tehdä ollenkaan (ainakaan laskuttamatta) tai näkymätöntä työtä, josta huonosti toteutettuna pitäisi muidenkin tietää, koska se aiheuttaa lisätyötä ja isompia riskejä.
Mitä tällaisessa tilanteessa kannattaa tehdä?
Ensimmäinen ajatus on ehkä lisätä kirjallista ohjeistusta. Ok. Ei huono ajatus, mutta koska viimeksi luit ohjeita ja miten paljon muistat ohjeista?
Ohjeistusta voidaan järjestää myös kasvotusten tai isommalla joukolla tilaisuuksissa, joissa kerrataan käytännöt. Mitä monimutkaisempia tilanteita, asioita ja hoidettavia työtehtäviä, sen vaativampaa on muistaa, miten ohjeistus menikään. Tilalle tulee helposti oma "varjoprosessi".
Kirjoitin jo aiemmin Gemilon blogissa tietokirjailija Maija-Riitta Ollilan ajatuksesta, miten "Virtaavassa maailmassa asiat, jotka ennen olivat paikallaan, muuttuvat koko ajan!" Nykymaailmassa tahti on todellakin niin nopea, että lisäohjeiden jakaminen ei enää riitä.
Kun työnantaja vain lisää ohjeistusta, mutta ei anna toimintaan kunnollista työkalua, saadaan aikaan tilanne, joka muistuttaa hetkeä, kun puoliso kantoi useita ruskeita pahvisia paketteja olohuoneeseen.
Edessäsi on Ikean kalusteiden kokoamisohje. Kokoaminen onnistuu, mutta on hidasta. Riipii hermoja - tai onnistuu vasta kolmannella yrittämällä. Huomataan, että laitettiin jokin osa väärin. Ei osata tulkita miten päin toisen osan pitikään olla. Unohdettiin kokonaan pari osaa, jonka vasta toinen huomaa ja taas saa purkaa ja koota uudelleen.
Siinä vaiheessa ulkona on jo pimeää.
Työpaikoilla ei ole varaa toimia näin.
Entäpä jos ohjeen sijasta onkin käytössä sähköinen työkalu, joka ohjaa työntekijän etenemään oikeassa järjestyksessä ja tekemään kaikki vaaditut kohdat? Se muistuttaa, hälyttää, seuraa ja pakottaa tekemään tietyt asiat halutulla tavalla eli toimii kuin ohje, mutta paremmin, vaikka ei olekaan mikään ohjesivu, ohjedokumentti tai ohjeita sisältävä käsikirja.
Digitalisoitu prosessi korvaa myös henkilökohtaista ohjeistusta, koska se toimii varmemmin ja halvemmalla kuin kollega, jolla olisi työpaikalla todennäköisesti parempaa ja mielekkäämpää tekemistä kuin muistuttaa muita ja kysellä puuttuvien tietojen perään.
Jos ennen jonkun ihmisen piti muistuttaa toisia toimimaan ohjeen mukaisesti, nykyaikainen toimisto-ohjelmisto voi automaattisesti hoitaa nämä muistutukset.
Tällainen prosessi-työkalu on jo nykyisin mahdollista ottaa käyttöön eikä edes kallis.
Digitaalinen prosessi edellyttää ajattelutavan muutosta! Aletaan miettiä oikeasti toiminnan ohjausta ja johtamista työn ja siinä tarvittavien vaiheiden sekä dynaamisten, rakenteisten sisältöjen kautta. Entisaikoina tulokseksi riitti "dokumentti", joka se saatiin aikaan "teksinkäsittely-ohjelmistolla"..
Digitalisoimalla prosessinsa työnantaja saavuttaa tilanteen, jossa prosessi on työssä käytetty työkalu - eikä vain nippu ohjeita tai dokumentaatiota, miten kuuluisi mennä, jos menisi.
Työn automaatioon kuuluu, että samalla osa työvaiheista voidaan tehdä koneellisesti.
Se, mikä on ollut pitkään tuttua tehtaissa ja teollisuudessa, on tullut jäädäkseen myös muille työpaikoille.